3
Kwaliteitseisen voor informatiedragers
3-1 Archiveert men informatie of informatiedrager?
J. V. Th.Knoppers*
3 1 1 De informatie-explosie
De nieuwe informatietechnologieën leiden tot een explosie in het gebruik van
papier. Gemiddeld creëert een kantoormedewerker 3500 tot 4000 pagina's per
jaar en dit gebruik stijgt jaarlijks. Tegelijk is er een schrikwekkende groei van
het 'elektronisch geheugen'. Het 'electronic filing cabinet' van de Canadese
federale regering is al minstens dertig keer zo groot als dat van papier. De
kosten van het elektronisch geheugen of elektronische opslag van gegevens
dalen per jaar met 30-50%. Een magneetband heeft een informatiecapaciteit
van ongeveer 125 strekkende meter papier en op een videodisk kunnen
minstens 16 miljoen pagina's ofwel 32.500 boeken opgeslagen worden.
Het resultaat is dat de archivaris, die vroeger informatie trachtte te redden,
nu daarin dreigt te verdrinken. Als in Nederland de vijftig-jaren-termijn ver
kort wordt, zal dat een gat in de dijk worden gedurende een stormvloed als in
1953. Het wordt dus niet alleen maar een kwestie van: wat te bewaren?, maar
ook: in welke vorm en via welke soort informatiedrager?
3 1 2 De elementen van een archiefaanwinst
Bij het verwerven van aanwinsten heeft de archivaris de volgende elementen
te beoordelen:
de informatie zelf
het verband van de informatiecreatie (tijd, plaats, persoon, omstandigheden)
de vorm van de informatie (handschrift, gedrukt, fotokopie)
de informatiedrager.
Historisch gezien archiveert men archiefstukken of informatiedragers en legt
men de nadruk op de kwaliteitseisen voor de informatiedrager. Maar hoe
meer men de technologie van het creëren en vastleggen van informatie ge
bruikt, des te meer de informatie komt los te staan van de drager en des te
meer de nadruk komt te liggen op de kwaliteitseisen van de informatie zelf.
Om papieren archivalia te vinden is de archivaris een hulp, maar om een 'elek
tronische erfenis' uit het geheugen te halen is hij/zij alleen maar een hin
derpaal.
Naar mate de informatie onafhankelijker is van de drager, heeft men meer
dokumentatie nodig over de gegevens om deze te bewaren en weer te gebrui
ken. Men zal gauw het punt naderen waarop zonder bijpassende dokumenta
tie de informatie niet teruggeroepen kan worden en dus waardeloos wordt.
Tot nu toe archiveerde men het 'stuk' en gebruikte men de term 'archiefstuk
ken maar binnen vijf tot tien jaar wordt het merendeel van de gegevens over
onze wording, samenleving en ontwikkeling van de maatschappij vastgelegd
in alleen elektronische vorm. Als de archivaris van vandaag ervoor wil zorgen
60
dat het heden het verleden van de toekomst wordt, moet hij/zij zich meer en
meer richten op het archiveren van informatie in plaats van op de informatie
dragers. Zodoende richten de kwaliteitseisen zich ook op de informatie in
plaats van op de drager. Ook zal de archivaris steeds meer gaan werken met
informatiedragers die herbruikbaar zijn, die men gemakkelijker kan verme
nigvuldigen en met informatie die van de ene op de andere soort informatie
drager wordt overgebracht zonder verlies van het 'geheel'.
3-1-3 De kwaliteitseisen voor informatiedragers
3-1-3-1 Microfilm
In Canada is er een nationale norm voor 'microfilm as documentary
evidence', can 2-72.11.79. In Canada, Engeland, de Verenigde Staten,
Australië enz. zijn er namelijk wetten die regels stellen voor het overleggen
van bewijsmateriaal aan een rechter in een rechtszaak, een 'Evidence Act.'
Deze microfilmnorm bestaat uit een aantal regels, procedures en technische
eisen, die men, als men ze nauwkeurig volgt, kan gebruiken om aan te tonen
dat de microfilm een authentieke, betrouwbare en echte reproduktie is van het
origineel en daarom als bewijsmateriaal kan worden toegelaten zonder dat de
rechter alsnog de echtheid moet onderzoeken.
De elementen van de kwaliteitseisen zijn:
schriftelijke toestemming van een microfilmonderneming
procedure van preparatie van documenten voor het filmen
bepaalde methodes voor het filmen en behandelen
bepaalde technische eisen van de film en de apparatuur
zekerheid van kwaliteitseisen ('quality assurance')
opslag- en preservatie-eisen (hiervoor is een iso-standaard in bewerking,
ISO/DIS 7865).
Microfilms die aan deze kwaliteitseisen voldoen, voldoen ook aan de eisen
van de archivaris.
3 1-3-2 Magneetbanden
De kwaliteitseisen voor magneetbanden zijn gebaseerd op de National Bu
reau of Standards Special Publication 500-101Care and handling of compu
ter magnetic storage media, en op de kwaliteitseisen en procedures van de Ma
chine Readable Archives Division van de Public Archives of Canada.
De eisen zijn in een aantal kategorieën onder te verdelen.
Eisen voor het dagelijks milieu
Behandeling
maak nooit direkt kontakt met de band zelf
gebruik pluisvrije handschoenen
gebruik 'self-locking hubs' en 'self-threading tape drives'
verwijder altijd de 'write enable'-ring van alle banden die in het archief ge
plaatst worden
61
