Inventariseren met een tekstverwerker
Peter Horsman en Theo Thomassen
1
Aanleiding
De in het voorgaande artikel beschreven tabellarische en diachronische inventa
ris van de resoluties in het archief van de Staten-Generaal werd voltooid en in de
uiteindelij ke vorm gegoten met behulp van een tekstver werker/microcomputer
(Philips P 5020) en een standaardtekstverwerkingspakket (Record-keeping li).
Deze configuratie werd gecompleteerd door een daisywheel-printer.
Een tweetal van deze tekstverwerkers is op grond van de conclusies van de
commissie Automatiseren Van het Inventariseren van Archieven (avia) door
de Rijksarchiefdienst aangeschaft. Het beoogde doel daarbij was te onderzoe
ken welke mogelijkheden dergelijke apparaten bieden bij het toegankelijk
maken van archieven. Welk nut een tekstverwerker kan hebben bij het indice
ren heeft collega Den Teuling onlangs laten zien. 1 Ook die toepassingen zijn
inmiddels door de Rijksarchiefdienst beproefd. Maar het gebruik van een
tekstverwerker bij het inventariseren, althans in de fasen die aan het uittypen
van de inventaris vooraf gaan, was nog nauwelijks onderzocht.
Bij een dergelijk onderzoek is het van belang een aantal zo gevarieerd mo
gelijke projecten onder handen te nemen. Het had er op voorhand de schijn
van dat het project Staten-Generaal, dat archivistisch afweek van de gangbare
werkwijze, een aantal eigenschappen van de tekstverwerker zou kunnen be
nutten die 'normaal' nauwelijks aan bod zouden komen en die kwaliteit-
verhogend en tijdbesparend konden zijn. Behalve de voor de hand liggende
tekstverwerkingsfuncties (tekstcreatie en tekstrevisie) zou in elk geval van de
grafische mogelijkheden gebruik gemaakt moeten worden. Het eindprodukt
diende schone, drukklare kopij te zijn.
2
Voorbereiding
Toen met de invoer van de resultaten van het archivistische onderzoek werd
begonnen, was dat onderzoek zelf nog lang niet voltooid. Door de talrijke on
regelmatigheden in het te verwerken materiaal en het experimentele karakter
van het project was het op dat moment onmogelijk vast te stellen hoe het eind
resultaat eruit zou moeten zien. Een wisselwerking tussen onderzoek en geau
tomatiseerde verwerking van de onderzoeksresultaten zou de uiteindelijke
vorm moeten bepalen.
90
Omdat bij aanvang van de invoer in de tekstverwerker naar de secrete resolu
ties nog maar weinig onderzoek was gedaan, kwamen de ordinaris resoluties
het eerst aan de beurt. Uitgaande van een a4 papierformaat werd de basislay-
out van de desbetreffende pagina's vastgesteld. Daarna werden drie concept
invoerformulieren, die al op papier waren ontworpen, op het beeldscherm in
getekend. Het eerste formulier, waarin de gegevens over de jaren 1576-1637
moesten worden ingevuld, bestond uit een kolom voor de datering aan de lin
kerkant, een kolom voor de nummers van de originele resoluties in het mid
den en een kolom voor de 'dubbelen' aan de rechterkant. Deze drie kolom
men werden gedefinieerd in een tekstbalkje dat erboven was getekend.
Het tweede formulier was voor de resoluties uit de periode 1637-1670
bestemd en verschilde van het eerste door de toevoeging van een vierde kolom
voor de minuten.
Het derde formulier, dat voor de resoluties uit de periode 1671-1697 was be
doeld, telde zes kolommen, respectievelijk voor de datering, de eerste minu
ten, de geresumeerde minuten, de netresoluties, de dubbelen en voor de ge
drukte resoluties. De formulieren werden elk onder een eigen tekstnaam
(filename) op de diskette opgeslagen.
3
Invoer van gegevens (data-entry)
Vervolgens werd een begin gemaakt met de invoering van de eigenlijke onder
zoeksgegevens. 2 Hiertoe werd het benodigde formulier van de diskette op het
beeldscherm ingelezen, ingevuld en aangepast aan specifieke, incidentele ei
sen, een bezigheid die met een tekstverwerker weinig problemen oplevert. De
ingevulde formulieren werden onder een eigen bestandsnaam weggeschreven,
waarna het lege formulier opnieuw ingelezen kon worden. Op deze wijze werd
de inventaris bladzijde voor bladzijde opgebouwd, waarbij dankbaar gebruik
gemaakt kon worden van de paginagewijze opbouw (formattering) van het
standaard tekstverwerkingspakket
Omdat van de pagina's voor de zestiende en zeventiende eeuwse registers op
papier al concepten waren gemaakt, werd aanvankelijk pas met een volgende
pagina begonnen als de voorgaande was voltooid. Later bepaalde niet de
volgorde van de pagina's, maar de beschikbaarheid van de onderzoeksgege
vens de volgorde van invulling en werd er niet per pagina, maar per serie en
per periode gewerkt. De gedeeltelijk ingevulde pagina's werden op de diskette
weggeschreven en naderhand verder ingevuld en bijgewerkt.
Het meest bewerkelijk bleken de onderzoeksgegevens uit de periode 1576-
1672, de periode met de minste inventarisnummers en de meeste onregelma
tigheden. Herhaaldelijk moesten niet alleen de gegevens over de afzonderlijke
registers worden aangepast, maar ook de samenstelling van gehele pagina's
worden veranderd. De eerste zeven pagina's moesten in de loop van de ver
werking zelfs tot acht worden uitgebreid. Alle inventarisnummers van de re
gisters uit deze periode moesten afzonderlijk worden ingetoetst.
Voor de periode 1673-1796 daarentegen was sprake van grote hoeveelheden
gelijkvormige invoer. Eén pagina omvatte steeds de registers en portefeuilles
van twee jaar. De eerste minuten waren vanaf 1674, de geresumeerde minuten
91
