3 1 Het rijksarchief in Utrecht
Een archiefbibliotheek, die is afgestemd op de in de depots bewaarde archie
ven, verschilt van een meer algemene collectie van een openbare bibliotheek.
De bibliotheek van het rijksarchief in Utrecht, dat meer en meer gaat functio
neren als een centraal depot voor kerkelijke archieven met een landelijke ka
rakter, specialiseert zich derhalve op het gebied van de geschiedenis van de
kerkelijke instellingen. Het boekenbezit zal zich op dit gebied aanzienlijk uit
breiden. De eerder genoemde Commissie bibliotheken rijksarchiefdienst be
veelt in haar rapport aan het siso-systeem te gebruiken bij de opzet van de
systematische catalogus van de archiefbibliotheken.
De SlSO-indeling gaat voor een op kerkelijk gebied gespecialiseerde collec
tie als de bibliotheek van het rijksarchief echter niet ver genoeg. Het is welis
waar een universeel opgezet schema, maar het mist mogelijkheden tot verfij
ning. Gekozen is daarom voor de udc.
Toch toont de udc, ondanks haar veelomvattendheid in bepaalde gevallen
tekortkomingen en fouten. Zo blijken begrippen soms te ruim gedefinieerd en
in dat geval is de bibiotheek genoodzaakt zelf een uitbreiding van de rubrieken
te maken. Door het internationale karakter van de udc kan geen rekening
worden gehouden met een typisch plaats- en landgebonden situatie. Nederland
kent bijvoorbeeld een grote variëteit aan protestantse kerkgenootschappen die
zijn voortgevloeid uit een voor ons land zeer bewogen en kenmerkende periode
in de geschiedenis. De Nederlandse verkorte udc4 gaat nauwelijks in op deze
ontwikkeling en waar zij dat wel doet is dit niet altijd correct. Zo wordt de Oud-
katholieke kerk onder de rubriek 'Protestantse kerken. Secten' gerangschikt
(udc 284). In samenwerking met het Centraal Register van Particuliere Ar
chieven is dan ook op dit punt een aangepaste indeling gemaakt.5
3-2 Het Centraal Register van Particuliere Archieven
Het CRPA heeft de voorkeur gegeven aan een reeds bestaande code boven een
zelfgemaakte indeling. Dit laatste zou een te tijdrovende bezigheid zijn ge
weest, waarbij het gevaar van vastlopen bij het steeds verder onderverdelen
wederom zou dreigen. De vraag die ten aanzien van een bestaande code werd
gesteld, is in hoeverre het verantwoord is historische begrippen in te passen in
een hedendaagse classificatie. Immers, deze wordt aangepast aan de ontwik
kelingen van deze tijd. Daarbij bestaat in elke universele classificatie een ru
briek 'Geschiedenis'. Bekeken zou moeten worden of het gebruik ervan be
perkt zou blijven tot deze rubriek of dat van de gehele indeling gebruik zou
kunnen worden gemaakt.
De udc en het SISO werden bestudeerd, waarbij de bezwaren terdege wer
den overwogen. Al snel bleek dat het SiSO-systeem een te algemene indeling
bood, welke voor het crpa niet ver genoeg ging. Uit de bestudering bleek ver
der dat het merendeel van de CRPA-gegevens zou passen in de UDC zodat voor
een groot deel van de in te voegen gegevens de bezwaren niet zouden gelden.
De udc zou veel ruimte bieden naar eigen inzicht onderverdelingen aan te
brengen. Besloten werd derhalve, uitgaande van een grote vrijheid en flexibili
teit in het gebruik, de udc in te voeren.
144
Hierbij werd uitgegaan van het gebruik van de gehele udc en niet alleen van
de rubriek 93/99 'Geschiedenis'. Het gebruik van deze rubriek zou praktisch
altijd betekenen dat 'geschiedenis' wordt gekoppeld aan een andere udc-
rubriek. In gevallen dat men altijd of veelvuldig eenzelfde notatie gebruikt, is
het in de udc toegestaan hiervoor een x te plaatsen. Het crpa besloot ook
deze X weg te laten.
De vertaling van de vragen van de onderzoekers naar de rubrieken zou
zichtbaar moeten worden gemaakt in een aan te leggen trefwoordeningang.
Hierop wordt later in dit artikel ingegaan.
4
De werkprocessen
4-1 Het werkproces bij het rijksarchief in Utrecht
De systematische catalogus in de bibliotheek van het rijksarchief in Utrecht is
in drie hoofdgroepen onderverdeeld.
In de eerste groep worden de boeken ontsloten naar redactievorm. Deze in
gang moet antwoord geven op vragen als: hebben we te doen met inventaris
sen, monografieën, bronnenpublikaties enz. De code voor inventarissen is:
(083.82)
Omdat in een archiefbibliotheek nu eenmaal veel inventarissen voorkomen is
deze code ontoereikend. Nadere specificaties zijn dan ook noodzakelijk. Dit
kan door koppeling aan een topografische aanduiding. Hierbij wordt gebruik
gemaakt van de hulptabel van plaats.
Voor de provincie Gelderland is de code:
(492.82)
Alle inventarissen uitgegeven door het rijksarchief Gelderland krijgen zo de
code:
(083.82:492.82)
Verder kan de code nog worden uitgebreid met de aanduiding van een ge
meente binnen de provincie. Deze toegevoegde code wordt ontleend aan het
postcodeboek van de ptt. Als koppelingsteken wordt het 'ster'-teken ge
bruikt, omdat deze code een 'niet-UDC'-notatie is. Alle inventarissen uitgege
ven door het gemeentearchief Apeldoorn krijgen dan de code:
(083.82:492.82*7300)
De tweede groep van de systematische catalogus is gericht op de inhoud. Hier
bij wordt gebruik gemaakt van de codes uit de hoofdrubrieken van de udc.
De code voor onderwijs bijvoorbeeld is 37.
De derde groep van de systematische catalogus betreft een nadere ontsluiting
van de inhoud, met name gericht op de topografische of regionale informatie
van het onderwerp. Ook hier wordt gebruik gemaakt van de hulptabel van
plaats en het postcodeboek van de ptt.
Werken over het Gelderse Apeldoorn krijgen de code:
(492.82*7300)
145
