Nadat ik vorig jaar tijdens een Arbeitstagung van Duitse bedrijfsarchivaris-
sen geattendeerd was op de bedenkelijke kwaliteit van sommige éénmalige
schrijfmachinelinten (letters blijken na enige tijd van het papier te vallen), heb
ik hierover een gesprek gehad met de daarvoor verantwoordelijke man op on
ze inkoopafdeling. Aanvankelijk was deze van mening dat ik buiten mijn
boekje ging; ik ging op zijn stoel zitten. Tenslotte accepteerde hij mijn zorg
voor 'het archief-in-wording', maar dit betekende echter niet dat zulks veel
invloed had op de bestaande inkooppolitiek. Soortgelijke ervaringen trof ik
ook aan bij collega's in binnen- en buitenland. En eigenlijk is deze situatie niet
zo vreemd in een bedrijf; het hebben van een archief is echt niet een van de be-
drijfsdoelen.
Maar het is niet alleen de archivaris die met problemen rond de informatie
drager wordt geconfronteerd. In het afgelopen jaar werden herhaaldelijk vra
gen ontvangen van medewerkers uit het bedrijf (ontwerpers, mensen uit de fa
brieken etc.) met betrekking tot het werken met en bewaren van nieuwe
soorten dragers. Dit was aanleiding om te onderzoeken of een interne norma
lisatie op dit gebied een nuttige bijdrage aan de oplossing van de gemelde pro
blematiek zou kunnen bieden. Hieruit bleek vervolgens dat verspreid over het
bedrijf nog al wat kennis aanwezig was maar tevens lacuneus en erg moeilijk
voor ieder te achterhalen. Er bleken ook nogal wat foutieve ideeën te bestaan
die voor een deel het gevolg waren van fabrikanteninformatie. Onze ervaring
is dat met name op beurzen zoals de efficiencybeurs snel wordt beloofd en ge
loofd. 'Koop ons systeem en al uw archiefproblemen zijn opgelost', hoor je
gelukkig steeds minder, maar je hoort ze nog wel.
Er is binnen Philips een overleg- of stuurgroep in het leven geroepen waarin
onder andere zitting hebben enige archiefveroorzakers, beheerders van actue
le gegevensbestanden, een normalisatie-man en ondergetekende als archiva
ris. Ik kan u helaas nog geen concrete resultaten mededelen omdat deze activi
teit nog geen half jaar oud is. Wel zijn er sinds kort drie werkgroepen bezig
die ik hier even de revue wil laten passeren.
Werkgroep 1
'Dragertypen voor archiefdoeleinden'.
Opdracht van deze werkgroep is: het geven van richtlijnen voor de keuze van
dragertypen ten behoeve van de archivering van documenten en de bij die dra
gertypen behorende fysieke verzorging tijdens de bewaartermijn, waarbij re
kening moet worden gehouden met bewaartermijnen van 0 tot 5 jaar, 5 tot 10
jaar en langer dan 10 jaar. In het eindrapport van deze werkgroep dient onder
andere aan de volgende aspecten aandacht te worden besteed:
juiste verzorging van de informatiedrager
houdbaarheid van de vastgelegde gegevens bij juiste verzorging
bij digitale, ook optisch-digitale, systemen de terugleesbaarheid na eventuele
systeemveranderingen
kwetsbaarheid bij calamiteiten
reproduktie- en kopieermogelijkheden ten behoeve van belanghebbenden,
ook naar een ander dragertype dan het originele
back-up- en schaduwarchiefprocedures, ook op andere dragers dan de ori
ginelen
de voor de verzorging nodige apparatuur.
68
Werkgroep 2
'Inrichten van archiefruimten'
Opdracht van deze werkgroep is: het geven van richtlijnen voor de inrichting
van archiefruimten, zowel voor het werkarchief als voor het schaduwarchief,
rekening houdend met de dragertypen papier, magnetisch en optisch.
Aandacht zal moeten worden besteed aan
klimatologische eisen
eisen voor brandpreventie en de voorkoming van andere calamiteiten
overige bouwtechnische eisen
meubilair
toegangsbeveiliging
Werkgroep 3
'Archiefprocedures'
Opdracht is hier: het geven van richtlijnen voor de archiefprocedures als de te
archiveren gegevens in digitaal zijn opgeslagen waarbij rekening moet worden
gehouden met dragers waarop meer dan een document is geregistreerd, de
verantwoordelijkheid van de archivaris voor documenten op dragers die niet
fysiek in zijn archief aanwezig zijn en de bewaring van verschillende soorten
dragers in hetzelfde archief. Aspecten die hierbij aan de orde zullen moeten
komen, zijn
het aanbieden van nieuwe documenten (onder andere kwaliteitscontrole)
registratie van documenten en dragers
registratie van de machines en hun software waarop de dragers gemaakt zijn
en teruggelezen moeten worden
aanvragen en kopiëren/reproduceren van dragers of delen daarvan, ook naar
een ander dragertype dan het origineel
toegangsbeveiliging
wijzigingsprocedures
verzorging van dragers
back-up en schaduwprocedures
in het archief aanwezige dan wel voor de archivaris elders ter beschikking
staande apparatuur
organisatorische eisen.
Ik heb deze werkgroepen ten tonele gevoerd om u daarmee een indruk te ge
ven van de manier waarop wij menen oplossingen te moeten aandragen en te
gelijkertijd om u te laten zien welke onderwerpen hierbij ter sprake zullen
moeten komen. Ik heb u gezegd: concrete uitkomsten zijn er nog niet, maar
ik ben graag bereid u die zodra ze er zijn ter beschikking te stellen.
Het zal u zijn opgevallen dat met beide benen op de grond naar oplos
singen wordt gezocht voor alle soorten informatiedragers en niet alleen voor
de moderne of de nog in ontwikkeling zijnde; geen kreten als 'office of the fu
ture' of 'paperless office'. Trouwens die kreten hoor je de laatste tijd al wat
minder! Toch was in het septembernummer van Repeat, het blad van het Ne
derlands Genootschap voor Communicatietechnieken, het volgende te lezen:
'Het konventionele archief, de grote kelder- of zolderruimte, met zijn dossierkasten vol
papier en een stoffige archivaris, maakt plaats voor de airconditioned computerruimte
met zijn brandvrije kast vol diskettes en magneetbanden en zijn baardige softwarespe-
cialist'.
69
