de activiteiten van hem hier beperkt gebleven tot het verstrekken van adviezen
en het verrichten van hand- en spandiensten inzake selectie, vernietiging en in
ventarisering.
Ik heb met dit voorbeeld willen duidelijk maken dat er binnen het bestaan
de een redelijk tot goed beheer van semi-statische archieven mogelijk is,
hetgeen - nogmaals - niet wegneemt, dat door het ontbreken van waarbor
gen als (uitvoerbare) sanctie-mogelijkheden een leemte blijft bestaan. Voor
mij blijft het echter de vraag, of je die alleen met andere of meer regelgeving
opvult. Langs informele weg blijkt vaak veel te bereiken bij verantwoordelij
ke besturen.
Ik wil vervolgens nog wat stil staan bij het toezicht op het beheer van de ar
chieven van de gemeentelijke organen door de gemeentearchivaris. Vooraf
even dit. De Commissie Nota Archiefbeleid heeft zich omtrent de kernbegrip
pen zorg en toezicht, beheer en inspectie geconformeerd aan de door dr.
W.J.van Hoboken gebruikte formuleringen. De aan deze begrippen toege
kende betekenis wordt door de minister in zijn voorlopig standpunt, enigszins
afwijkend, onderschreven. In de formulering van de begrippen zorg als
bestuurlijke verantwoordelijkheid-en beheer-als ambtelijke verantwoor
delijkheid—kan ik mij goed vinden, doch ik vraag mij af waarom voor de
controle op beide, twee verschillende benamingen worden gehanteerd, name
lijk die van toezicht en inspectie: deze beogen in wezen hetzelfde, namelijk on
derzoek in te stellen naar de resultaten van respectievelijk de zorg en het be
heer. Ik zou vanwege de duidelijkheid deze controle alleen met toezicht willen
aanduiden, hetgeen in overeenstemming is met de Archiefwet 1962. Toezicht
op de zorg is dan: de bestuurlijke bevoegdheid om onderzoek te doen instellen
naar de uitvoering van de zorg en toezicht op het beheer is: de ambtelijke be
voegdheid om onderzoek in te stellen naar de uitvoering van het beheer. De
realisering van het toezicht op deze beide terreinen, dus het concrete onder
zoek kan men in dat geval formeel inspectie noemen.
De minister onderschrijft het standpunt van de Commissie Nota Archiefbe
leid dat het toezicht op de zorg dient te worden uitgeoefend door de naast ho
gere bestuurslaag en het toezicht op het beheer door degene, die in de toe
komst, dat is na overbrenging naar een archiefbewaarplaats, de archieven zal
gaan beheren. Dat betekent voor gemeenten met een archivaris: toezicht op de
zorg door Gedeputeerde Staten middels de provinciale archiefinspecteur; toe
zicht op het beheer door de archivaris. Indien er geen archivaris benoemd is,
dan is toezicht op het beheer formeel gezien een zaak voor de gemeentesecre
taris. In dat geval echter zal in de praktijk het provinciale toezicht op de zorg
informeel tevens toezicht op het beheer inhouden. Eerst na de totstandko
ming van een sluitend net van lokale archiefdiensten zal de laatstgenoemde
problematiek kunnen worden opgelost.
Nu dan iets over het toezicht op het beheer door de gemeentearchivaris, met
name toegespitst op de vraag welke bemoeienis wel en welke niet. De voor de
gemeente Roosendaal geldende Archiefverordening bepaalt:
'De gemeentearchivaris ziet toe, dat het beheer van de archiefbescheiden (be
doeld in artikel 25, lid 2 van de wet) geschiedt overeenkomstig de bepalingen
van de wet en van de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften'. Naast de
46
Archiefwet en het Archiefbesluit zijn dat ook de Voorschriften voor het be
heer van de onder de gemeentelijke organen berustende archiefbescheiden,
het zogenaamde Besluit post- en archiefzaken Roosendaal. De gemeentear
chivaris dient er derhalve op toe te zien, dat de in dat besluit gegeven voor
schriften worden gevolgd. Concreet betekent dit, dat er op moet worden toe
gezien:
dat de ingekomen post wordt ingeschreven;
dat een verblijfplaatsadministratie wordt gevoerd;
dat de afdoening, zo nodig, wordt gerappelleerd;
dat een ordening van de archiefbescheiden plaatsvindt;
dat een dossierinventaris wordt aangelegd en bijgehouden;
dat tot vernietiging van daarvoor in aanmerking komende bescheiden wordt
overgegaan;
dat aan goede en veilige bewaring van de archiefbescheiden wordt gedaan;
dat archiefbescheiden vervaardigd worden op zodanig materiaal dat ze een
voldoende houdbaarheid bezitten.
Naar mijn mening dient bij het toezicht het accent op sommige onderdelen
duidelijk meer te liggen op de vraag of het gebeurt dan op de vraag op welke
wijze. Dat geldt zowel de te hanteren systemen als procedures. Bijvoorbeeld:
welk systeem van postinschrijving wordt gehanteerd is niet ter beoordeling
aan de archivaris, terwijl de wijze van dossiervorming mijns inziens evenmin
door hem kan worden getoetst. Zijn bemoeiing met de dossier ordening zal
zich moeten beperken tot het adviseren omtrent de te hanteren systematiek
voor de ordening. Zijn advies zou kunnen luiden om bij de dossiervorming ge
bruik te maken van bijvoorbeeld de Basis-archiefcode. Hoe die systematiek in
de praktijk wordt gehanteerd is wederom een zaak van de registrator. De or
dening van de archiefbescheiden moet namelijk zodanig geschieden, dat deze
op doelmatige wijze de administratie van gegevens kan voorzien.
Wat het vernietigingsaspect betreft, strekt het toezicht zich niet alleen uit
over de vraag wat wordt vernietigd, maar ook over de procedure tot vernieti
ging alsmede over de wijze van vernietiging. Zijn bemoeienis met het semi-
statische archief is wellicht het meest intensief, omdat dit bescheiden betreft
die binnen afzienbare tijd naar de archiefbewaarplaats zullen worden overge
bracht. Zeer veel waarde hecht hij uiteraard aan de toegankelijkheid van dit
archief, met andere woorden aan de aanwezigheid van beschrijvende inventa
rissen hiervan. Op hun inrichting zal hij terecht veel invloed willen hebben.
Bij chronisch onvoldoende nazorg is wellicht zelfs de constructie denkbaar,
dat door de archivaris zelf de berg 'oud' papier bewerkt wordt. Dit heeft ech
ter, het kwam hiervoor uitgebreid ter sprake, duidelijk niet mijn voorkeur,
maar moet als een noodmaatregel worden gezien.
Ten aanzien van het beheer van het dynamische archief heeft de registrator
een grotere vrijheid van handelen, zeker bij goed geëquipeerde lopende ar
chieven. In de praktijk zal ook veel afhangen van de persoon van de gemeen
tearchivaris en zijn opvattingen over de wijze waarop hij zijn toezichthouden
de taak meent te moeten uitvoeren. Nog eens, niet alles is naar mijn mening
in regels te vatten. De SOD is de mening toegedaan dat het toezicht moet
plaatsvinden in een sfeer van overleg. Niet aan een hiërarchische orde, maar
47
