Hendriks heeft gezegd dat bouwen met gebreken een onderhoudsploeg nood
zakelijk maakt; beter is het om goed te bouwen. De reactie van Caminada en
Schouten zou kunnen zijn: dat is een prima voornemen, maar er staan nog zo
veel gebouwen die nog in de slechte tijden zijn neergezet.
Zowel Caminada als Ribberink hebben de automatisering genoemd als
oplossing van de problemen c.q. als terrein waarop archiefwezen en registra
tuur elkaar kunnen ontmoeten. Ketelaar heeft zijn twijfels of dat op dit mo
ment waar is. Naar zijn indruk is automatisering in de registratuur nog niet
verder dan het terrein van postregistratie en voortgangscontrole. In het ar
chiefwezen is de automatisering gericht op bestandsbeheer en inventarisatie
van overgebrachte archieven. De automatiseerders zijn als het ware bruggen
bouwers die elk van een kant beginnen. Met spanning ziet men toe of hun
bouwsels in het midden van de kloof op elkaar zullen aansluiten. Het ware in
teressant hierover de mening van de Directie Overheidsorganisatie en automa
tisering van Binnenlandse Zaken te vernemen, ook over de door Caminada
aangesneden vraag of archiefwezen en registratuur onder één ministerie moe
ten ressorteren. Ketelaar acht het weinig verschil maken of men door de kat
of door de hond wordt gebeten. Zoals de vroegere Keeper of the Public Re
cord Office Mabbs het uitdrukte: het belangrijkste criterium voor de keuze
van het ministerie waaronder het archiefwezen moet ressorteren, is of de mi
nister belangstelling voor archieven heeft en bereid is voor het archief in te zet
ten 'en dat kan men niet in de wetgeving vastleggen'.
Alle sprekers gisteren hebben zich ook uitgelaten over verkorting van de
overbrengingstermijn. De meesten waren daar tegen met als argument dat die
verkorting met de huidige middelen niet kan worden gerealiseerd. Ketelaar
waarschuwt dat we moeten oppassen een van de weinige punten in het archief-
beleid waarover we het eens waren de verkorting van de overbrengingster
mijn - niet ter discussie te stellen, op gevaar af dat ook dit onderdeel de weg
volgt van het (verplichte) dekkende net van lokaal archiefbeheer! Hendriks
pleitte voor overbrenging wanneer de administratie geen gebruik meer van de
archiefbescheiden maakt. Zo staat het ook in het voorstel tot technische her
ziening van de Archiefwet 1962: overbrenging zodra de administratie de ar
chiefbescheiden niet meer veelvuldig nodig heeft, doch uiterlijk binnen 25
jaar. Nederland is een van de weinige landen ter wereld met een langere over
brengingstermijn dan 30 jaar. Trouwens, terecht is er gisteren op gewezen dat
niet het onderscheid tussen overgebrachte en niet-overgebrachte archieven
een rol moet spelen, maar het onderscheid tussen dynamische, semi-statische
en statische archieven. Ketelaar vraagt zich af of we teveel kijken naar de ge
meenten met een archivaris. In de gemeenten en waterschappen zonder archi
varis is de overbrenging nauwelijks een probleem: daar is nu nog vaak een
grens tussen oud-archief en semi-statisch archief (meestal samenvallend met
de invoering van de code), maar is de grens tussen overgebracht en niet-
overgebracht archief vloeiend c.q. niet zichtbaar. Verkorting van de over
brengingstermijn heeft hierop nauwelijks invloed. Ketelaar meent dan ook
dat de (verkorting van de) overbrengingstermijn in de discussie geen plaats
toekomt.
Ribberink, Caminada en Hiddema hebben erop gewezen dat intensivering
van de archiefinspectie tot resultaten heeft geleid. De samenwerking tussen
56
archiefwezen en registratuur is erdoor bevorderd. Of we dit nu inspectie noe
men of, zoals de sod wil, overleg, is niet essentieel. Heropening van de dis
cussie over de betekenis van de termen 'toezicht op de zorg', 'inspectie van het
beheer' enz. acht Ketelaar niet opportuun.
Ook over de opleiding is gesproken. Alleen Caminada pleitte voor integra
tie van sod en rijksarchiefschool. Schouten benadrukte het bestaan van twee
verschillende vakgebieden, al achtte hij meer samenwerking op de raakvlak
ken nodig. Hendriks zou invoering van 'selectiekunde' wensen. Hendriks
heeft ook gewezen op het belang van aanstellingseisen, al moeten de proble
men in verband met de verscheidenheid van gemeenten en waterschappen niet
worden onderschat.
Concluderend beveelt Ketelaar de volgende onderwerpen in de aandacht
van de discussiegroepen aan: wat zijn de inhoud en reikwijdte van de gewenste
samenhangende visie op alle fasen van het archiefbeheer? Zijn de knelpunten
in het beheer van semi-statische archieven incidenteel (achterstand) of struc
tureel? Indien deze problemen structureel van aard zijn, welke oplossingen
moeten dan worden nagestreefd: wie moet worden belast met selectie, orde
ning en inventarisatie: registrator, archivaris of een specialist tussen beiden;
welke gevolgen heeft een en ander voor de opleidingen?
2-7 Discussie in groepen
C. O. A. baron Schimmelpenninck van der Oije
De congresgangers werden in zeven groepen verdeeld, welke een discussielei
der en rapporteur kregen. Desgevraagd stelden zich hiervoor beschikbaar mr
C. J. van Heel en mevrouw drs. J.A.M. Y.Bos-Rops, mr. F.Keverling Buis
man en drs. W.E.Goelema, dr. A. J.Kölker en J. J.A.Buylinckx, O.A.M.W.
Hartong en A.N.Beets, drs. E. van Laar en drs. A.C.M.Kappelhof, drs.
J.E.A. Boomgaard en J.H.S.M.Veen, drs. F.C.Berkenvelder en R.C.M.Ja
cobs. Terwille van een zinvol verloop werden de stellingen, die eerder aan de
vijf sprekers waren voorgelegd, ook aan de discussie ten grondslag gelegd met
de samenvatting van dr. Ketelaar. De bespreking leverde het volgende resul
taat op.
De groepen verschilden van mening over de vraag of de achterstand in de
schoning van het semi-statische archief en de gereedmaking voor overbren
ging structureel was of niet. Enerzijds werd gestéld, dat de huidige achter
stand met extra middelen en mensen moet worden weggewerkt, maar dat met
de juiste organisatie en vakkennis van de verantwoordelijke registratuurafde
lingen de semi-statische fase zo kort mogelijk kan zijn zonder blijvende pro
blemen. In het midden stonden zij, die van mening waren, dat eerst de huidige
achterstand moet worden weggewerkt om alsdan te zien wat structureel nodig
is. Anderzijds kwam naar voren, dat de achterstand structureel blijft bij de
huidige bezetting van de registratuuraf delingen.
Algemeen was men van oordeel, dat de aanpak in de dynamische fase dient
te geschieden, opdat niet later een soort niemandsland ontstaat. Voor die goe
de aanpak dienen de registratuurafdelingen te beschikken over personeel, vol
doende in aantal en voldoende van kennis. Wellicht zal scherper op het kos-
57
