In de eerste plaats denk ik dat de schrijver is blijven steken bij het jarenoude
'Dorus-beeld van de archivaris'. Voorts heb ik niet de indruk dat de kracht in
het informatiebeheer een Simson-verschijnsel is en derhalve gezocht moet
worden in de haargroei. Veelzeggender is dat de diskette en de magneetband
hier als vervangers van papier worden aangedragen, terwijl juist bij magneti
sche dragers voor langdurige bewaring de specialisten de meeste vraagtekens
plaatsen. Tenzij de schrijver hier ook wat anders bedoelt, namelijk het ont
sluiten van de informatie. Dan praten we over de beschikbaarheid. Maar ook
hier is het natuurlijk prettig te kunnen beschikken over duurzame hulp
middelen.
Als ik spreek over de beschikbaarheid van de informatie, deze eigenlijk ac
centueer en de duurzaamheid van de informatiedrager als vanzelfsprekend
maak, dan is dat eigenlijk het gevolg van de specifieke situatie van het be
drijfsarchief. Geen archiefwet verplicht tot het hebben van een archief en de
wijze waarop zulks dient te gebeuren. Eerst wanneer wordt onderkend dat in
formatie uit het verleden dienstig kan zijn voor de bedrijfsvoering in heden en
toekomst, acht men het hebben van een archief met de daaraan verbonden
consequenties gerechtvaardigd; je kunt dus op ieder gewenst moment be
schikken over de dan relevante informatie. Dit is van invloed op opbouw en
werkwijze in het bedrijfsarchief; geen alom geldende systematiek maar op het
bedrijf en daarbinnen op de bedrijfsonderdelen toegesneden systemen en
hulpmiddelen en, de archivaris bepaalt wat wel en niet voor die informatiebe
hoefte bewaard wordt-hoe hij dat doet is een ander verhaal. Deze situatie
brengt onder andere met zich particularistische ordeningssystemen en indexe
ringsmethoden. Het komt niet zelden voor dat archiefdelen die uit de actuele
fase doorschuiven tot op zekere hoogte herordend moeten worden.
Door ordening en indexering wordt de beschikbaarheid van de informatie
in een archief aangebracht of vergroot. Al deze acties van ordening en indexe
ring anticiperen op een vraagpatroon. Als naderhand echter blijkt dat de
vraagstelling anders is dan verondersteld bij de ordening, kan men toch nog
in de problemen komen.
Maar problemen ontstaan ook nog op een andere manier. De papierstroom
en de informatiestroom op andere dragers is zo groot geworden dat conventi
onele hulpmiddelen te kort gaan schieten. Het up-to-date houden van het or
deningsschema met alle nieuwe terreinen waarop een bedrijf zich beweegt is al
een hele opgave. En tenslotte wordt dit proces nog versterkt door de toene
mende behoefte aan informatie. De beschikbaarheid komt in gevaar en daar
mee binnen het bedrijf ook het bestaan van het archief. Het is in dit licht dan
ook niet verwonderlijk dat men zich binnen de Nederlandse Vereniging van
Bedrijfsarchivarissen zorgen maakt over het beroep van bedrijfsarchivaris en
sommigen met angst de ontwikkelingen in het archief- en informatiegebeuren
gadeslaan.
Beschikbaarheid heeft ook te maken met de ontvankelijkheid van de ar
chiefonderzoeker. Vergelijk hierbij enerzijds het doorbladeren van rapporten
en dossiers en anderzijds het doorscannen van microfilmbeelden. Wellicht
door de mogelijkheid gemakkelijk associaties te leggen, verhoogt het door
scannen de herkenbaarheid van de gezochte informatie.
In deze complexe situatie is het niet verwonderlijk dat naar methodes wordt
gezocht om documenten en dus informatie elektronisch te behandelen. Com
puters bieden zowel uitgebreide indexeringstechnieken als associatie
mogelijkheden. In plaats van een-, twee- of drie-dimensionale indexen bij te
houden - de kaartenbakken dus - geeft de computer de mogelijkheid om een
grote hoeveelheid registers aan te leggen, die bovendien nog aan elkaar gerela
teerd kunnen worden. In principe kan op elke mogelijke toekomstige vraag
geanticipeerd worden. Als naast de indexen van de informatie ook een gedeel
te van de informatie zelf, al is het maar een korte samenvatting of kenschets,
in de computer opgeslagen wordt, is de mogelijkheid tot associatie geopend.
Een dergelijk systeem is in vele bibliotheken en documentatiecentra al lang
een normaal verschijnsel.
Nu alle relevante informatie via de indexprocedure is gelokaliseerd bieden
zowel microfilm als Megadoc een snelle toegang tot die informatie. Ik hoop
niet dat u het mij kwalijk neemt dat ik ervan afzie een uitgebreide technische
beschrijving van het Megadoc- systeem te geven. Enerzijds acht ik mij daartoe
niet capabel, alhoewel wij voor de specifieke archiefaspecten bij de ontwikke
ling waren betrokken. Anderzijds is deze beschrijving een verhaal op zich
waarvoor ik u graag verwijs naar het artikel 'Megadoc, een modulair systeem
voor elektronische behandeling van documenten' in het Philips Technisch
Tijdschrift nr 12 van 1980 door dr. J. A. de Vos, die enige jaren de ontwikke
ling van het project Megadoc in het Philips' Natuurkundig Laboratorium
heeft geleid. In het kader van dit verhaal over informatiedragers is vermel
denswaard dat een belangrijke impuls voor het tot stand komen van het
systeem was het beschikbaar komen van een medium voor het zeer compact
opslaan van digitale informatie: de beeldplaat, hier de DOR-geheugenplaat.
Het bijzondere van het door Philips ontwikkelde systeem Megadoc is nu
dat het betrekking heeft op alle facetten van de behandeling van documenten:
het omzetten in een digitaal elektronisch signaal, het classeren, het archive
ren, het opzoeken, het sorteren, het distribueren en het vermenigvuldigen.
Het document kan tevens zowel alfanumeriek als picturaal worden verwerkt.
In principe kan zelfs het document in het systeem worden opgenomen met in
formatie over grijswaarden of kleuren.
Als ik dan toch voor een goed begrip van het systeem enige omschrijving
zou moeten geven wil ik het volgende daarover zeggen. Het als elektronisch
archief gepresenteerde Megadoc-systeem, waarmee getypte en met de hand
geschreven documenten binnen één seconde automatisch worden vastgelegd,
werkt met DOR-platen (Digitale Optische Recording) die zijn afgeleid van het
Philips video-langspeel-platen systeem. Een DOR-plaat kan 10 miljard bits
aan informatie bevatten ofwel 2500 pagina's a4. Comprimeert men de infor
matie door het overbodige wit dat op iedere pagina voorkomt, weg te werken
dan kan een plaat zelfs 25.000 pagina's bevatten, zonder dat er bij de uiteinde
lijke weergave enig detail verloren gaat. Is het document via een tekstverwer-
kende machine tot stand gekomen, dan kan de plaat 500.000 pagina's a4
bevatten. Ieder gewenst document dat er in is opgeslagen kan binnen vijf se
conden worden opgeroepen en op een beeldscherm worden geprojecteerd.
Het Megadoc-systeem bestaat uit een minicomputer met speciale randappara
tuur die er op gericht is documenten volledig elektronisch te hanteren.
71
70
