Is hier de deskundigheid of capaciteit van de registratuur in het geding? Bij de
samenstelling van de nieuwe gemeentelijke vernietigingslijst is toegelegd op
herkenbaarheid van de bescheiden door de registratuur. Het ontwerp ervan
heeft onder andere bij de ambtelijke toetsing door archivariaat en registratuur
in overgrote meerderheid de instemming gevonden, zodat over de toepassing
daarvan door de registratuur weinig twijfel behoeft te rijzen.
Capaciteit blijkt voorts van minder invloed dan de organisatie en werkwijze
bij de vernietiging. Wie overigens versneld de uit vele jaren aanwezige achter
stand wil inlopen, wordt met een capaciteitsprobleem geconfronteerd. Voor
die versnelling moet dan wel een goede reden kunnen worden aangegeven.
Dat in het verleden de vernietiging te weinig in de aandacht is geweest, heeft
mijns inziens meerdere oorzaken. Om er enkele van te noemen: de aanvanke
lijk beperkte omvang van de semi-statische archieven, de weinige medewer
king van de administratie, de opzet en omschrijvingen van de inmiddels ver
vallen vernietigingslij st van 1948. De nieuwe gemeentelijke vernietigingslijst
zal zonder twijfel bijdragen tot de noodzakelijke nabewerking. Dat blijkt
overduidelijk uit de reacties, die ons regelmatig bereiken. De introductie er
van bij de gemeenten door odrp is benut om te stimuleren en om werkwijze
en ervaring over te dragen. De nadruk heeft daarbij onder andere gelegen op
de organisatie van de werkzaamheden en de selectie van bescheiden.
Afzonderlijke opleiding?
Zou voor het beheer van dynamische en semi-statische archieven nu een af
zonderlijke opleiding nuttig of gewenst zijn? Ligt in het feit van de achter
stand in de bewerking van semi-statische archieven daarvoor een indicatie?
Voor de hand liggend zou het zijn, wanneer de aard van de bewerking daartoe
aanleiding zou geven. Wanneer het echter mogelijk blijkt - en de ervaring be
vestigt dit - in de dynamische archieven een scheiding tussen te bewaren en te
vernietigen bescheiden aan te brengen, waarom zou de registratuur die schei
ding in de semi-statische archieven niet kunnen doorvoeren?
Uitbreiding van de reeds bestaande opleidingen is denkbaar, maar is daar
aan ook behoefte? In de opleidingen vormt vernietiging al een onderdeel van
de lesprogramma's. Wanneer de indruk bestaat, dat dit onderdeel en met na
me de selectiekunde, te weinig wordt belicht, dient naar mijn mening daaraan
uitbreiding te worden gegeven.
Stellingen van
Ik zou-voor zover dit in het voorgaande niet tot uitdrukking is
gekomen - de stellingen van de van voor dit congres van een enkele kantteke
ning willen voorzien.
De ontwikkeling van een samenhangende visie op de hele levenscyclus van ar
chieven is op zichzelf een goede zaak. Het archiefbeheer staat ook zonder die
samenhangende visie dank zij de zorg van registratuur en archivariaat op een
benijdenswaardig niveau. Al mogen er wensen bestaan, echt belangrijke ont
sporingen komen niet voor, hoewel ook hier de uitzondering de regel kan be
vestigen. De verwezenlijking van een nieuwe visie roept vele vragen op door
de betrokkenheid van alle belanghebbenden. Eigentijds bestuur en admi
nistratie hechten waarde aan een slagvaardig opereren zonder de zorg voor be
scheiden, die de beheerders van archieven er aan stellen. In de ontmoeting zul
len zij elkaar dienen te vinden.
Een beheersstructuur in drie fasen: dynamisch, semi-statisch en statisch?
Semi-statische archieven zijn - zoals eerder betoogd voor een deel gebruiks-
archieven. Zolang het gebruik voortduurt, lijkt het niet dienstig ze aan de re
gistratuur te onttrekken. Zal bovendien het creëren van een drie-fasenstruc-
tuur extra kosten vergen?
Een wettelijke basis voor de opleidingen? De archiefwet legt een wettelijke ba
sis voor de archivariaatsopleidingen. Wil een analoge wettelijke regeling voor
de registratuuropleidingen meer dan een dode letter zijn, dan zal daarbij reke
ning dienen te worden gehouden met:
de verscheidenheid in beheer in gemeenten met verschillende grootte;
een omschrijving van programeisen, waarbij ruimte is voor de dynamische
ontwikkelingen in adminstratieve techniek;
aanstellingseisen.
Eerst dan is een wezenlijke bijdrage te verwachten.
Verkorting van de overbrengingstermijn? De praktijk bevestigt de stelling,
dat-althans voor de gemeenten— verkorting van de overbrengingstermijn
niet haalbaar is. Bescheiden worden immers niet binnen de genoemde termijn
van 20 of 30 jaar overgebracht. De administratie mag daar dan niet op voorbe
reid zijn, belangrijker is, dat het voortdurende gebruik van de stukken geen
aanleiding daartoe geeft. Naar mijn mening zal een regeling betreffende de
overbrenging eerder op het gebruik dan op de ouderdom van bescheiden die
nen te zijn gebaseerd. Wat denkt u van voorbeelden als personeelsstukken,
langlopende vergunningen, garanties, voorschotten, geldleningen en derge
lijke? Bescheiden voor het eigentijds gebruik onmisbaar, dienen ter beschik
king en onder beheer van de administratie te blijven.
Moet dan als laatste aan het archivariaat een voorziening ter bewerking van
semi-statische archieven worden gekoppeld? Kernvraag is, of de nabewerking
eenmalig dan wel continu is. Uitgaande van de stelling, dat uit een oogpunt
van efficiënt archiefbeheer reeds in de dynamische archieven een scheiding
tussen te bewaren en te vernietigen bescheiden dient te worden gemaakt, dan
is nabewerking eenmalig. Wanneer de nieuwe gemeentelijke vernietigingslijst
binnen afzienbare tijd haar vruchten begint af te werpen, dan moet het nut van
een dergelijke, blijvende voorziening nog worden aangetoond. De verwezen
lijking ervan dient qua opleiding en ervaring niet te worden onderschat.
De zojuist opgesomde door ons gehanteerde uitgangspunten realiserend, geeft
samenvattend het volgende beeld.
Reeds tijdens de dossiervorming wordt een onderscheid gemaakt tussen de te
bewaren en de te zijner tijd te vernietigen stukken.
Zodra actualiteit van dossiers vervallen is, worden de te bewaren dossiers nu
meriek in het statisch archief afgesteld en in de dossierinventaris vermeld, de
te vernietigen bescheiden worden primair op jaar van vernietiging, secundair
numeriek, afzonderlijk van de te bewaren stukken opgeslagen en eveneens in
de dossierinventaris opgenomen.
53
52
