project, beperkt van omvang maar gevarieerd aan inhoud, bood verschillende
voordelen bij het testen van de standaard-software. De bewerker van dit pro
ject, drs. Berkvens, beschikte reeds over ervaring met computers en was in
staat zelf zijn gegevens in te voeren zonder verdere training. Bij het draaien
van vele testprogramma's na afsluiting van dit bestand manifesteerden zich
enkele belangrijke beperkingen van het DBM-pakket. Zo kon bijvoorbeeld
onder dbm slechts één file van 32000 records onderhouden worden, sorteren
was slechts op één veld tegelijk mogelijk en bij alfabetiseren geschiedde dit
slechts op de eerste zeven karakters. Daarbij was het programma in Basic ge
schreven en dientengevolge relatief traag, zodat sorteerroutines bij een wat
groter bestand erg lang duurden. Bovendien was het zó gebruikersvriendelijk,
dat allerlei, voor het zakenleven wellicht nuttige, routines automatisch ver
richt werden, ook indien zij overbodig of ongevraagd waren.
Deze beperkingen en de garantie van Euro-Data en Olivetti, dat de reeds
aangemaakte bestanden proverbal, plakkaat, emilin en lgogleden (zie
beneden) zonder veel problemen geconverteerd konden worden, deden ons
besluiten over te gaan tot het zelf maken van de benodigde programma's in
COBOL, een programmeertaal bij uitstek geschikt voor het werken met data
bestanden. Inmiddels had Olivetti hiervoor een programmagenerator -
CRECOS-beschikbaar. Dit is een programma, waarmee men ook zonder
diepgaande kennis van cobol werkende programma's kan maken, die in te
genstelling tot standaardprogramma's gemakkelijk aan individuele wensen
aan te passen zijn. In de praktijk voldoet CRECOS uitstekend en voorziet in
het grootste deel van onze behoeften. Vergelijkende testen tussen eenzelfde
bestand onder dbm of cobol vielen zonder uitzondering gunstiger uit voor
COBOL.
Ik wil hierna de verschillende nog lopende of reeds afgesloten projecten kort
beschrijven. Allereerst proverbal. Dit werd niet uit dbm geconverteerd om
dat aan die versie nog teveel tekortkomingen kleefden, maar geheel nieuw in
cobol aangemaakt, proverbal beoogt de ontsluiting tot op één niveau lager
dan de oorspronkelijke indices door voor ieder regest één (zonodig meerdere)
nadertrefwoord(en) te kiezen en verder plaats- en eigennamen te lichten en te
voorzien van een vindplaats verwijzing met de oorspronkelijke rubriekaandui
ding (hoofd) als hoofdtrefwoord. Per record is er plaats voor telkens één
hoofdtrefwoord, nadertrefwoord, plaatsnaam en eigennaam, waardoor een
eventuele onderlinge relatie behouden blijft, en de vindplaatsverwijzingen.
Zonodig moeten van een regest dus meerdere records gemaakt worden.
De bijlagen 1-3 geven een indruk van het project. Bijlage 1-het
invoerscherm - laat de opbouw van het record duidelijk zien. In veld 1 wordt
een uniek nummer ingevoerd dat verder alleen voor de computer als sleutel
van belang is (keyedfile). De velden 2-5 spreken voor zich. In veld 6 wordt
het verbaalnummer ingevoerd bestaande uit de in de index vermelde datum,
gecodeerd als jj (zonder millenium) mmdd gevolgd door volgnummer of let
ter in het verbaal, al naargelang het een verbaal van de Gouverneur of GS be
treft. Veld 7 - het inventarisnummer waarin zich het verbaal bevindt - zal in
een later stadium door middel van een update-programma ingevoerd worden.
Veld 8 bevat het bladzijdenumnver van de index en in veld 9 wordt door mid
del van een de afwezigheid van het stuk aangegeven. Als het om een syste-
154
matische vernietiging gaat, dan kan dit meteen bij het invoeren gebeuren, an
ders zal het achteraf en incidenteel moeten geschieden. Bij afwezigheid vormt
het regest de enige overgebleven bron en is veld 8 de verwijzing ernaar.
Een on-line raadpleging van proverbal in dialoog wordt voor de gebrui
ker pas interessant, wanneer een substantieel deel der indices ingevoerd is,
hetgeen nog wel enkele jaren op zich zal laten wachten. Tot zo lang zullen aan
de bezoekers lijsten ter beschikking worden gesteld, waarvan telkens na het
gereedkomen van een hoofdtrefwoord een cumulatieve uitdraai gemaakt kan
worden. Het meest belangrijk is hierbij de op nadertrefwoord gesorteerde lijst
(zie bijl. 2) die tegelijk in dalende hiërarchie nog gesorteerd is op plaatsnaam
en verbaalnummer. Het hoofdtrefwoord vormt hierbij een onmisbare kon
tekst en dient dus steeds mee vermeld te worden. Als nevenproduct wordt ook
nog een alfabetische lijst op eigennaam geproduceerd (zie bijl. 3), waarbij de
beide trefwoorden als extra informatie mee vermeld zijn.
plakkaat, zoals boven vermeld een bestand bevattende de in het Over-
kwartier afgekondigde plakkaten en ordonnanties, is met behulp van een sim
pel bevel van het computerbedrijfssysteem geconverteerd tot een voor
coBOL-programma's bewerkbaar bestand. Drs. Berkvens heeft ten behoeve
van zijn onderzoek een aantal selectieprogramma's gemaakt, die na gebruik
weer vernietigd zijn. Het databestand met de onderhoudsprogramma's blijft
echter voor verder gebruik intact, doch is van de harddisk naar floppies weg
geschreven.
Hetzelfde geldt voor praedikon, een klein bestand bevattende de verle
ningen van het predikaat 'koninklijk' in de provincie Limburg, emilim, in
dbm opgezet door plaatsvervangend systeembeheerder J.W. van Kronen
berg, moest om technische redenen geconverteerd worden met een door Euro-
Data verstrekt conversieprogramma. Het is een - inmiddels afgesloten - be
stand van in de negentiende eeuw uit Limburg vertrokken emigranten. Na de
vervaardiging van enkele lijsten volgens verschillende kriteria gesorteerd, bij
voorbeeld eigennaam, plaats van herkomst, zal ook dit bestand voor eventu
eel later gebruik op floppies opgeslagen worden.
Op dezelfde wijze als boven werd ook het tweede project van Van Kronen
berg geconverteerd: lgogleden. Behoorden de hiervoor genoemde projec
ten geheel tot het terrein der nadere ontsluiting van archieven, lgogleden
wordt bovendien ook daadwerkelijk benut bij de inventarisatie. De bewerker
gebruikt het bestand om de vele verspreide stukken betreffende het leden
bestand van het Limburgs Geschied- en Oudheidkundig Genootschap te iden
tificeren en naar hun plaats van herkomst terug te brengen.
In de sfeer van 'archival management' ligt chase, het laatst geëntameerde
project, chase moet het aantal werkzaamheden beperken, die benodigd zijn
voor de administratie van het bekende chartersealproject. Het bestaat uit twee
fasen:
1 Het basisonderhoud, waarbij een archivaris de identificatiegegevens van iedere
oorkonde invoert. De computer genereert hieruit: één lijst in invoervolgorde
die door het restauratieatelier als kladstaat gebruikt wordt; één lijst gesorteerd
op archief, inventarisnummer en datum ten behoeve van de microverfilming en
de douane, aangezien dit verfilmen in het Rijksarchief in Hasselt geschiedt; één
etiket per oorkonde als negatief-identificatie.
155
