De afvoer van de reeds geselecteerde voor vernietiging vatbare bescheiden
vraagt, al naar gelang de omvang, nu jaarlijks slechts enkele uren. Met deze
aanpak is het bestaande probleem van omvangrijke, nog te selecteren semi-
statische archieven voor de toekomst, verleden tijd! Opslag van 80% teveel
papier kost bovendien ruimte en materiaal met als enig, ook nog negatief ge
geven, een geringe informatiekwaliteit.
Wij beluisteren soms hier en daar weinig hoopvolle geluiden over de realise
ring van de zojuist geschetste aanpak. Wij zijn daar echter optimistisch over
en dat stoelt op praktijkervaring, immers in zo'n 200 gemeenten wordt de
door ons gepropageerde procedure korter of langer met aantoonbaar succes
uitgevoerd. Bovendien wordt met deze werkwijze bereikt dat het selecteren
van bescheiden op vernietiging wordt verweven in het dagelijks werkpakket
van de plaatselijke, tot de administratie behorende registrator. Bij hem hoort
deze zaak thuis!
Wat rest is de bewerking van het semi-statische gedeelte van vóór de invoe
ring van de door ons voorgestelde werkwijze. Hoe bewerkelijk ook, het
vraagt een eenmalige actie, voor de uitvoering waarvan mogelijk ondersteu
ning van buiten gewenst zoniet noodzakelijk is. Het creëren van een perma
nente voorziening voor de verzorging van een eenmalige bewerking is organi
satorisch onjuist en uit een oogpunt van kostenbeheersing onaanvaardbaar.
Op dit punt ligt een vergelijking met de bouw van woningen in de rede. Bou
wen met gebreken leidt tot een onderhoudsploeg. Hoe meer er gebouwd
wordt, des te groter het onderhoud.
Waar kiezen wij voor: beter bouwen of doorgaan met gebrekkige bouw
sels? Goed overleg èn samenwerking tussen registratuur en archivariaat vor
men de voorwaarden voor beheer en behoud van hetgeen ons allen waardevol
is. Een goede registratuur, dat wil zeggen een goed en efficiënt beheerd dyna
misch archief, is de sleutel tot het succes van het archivariaat.
Noten
Ir. W.Hendriks is directeur van het Centraal
Adviesbureau voor Organisatie, Documentatie,
Registratuur en Personeelsbeheer (odrp).
2-6 Samenvatting F. C.J. Ketelaar
De voorzitter dr. F.C.J.Ketelaar begint zijn samenvatting met te wijzen op
eerdere gelegenheden waarbij de van zich met het vraagstuk van de verhou
ding tussen archiefwezen en registratuur heeft beziggehouden. Reeds in 1897
wees Van Visvliet op de noodzaak het archief bij de administratie te scheiden
in acta (semi-statisch) en agenda (dynamisch). S. Muller Fz. meende dat de ar
chivaris zich niet moest inlaten met het stelsel van ordening van het dynamisch
archief. Fruin was aanvankelijk een andere mening toegedaan, maar stelde
zich sedert 1915 ook op dit standpunt. In 1916 pleitte Muller voor 'een nieuwe
provinciale en gemeenteambtenaar': de registrator, tevens beheerder van het
semi-statisch archief. In 1955 en 1956 is in de Vereniging gediscussieerd naar
aanleiding van het preadvies van de toenmalige voorzitter Panhuysen, De ver-
54
houding van de archivaris ten aanzien van het zogenaamd lopend archief. In
de lijn van de Handleiding en van de Registratuurcommissie van de van
(1920) stelde Panhuysen dat de keuze van het systeem van ordening in de dy
namische fase een zaak is van de administratie, niet van de archivaris. Wel
kan de archivaris daarbij adviseren en, door middel van toezicht, nagaan of
het eenmaal gekozen systeem consequent wordt gevolgd. Vakgenoten als
Hardenberg echter vreesden dat daardoor de archivaris de greep op het ar
chief zou verliezen. In deze discussie over het dynamische archief bleef het
semi-statische archief buiten het gezichtsveld, mede door de sterke scheiding
van overgebracht en niet- overgebracht archief. In de jaren zestig kwamen de
ordening van de semi-statische archieven en de aan de inventaris te stellen ei
sen aan de orde in debatten tussen van en sod; de cursus Voortgezette Vor
ming Archiefbeheer is als een der uitkomsten te beschouwen.
Zowel de van als het ipo hebben in hun reacties op het Voorlopig Stand
punt gewezen op het ontbreken van een samenhangende visie op alle fasen
welke archieven doormaken. De in dit verband gebruikte term 'levenscyclus'
is ontleend aan het programma van de Unesco, waar sedert 1979 het ramp-
programma (records and archives management programme) zich richt op de
'life cycle' van archieven.
Zijn we door de inleidingen van gisteren nu dichter bij die samenhangende
visie gekomen? Voor Hendriks en Ribberink is er geen probleem: als in de dy
namische fase maar het onderscheid tussen voor vernietiging in aanmerking
komende en te bewaren stukken wordt aangebracht, levert het beheer van de
archieven in de semi-statische fase geen bijzondere problemen. De dossierin
ventaris moet voldoende zijn; de archivaris kan geen hogere eisen aan de toe
gankelijkheid stellen dan de administratie nodig heeft. Selectie en vernietiging
blijven volgens Hendriks niet achterwege bij gebrek aan capaciteit (kwalita
tief en kwantitatief?), maar door gebrekkige organisatie van het dynamische
archiefbeheer. Ketelaar vraagt zich af hoe de situatie is buiten de ongeveer 200
gemeenten waar het ODRP-systeem wordt gehanteerd. Ook in de visie van de
rijksoverheid zijn de knelpunten in het semi-statisch archiefbeheer een tijde
lijke zaak, getuige de als tijdelijke voorziening opgezette cas beantwoordde
aan het verlangen van Binnenlandse Zaken om 'de achterstand af te grende
len', om daardoor ruimte te scheppen voor verbetering van het dynamisch ar
chiefbeheer. Het eerste is geschied, het laatste is zeker nog niet overal bij de
rijksoverheid het geval.
Caminada en Schouten denken er anders over: zij zien het semi-statisch ar
chiefbeheer als een specialisme, waar naar de mening van Schouten, alleen re-
gistratoren met vva kunnen werken. Hendriks ontraadt een afzonderlijk be
heer van de semi-statische archieven, omdat de achterstanden niet structureel
zijn en zulk een afzonderlijk beheer teveel zal kosten. Ketelaar wijst erop dat
in recent overleg over de vva is vastgesteld dat deze vorming uiteindelijk in
de soD-opleiding moet worden geïntegreerd. Een soD-ii-er moet in staat zijn
om van een zaaksgewijs geordend archief een behoorlijke inventaris te ma
ken. Caminada pleit voor streekregistratoren of streek-nazorgambtenaren die
zich met het semi-statisch archief bezighouden. Of deze functionarissen aan
een archiefdienst of aan de gemeente- secretarie(en) worden verbonden, is niet
essentieel.
55
