orgaan berustende archiefbescheiden'. Het feitelijke beheer van beide archie
ven ligt uiteraard bij het hoofd van de afdeling Interne Zaken van elk orgaan.
Wat betreft de uitvoering van de werkzaamheden voortvloeiende uit het be
heer van het dynamisch archief, deze kunnen worden opgedragen aan de re
gistrator die daarvoor de opleidingen sod i en sod n heeft gevolgd. Uitvoering
van de werkzaamheden voortvloeiende uit het beheer van het semi-statische
archief dient mijns inziens daarentegen te worden opgedragen aan een specia
list. Een specialist voortkomend uit de registratuur, dus eveneens in het bezit
van de diploma's SODI en sodii, maar, gezien het specialisme, aangevuld met
het testimonium Voortgezette Vorming Archiefbeheer, kortweg vva. Deze
functionaris dient zich bij zijn werk te richten op het toekomstige gebruik van
het nu nog semi-statische archief; hij moet kunnen selecteren en beschrijvende
inventarissen maken. Weliswaar kan de archivaris deze misschien niet voet
stoots aannemen, maar nuttig zullen ze bij de overdracht intussen wel voor
hem zijn.
Ik kan meegaan met de opmerking van de Commissie Nota Archiefbeleid,
dat de archieven in hun semi-statische fase in de praktijk met veel minder
waarborgen zijn omgeven dan in hun dynamische en statische fase. Een aan
tal oorzaken wordt genoemd:
precieze voorschriften voor bewaarruimten voor semi-statische archieven
ontbreken;
gerichte scholing voor beheer van semi-statische archieven ontbreekt en
een sanctiemogelijkheid als verplichte overbrenging naar een rijksarchiefbe
waarplaats is onuitvoerbaar.
Terecht stelt de commissie dat geconstateerd moet worden, dat de praktijk
heeft aangetoond dat de beheerders van dynamische archieven in veel gevallen
reeds zodanig zwaar belast blijken met werkzaamheden als dossiervorming,
voortgangs- en afdoeningscontröle en het verstrekken van informatie, dat zij
eenvoudig niet toekomen aan hun beheerstaak met betrekking tot het semi-
statische archief. Vandaar ook mijn pleidooi voor een aparte specialist.
Inderdaad valt alle misère in de semi-statische archieven te wijten aan de
tot nu toe grote miskenning van het belang van die fase in het archiefbestaan.
Te gemakkelijk worden activiteiten met betrekking tot het semi-statische ar
chief naar de toekomst verschoven. De doelstelling van de registrator tot het
vormen van een semi-statisch archief wordt meestal gevormd door motieven
van praktische en economische aard. Praktische, in de zin van bevordering
van de toegankelijkheid van het dynamische archief, immers: hoe meer er
wordt afgevoerd, hoe toegankelijker het restant wordt. Economische, in de
zin van ruimtebesparing, althans in de vrij dure ruimte van het dynamische
gedeelte, waarbij ook nog gedacht moet worden aan de noodzaak van duur
dere opbergmiddelen in de dynamische fase. Gelet op deze motieven mis ik
de betekenis van het semi-statische archief voor toekomstig gebruik.
Verstaat u mij goed, dit is geen verwijt aan de registrator: de oorzaken zijn
door de Commissie Nota Archiefbeleid genoegzaam geconstateerd. Ik wil
slechts aangeven dat onze besturen, verantwoordelijk voor de bewaring van
de onder hen berustende archieven in goede en geordende staat, meer nog dan
tot nu toe, dienen te worden gewezen op het belang van een goed beheer van
het semi-statische archief. De bepleite samenhangende visie op alle fasen van
het archiefbeheer kan zulks bevorderen.
Ik heb u zojuist verteld, dat ik mee kon gaan met de opmerking van de
Commissie Nota Archiefbeleid, dat archieven in de semi-statische fase prak
tisch met minder waarborgen omgeven zijn dan in de dynamische en statische
fase. Hierbij wil ik echter nu benadrukken dat de Archiefwet principieel geen
verschil kent tussen dynamische en semi-statische archieven, maar alleen tus
sen overgebrachte en niet-overgebrachte archieven. Met andere woorden, ook
voor semi-statische archieven bestaan voldoende regels. Alleen ontbreekt het
mijns inziens vaak aan een goede invulling van die regels, mogelijk tengevolge
van hun wat al te vrijblijvendheid. Mijn ervaring is duidelijk, dat met de mo
gelijkheden aan regels en deskundigheid die ons thans ten dienste staan, al
veel ten behoeve van het semi-statische archief te doen is.
Ik verkeer in de gunstige omstandigheid een bestuur te hebben, dat de
noodzaak van een goed geordend semi-statisch archief onderkent. Sedert
1975 beschikt de gemeente Roosendaal over, wat wij noemen, een medewer
ker semi-statische archieven, welke medewerker organiek is ondergebracht bij
de afdeling Interne Zaken van de gemeentesecretarie. De door hem gevolgde
opleidingen zijn: gemeente-administratie I, sod I en sod n, alsmede de oplei
ding middelbaar archief ambtenaar. Wat betreft de laatste opleiding, ben
ik - nogmaals - de mening toegedaan dat evengoed met de opleiding Voort
gezette Vorming Archiefbeheer (vva) volstaan kan worden.
Gesteld moet worden, dat er tot 1975 ten aanzien van het secretarie-archief
niets of nauwelijks iets aan selectie, vernietiging en inventarisatie was gedaan.
In het dynamische archief werden nog stukken uit 1935 aangetroffen. Gestart
is toen met de vorming van een geheel nieuw dynamisch archief met als af
sluitdatum 31 december 1975. De ambtenaar semi-statische archieven begon
toen met de vorming van een nieuw semi-statisch archief, waarbij voorop
stonden selectie, vernietiging en inventarisatie. Bovendien startte hij met de
vorming van een op termijn te vernietigen archief, waarin hij onderbracht de
jaarlijks uit het dynamische archief te selecteren vernietigbare dossiers. Jaar
lijks werden door hem de op enig moment voor vernietiging vatbare dossiers
gelicht en na het bekende driehoeksoverleg beleidsambtenaar/registrator/ar
chivaris zo mogelijk daadwerkelijk vernietigd. De te bewaren dossiers wer
den, zonodig na revisie, waarbij te denken ware aan splitsing en samenvoe
ging, aan het semi-statische archief toegevoegd. Deze methodiek volgt de
ambtenaar semi-statische archieven thans nog.
Terugkomend op mijn eerdere opmerking, dat de kiem van een goed ar
chiefbeheer ligt in het beheer van het dynamische archief, wil ik nu wel even
kwijt, dat gebleken is, dat bij een goede dossiervorming door de registrator
waarbij ondermeer rekening wordt gehouden met de snelle vernietigbaarheid
van vele stukken, het werk van de ambtenaar semi-statische archieven voor
een niet onbelangrijk deel vereenvoudigd is. Op dit moment zijn de werk
zaamheden van hem gevorderd tot het beschrijvend inventariseren van de tot
tienjarenblokken samengevoegde archiefeenheden van 1935, die te zijner tijd
moeten worden overgedragen. Het is de bedoeling dat hij na gereedkoming
van deze werkzaamheden zijn activiteiten verlegt naar de semi-statische ar
chieven van de overige diensten en bedrijven van de gemeente. Tot nu toe zijn
45
44
