3- 1 4- 2 De archivaris moet het verleden van de toekomst nu scheppen
Het beeld van de archivaris van vroeger en vandaag is iemand die probeert
dat wat overgebleven is te redden en te bewaren. Al is met de komst van de
drukkunst en van de kopieermachines iets veranderd, de archivaris wacht nog
altijd op de stukken die na dertig of vijftig jaar eindelijk uit de pijp komen. Als
een archivaris de verantwoordelijkheid heeft om de essentiële gegevens van het
geheugen van een organisatie te bewaren en bruikbaar te maken voor anderen,
dan moet hij nu aan de slag gaan om ervoor te zorgen dat de gegevens over het
dagelijkse leven, die nu elektronisch vastgelegd worden, geïdentificeerd en be
waard worden.
Terwijl de archivaris voorheen bewaarde wat overbleef, moet hij nu beslis
sen wat het verleden van de toekomst zal zijn. In de 'information age' moet de
archivaris bewust beslissen welke informatie hij bewaart en welke niet.
In feite betekent dit dat de archivaris heden het verleden van de toekomst
moet scheppen. Meer en meer wordt de archivaris geconfronteerd met de
vraag, welke informatie is het waard te bewaren, op welke informatiedragers
zullen we het bewaren, wanneer in het aktieve leven van de informatie moeten
we deze beslissing nemen? Als men als archivaris deze uitdaging niet tegemoet
treedt, dreigt een toekomst zonder een verleden.
3 1 4- 3 De archivaris wordt een informatie-restaurateur
Hoe meer de informatie los staat van de drager, des te meer restaureert de
archivaris de informatie. Zoals een monument dat verwoest is, herbouwd of
vernieuwd wordtin de 'authentieke, originele stijl en vorm,', zo moet de archi
varis de informatie restaureren op een nieuwe, soms andere soort informatie
drager. Men bewaart de integriteit van het monument bij de herbouw, maar ge
bruikt daarvoor nieuwe steen, verf, lak en hout (en nu ook centrale verwar
ming) en moderne technieken van conservering.
Eveneens bewaart de archivaris de integriteit van de informatie, de histori
sche gegevens, maar hij gebruikt daarvoor de 'beste' informatiedrager en de
meest moderne technieken voor conservering en ook voor distributie en con
sumptie. Een groot voordeel van de moderne informatietechnologie is dat zij
gedreven wordt door de behoefte aan informatieverspreiding. Zodoende kan
men dezelfde technologieën ook gebruiken om 'archiefstukken' te vermenig
vuldigen en te distribueren.
Wenste men gedurende de industriële revolutie een kip in elke pot, nu
bestaat er de mogelijkheid in de informatierevolutie voor de onderzoeker om
een archief in zijn eigen huis te hebben.
Noten
d.mole The video disk as a pilot project of the
public archives of Canada (1981)
Dr. Jake V.Th. Knoppers is senior vice- Format and contents of documentation manuals
president van Information Management Servi- for machine redable data files 1981
ces te Ottawa (Canada). Procedures for the preparation and control of
documentation manuals (1981)
Literatuur Procedure for the processing of edp data
jake v.th.knoppers Managing the electronic re-
Deze is door dr. Knoppers ter beschikking volution, archiving the electronic heritage. A
gesteld van de vereniging. position paper on issues and problems in EDP
records/data management (1981)
66
Procedures for review of documentation ma
nuals by dpss staff
Procedures for the preparation of finding aids
Conservation of magnetic tapes
jake v.th.knoppers Towards a Canadian elec
tronic cultural heritage (discussion paper)
(1983)
Bulletin van de Machine Readable Archives
3-2 De informatiedrager in een bedrijfsarchief C.F.M.Jansen*
Dat ik het onderwerp van mijn voordracht beperk tot de informatiedrager in
bedrijfsarchieven vindt zijn oorzaak in eerste instantie in de omstandigheid
dat hier een bedrijfsarchivaris voor u staat. Tegelijkertijd realiseer ik me dat
voor velen van u het verschijnsel bedrijfsarchief echter niet vreemd is - alhoe
wel vaak een vreemde eend - en dat de informatiedragers in welk archief dan
ook veelal gelijksoortig zullen zijn. Een tweede reden om mij te beperken tot
het bedrijfsarchief is gelegen in het feit dat hetgeen ik hier ga zeggen voor
tkomt uit de situatie in mijn bedrijf en de door mijn afdeling beheerde archie
ven, eventueel aangevuld met ervaringen uit andere bedrijven.
Toen ik ter voorbereiding op dit verhaal over kwaliteitseisen voor informatie
dragers zo links en rechts mijn licht eens op stak over wat men meende onder
'kwaliteit van de informatiedrager' te moeten verstaan, was het merkwaardig
dat men veelal pas in tweede instantie dacht aan het materiële aspect. Als veel
belangrijker werden naar voren gebracht de kwaliteit van de informatie in de
zin van beschikbaarheid van de informatie.
Deze tweeledigheid van het begrip 'kwaliteit van de informatiedrager' wil ik
voor mijn verdere verhaal aanhouden, dat wil zeggen dat ik eerst enige erva
ringen met betrekking tot het materiële aspect aan u wil voorleggen en vervol
gens nader wil ingaan op de beschikbaarheid van de informatie. Op deze wijze
kom ik dan tenslotte gemakkelijk op een onderwerp dat men mij verzocht
heeft er eveneens bij te betrekken, te weten Megadoc. U mag trouwens van de
archivaris van Philips verwachten dat waar er sprake is van informatiedra
gers, hij tenminste Megadoc noemt.
Maar eerst terug naar het materiële aspect van vervaardiging en bewaring
van archiefbescheiden. Dat je aan de informatiedrager bij voorbaat eisen
kunt stellen met betrekking tot de duurzaamheid lijkt een normale zaak. Toch
wordt bij de keuze: 'welke drager wel of niet' hiermee zelden of nooit reke
ning gehouden. De overgang van steen naar papier is niet ingegeven door
overwegingen van duurzaamheid. Bij de vraag bijvoorbeeld of optische op
slagmethoden beter of minder goed zijn dan de opslag op papier is de duur
zaamheid ook meestal het laatste aspect dat in beschouwing genomen wordt.
Ik denk dat de oorzaak hiervan voor een groot deel in de gegroeide archief
situatie te zoeken is. Immers, de archivaris is verantwoordelijk voor opbouw
en instandhouding van zijn archief, dat wil zeggen nadat de archiefbescheiden
zijn gegenereerd. Hij conserveert en restaureert en tracht optimale bewarings-
condities te bereiken voor de produkten van anderen. Echter van enige zorg
voor de drager vóórdat deze archiefstuk zou kunnen worden is geen sprake.
De archivaris is lijdelijk en heeft geen invloed op de keuze die anderen maken.
Het is, zonder onszelf een pluim op de hoed te willen steken, soms frappant
wat hij nog allemaal weet te bereiken met hetgeen bij hem wordt binnenge
dragen.
67
