nen constateren en ernaar te kunnen zoeken. Met behulp van dit systematisch
nummer kan aan deze behoefte op snelle wijze voldaan worden. Voorwaarde
voor het gebruik van dit nummer is, dat er voor het gehele archievenoverzicht
één universele rubriekenindeling gehanteerd worden.
Ad 3 Naam archief of verzameling
Indien het een conglomeraat met n 1 (1 ongedeeld archief) betreft, is de
naam gewoon de naam van de archiefvormende instelling of persoon. De vol
ledige naam moet gebruikt worden, zonodig met verkorte intern gebruikte
roepnaam en gewenste afkorting. Indien het een conglomeraat met n groter
dan 1 betreft (meer dan 1 archief) dan is de gekozen naam slechts te zien als
een hanteerbare aanduiding voor een complex geheel. Vaak zal die gekozen
naam niet juist zijn omdat daarmee het conglomeraat niet geheel gedekt
wordt. In dat geval zou het aanbeveling verdienen die naam tussen aanha
lingstekens te plaatsen. Tevens zal een code aangebracht moeten worden voor
de onderscheiding tussen archief en verzameling.
Ad 4 Periode in jaren
1 periode archiefvormer
2 periode archivalia/documentatie
Beide gegevens zijn nodig om de persoon c.q. instelling exact te kunnen plaat
sen in de tijd en de mate van volledigheid van het archief, wat tijd betreft, te
kunnen aangeven. Bij archieven die uit niet meer dan memoires bestaan, dient
uit uniformiteitsoverwegingen het jaar/de jaren van produktie van het stuk
genoteerd te worden. De periode waarover de memoires handelen dient in de
inhoud onder punt 6 opgenomen te worden. Soms zal een bestaansperiode
niet aangegeven kunnen worden (bijvoorbeeld bij het oud-archief van een
stad). Opname onder 4.1 van de nummers en data van eventuele oprichtings-
en opheffingsbesluiten kan zeer nuttig zijn.
Ad 5 Omvang in m' of aantallen en inventarisnummers
Bij 5.1 is geen nadere toelichting noodzakelijk. Punt 5.2 geeft een nadere
aanduiding van de omvang; het kan eventueel aanknopingspunt zijn voor
gespecificeerde gegevens onder punt 6 en volgende of voor inventarissen en
andere ingangen. Bij minder dan 0,1 m' vermelden: minder dan 0,1 m
Ad 6 Inhoudelijke aanduidingen (taak, bemoeienis, functie, inhoud)
Het verdient aanbeveling bij het conglomeraatsformulier met behulp van
trefwoorden de taak etc. van het geheel globaal aan te duiden in plaats van de
taken van alle conglomeraatsonderdelen afzonderlijk op te sommen. De tref
woorden kunnen institutioneel bepaald zijn en/of aan meer algemene tref
woordensystemen ontleend. Ook persoons- en geografische namen moeten
kunnen worden opgenomen. Invulling van dit veld moet zich mettertijd kun-
nen ontwikkelen (opname van nieuwe trefwoorden bij verbetering van kennis
van het archief; opname van voor bepaalde (groepen) inventarisnummers
kenmerkende trefwoorden, met specificatie van die inventarisnummers, zie
ook onder de toelichting bij punt 5. Gewaakt moet worden voor het dichtslib
ben van de hier geboden essentiële zoekmogelijkheden door wildgroei van
trefwoorden. Aangesloten kan worden bij de ontwikkeling van vocabulaire(s)
voor onderwerpsgewijze ontsluiting (zie rapport projectgroep Thesaurus). Bij
het beheer van de database moet hierop steeds toegezien worden. Overigens
zal het vervaardigen en bijhouden van de index verder volautomatisch ge
schieden.
ad 7 Beperking raadpleging
Beperkende bepalingen hier opnemen, met vermelding van ontheffingsmo
gelijkheden; zonodig specificeren naar inventarisnummers/type stukken (bij
voorbeeld 50 jaar; personeelsdossiers 75 jaar; ontheffing via beheerder).
nb De raadpleging kan beperkt zijn door bijvoorbeeld beperkende bepalin
gen met betrekking tot openbaarheid, slechte materiële toestand etc.
Ad 8 Toegankelijkheid
De aard van de toegang wordt aangegeven (inventaris, plaatsingslijst, in
dex), eventueel in codering. Op het formulier van het conglomeraat zelf moe
ten slechts die ingangen worden opgenomen, die op het gehele conglomeraat
betrekking hebben. Specifieke ingangen op onderdelen van het conglomeraat
worden op de desbetreffende formulieren ingevuld, eventueel met de desbe
treffende inventarisnummers uit de conglomeraatsinventaris. Van de toegan
gen worden, indien bekend, bibliografische gegevens opgevoerd. De moge
lijkheid moet worden geboden de kwaliteit van de toegankelijkheid in één
woord te karakteriseren.
Ad 9 Volledigheid
In het begrip volledig is reguliere vernietiging verdisconteerd. Bij onvolle
digheid kan eventueel een nadere aanduiding gegeven worden omtrent de aard
van de onvolledigheid. Formeel gezien dient onder dit punt te worden opge
nomen: de verblijfplaats van het ontbrekende deel van het archief. Uit prakti
sche overwegingen kan echter ook gedacht worden aan koppeling met punt
11.
Ad 10 Bronnenpublikaties en literatuur
Onder dit punt wordt alleen aangegeven of deze gegevens voorhanden zijn.
Indien dit het geval is, wordt verwezen naar het bij de desbetreffende dienst
aanwezige aparte bestand.
232
233
