plaats een 'no ring ever' etiket op alle archiefkopieën
Preparatie van dokumentatie
Zonder passende dokumentatie dreigen de archiefgegevens snel verloren te
gaan! Het is heel belangrijk de dokumentatie bij te houden, te controleren en
aan te vullen.
Opslagfase
Statische fase
Magneetbanden hebben een half leven van ongeveer tien jaar. Er moeten al
tijd twee kopieën van een data set zijn, één in het archief en de ander elders.
Meestal gebruikt men een Bally Data Shield voor het opslaan van archiefban
den. De shield is een soort kluis die men in een opslagruimte makkelijk kan
neerzetten. Hij heeft een milieu-beheersingssysteem, biedt ruimte aan 4000
banden en kost ongeveer 45.000, met een jaarlijks onderhoud van ongeveer
$2000. Magneetbanden moeten altijd staan of hangen.
Dynamische fase
De banden in het archief worden eens per jaar schoongemaakt en opnieuw
gespoeld (precision rewind). Eens in de vijf jaar worden ook alle data sets ge
kopieerd op een nieuwe magneetband.
Gebruiksfase
Nadat de banden uit het archief gehaald zijn, moeten ze 24 uur akklimatiseren
voor ze gelezen kunnen worden, wanneer er verschil in temperatuur of lucht
vochtigheid is.
Bereid het gebruik volgens de dokumentatie voor en maak een werkkopie.
3 1 3 3 Optische disk
Hiervoor zij verwezen naar de lezing van mr. C.F.M. Jansen (zie hierna).
Ik geef alleen twee overzichten van het gebruik van optische disks, nu en in
1990. Bemerk de verwachte stijging van 'image archival' en 'digital archival'.
3-1-4 Archiveert men informatie of informatiedrager?
3 1 4- 1 De archivaris heeft de luxe van de tijd verloren
Informatie die vastgelegd is op 'hard copy', dat wil zeggen papier, kan een
archivaris een aantal jaren op een koele, droge plaats laten liggen voordat hij
ze bewerkt en moet beslissen wat bewaard en wat vernietigd wordt. Maar bij
informatie die elektronisch is vastgelegd, moet hij binnen twee tot vier jaar
beslissen en het archiveringsproces beginnen, omdat
de informatie anders misschien niet meer herhaalbaar is
zonder dokumentatie de informatie niet leesbaar of bruikbaar is
de geschikte informatie-apparatuur niet meer aanwezig is
vele systemen de 'oude' informatie automatisch vernietigen.
64
Optical high-density recording products
1984 1.2 Billion)
Other (2.0%)
Interactive Video (12.5%)
Image Archival (8.0%)
Digital Archival
(6.0%)
Disk Video Games
(10.0%)
Digital Audio Disk (45.0%)
Video Disk Entertain (15.0%)
Digital On-Line (1.5%)
1990 Forecast 5.4 Billion)
Other (5.0%)
Digital Audio Disk (10.0%)
Interactive Video (20.0%)
Digital On-Line
(15.0%)
Video Disk Entertain
(5.0%)
Image Archival (20.0%)
Disk Video Games (5.0%)
Digital Archival (20.0%)
Was voor velen vroeger en vandaag de archivaris iemand die oud papier van
de zolder of uit de kelder haalde en zo een bepaalde verdienste had, nu wordt
hij iemand die alleen maar problemen wekt met zijn gezeur over 'cultuur' bij
diegenen die al hun handen vol hebben aan het laten draaien van het compu
tersysteem.
Ten aanzien van de elektronische informatie heeft de archivaris de luxe van
de tijd dus verloren. Als hij de informatie niet binnen twee tot vijf jaar in het
archief krijgt, is de kans groot dat deze voor eeuwig verloren is.
65
