volgens de basisarchiefcode-VNG geordende archieven. Deze bijstandsverle
ning wordt bijzonder gewaardeerd getuige het aantal gemeenten, dat reeds ve
le jaren daarvan gebruik maakt en nog steeds toeneemt. De opdrachten zijn
eenmalig, wanneer het de bewerking van semi-statische archieven aangaat, zij
zijn continu wanneer het dynamische archieven betreft. Zij worden uitge
voerd door medewerkers, die door interne opleiding en jarenlange ervaring
gespecialiseerd zijn. Gemeentelijke archieven vertonen een grote mate van
overeenkomst, zodat de specialisatie ten volle kan worden benut. Het komt de
kwaliteit ten goede en werkt belangrijk kostenverlagend. Zo bedragen als
voorbeeld daarvan de kosten van een eenmalige bewerking - dat wil zeggen
van selectie en beschrijving - van één strekkende meter statisch archief bij een
afschrijvingstermijn van vijftien jaar f. 55,- per jaar. Omgerekend resulteert
dat gedurende de afschrijvingstermijn in een gemeente met bijvoorbeeld 1000
inwoners in een bedrag van 5,5 cent per inwoner.
Uitgangspunten
In de visie van odrp wordt uitgegaan van de volgende punten:
1 Het registratuurbeheer omvat de dynamische èn semi-statische archieven.
Semi-statische archieven vormen feitelijk een verlengstuk van de dynamische.
Uit een oogpunt van beschikbaarheid van ruimte en gebruiksfrequentie zijn
zij afgezonderd totdat het beheer erover aan de archivaris wordt overgedra
gen of tot openbaring. Semi-statische archieven worden regelmatig gebruikt
en zijn voor het eigentijds bestuur en administratie onmisbaar. Afzonderlijk
beheer daarover voeren werkt onnodig kostenverhogend.
2 De registratuur archiveert stukken, waarvan het aantal door de jaren heen be
langrijk is toegenomen. Het overgrote deel komt voor vernietiging in aanmer
king. Is hun aantal ooit geschat op 90%, veiligheidshalve kan het voor de ge
meenten worden gesteld op 70 tot 80%. Het beheer ervan dient zich daarom
te richten op gescheiden bewaring van bescheiden met blijvende èn met tijde
lijke waarde, zodat vernietiging efficiënt kan plaatsvinden.
3 De vernietiging dient te geschieden door de beheerders, dat wil zeggen: door
de registratuur voor wat betreft de zaaksgewijze geordende archieven; door
de archivaris voor de overige archieven. Bij uitstel blijft vernietiging een zaak
van de registratuur zolang de bescheiden niet aan de archivaris overgedragen
zijn. Vernietiging door de registratuur is - voor zover hij benoemd is - alleen
mogelijk in overleg met de archivaris. De door de registratuur te maken be
schrijving heeft een administratieve functie.
4 Beschrijving van archieven anders dan in een dossierinventaris vormt geen
taak van de registratuur. Uitbesteding daarvan aan de registratuur brengt de
registratuur op een ander vakgebied, namelijk op het terrein van de archiva
ris. De registratuur ondersteunt het eigentijdse functioneren, niet de historie
of de wetenschap.
5 'Informatie' vormt met personeel, financiën, grond en materieel een van de
bestuursmiddelen, welke beheerd worden. Het beheer stem je af op het ge
bruik, dat men ervan wil. Toegepast op archiefbescheiden betekent het dat
het beheer dient te voorzien in:
eigentijds gebruik voor de functionering van bestuur en administratie;
50
later gebruik van blijvend te bewaren bescheiden.
De archivaris stelt extra-eisen aan de administratie. Eisen onder meer betref
fende de omvang en de wijze van bewaring van bescheiden, die later onder
zijn beheer vallen. Eisen, die worden gerespecteerd ook al kunnen zij het ei
gentijds beheer enigermate hinderen. Uitbreiding van eisen tot bescheiden
met tijdelijke waarde evenwel vormt een luxe.
Semi-statische archieven
Ten aanzien van de stand van zaken voor wat betreft de semi-statische ar
chieven valt onder meer het volgende op te merken.
Zowel naar inwoneraantal als anderszins bestaat er een grote verscheidenheid
aan gemeenten. Zij kennen uiteenlopende eisen, wensen en mogelijkheden.
Als gevolg daarvan vertoont het beheer aanzienlijke verschillen.
Dynamische archieven bevatten vaak verouderde informatie en het blijkt vrij
algemeen nodig te stimuleren dat niet-actuele informatie doorstroomt naar de
semi-statische archieven. Bij opname in het semi-statische archief vindt veelal
geen selectie naar waarde van bescheiden plaats. Behalve verouderde infor
matie worden echter evengoed uit ruimtegebrek minder frequent gebruikte
dossiers naar het semi-stadsch archief overgeheveld.
In het verleden is vernietiging uitgesteld of achterwege gebleven, omdat in de
opbouw van dynamische archieven te bewaren en te vernietigen bescheiden
vermengd zijn opgeborgen. Het gevolg daarvan is, dat omvangrijke semi-
statische archieven zijn ontstaan. Om de vernietiging te bevorderen hebben
wij een tiental jaren geleden de handleiding opbouw secretarie-archief samen
gesteld. Er wordt een werkwijze aangegeven voor de scheiding van bescheiden
naar waarde en bestemming. Waar deze wordt toegepast, is vernietiging alge
mener geworden en met een minimale tijd en inspanning. Scheiding in de
opbouwfase vormt kennelijk een voorwaarde om tijdig bescheiden te ver
nietigen.
Waar eenmaal achterstand in semi-statische archieven dient te worden inge
haald, dient de bewerking naar onze mening zich om praktische redenen (fi
nanciële, personele en organisatorische) te beperken tot de verwijdering van
omvangrijke series vernietigbare bescheiden. De reductie is aanzienlijk, zodat
eventuele nabewerking het archivariaat niet voor een onoverkomelijke op
gaaf stelt.
Overigens is hier een strikt autonome bevoegdheid van de gemeente aan de
orde. Burgemeester en Wethouders bepalen de zorg en het beheer, die zij no
dig oordelen. De aanstelling van personeel dat in staat én in de gelegenheid is,
is daarvan slechts een uitvloeisel.
Bewerking semi-statische archieven door de registratuur?
Is nu in afwachting van de overbrenging naar de archiefbewaarplaats van
semi-statische archieven, bewerking door de registratuur mogelijk? De hier
bedoelde bewerking bestaat uit de selectie van te bewaren en te vernietigen be
scheiden en de daarvan te leveren beschrijvingen. In veel gevallen gebeurt het,
èn tot tevredenheid van de archivaris. Waarom zou het dan niet kunnen?
51
