veleer doende is zich een ander kenmerk bewust te worden dat beide instituten
delen, namelijk hun betekenis als bron van informatie van de burgerij. Naar
het mij wil voorkomen levert de Wet openbaarheid van bestuur van 1978 in
feite een waardevol argument ten gunste van de visie dat dynamisch, semi-
statisch en statisch archief één geheel vormen. Zoals bekend breekt de van
een lans voor deze visie als uitgangspunt voor het archiefbeleid van zowel re
gering als lagere overheden. Al mogen historische factoren er toe hebben bij
gedragen dat lange tijd de grootste gemene deler van drie archief-fasen vrijwel
uitsluitend in culturele richting werd gezocht, dat is geen reden om niet verder
om te zien. De tijd lijkt te zijn aangebroken om ook de mogelijkheden te ex
ploreren die in dit verband geboden worden door de Wet openbaarheid van
bestuur.
Ik heb gezegd.
2 4 Het beheer van het semi-statische archief door de registratuur
A.F.M.Schouten*
Dames en heren
Als vertegenwoordiger van de Vereniging voor Documentaire Informatie
voorziening en administratieve organisatie, beter bekend als de sod, wil ik
het thema van dit congres ('Verhouding archiefwezen-registratuur') benade
ren vanuit de praktijk van het beheer van het semi-statische archief door de re
gistratuur, omdat bij dat beheer de raakvlakken met het oud-archiefwezen het
grootst zijn, waarbij ik natuurlijk niet mag verhelen dat de kiem van een goed
archiefbeheer ligt in het beheer van het dynamische archief.
In dit verband kan ik er niet aan voorbij te vermelden dat het bestuur van
de sod het betreurt, dat in de Discussienota Archiefbeleid slechts minimale
aandacht besteed is aan de dynamische archieven, terwijl archieven toch in de
dynamische periode gevormd worden. Aanpak van de problemen moet bij de
wortel geschieden, anders blijft het bij vechten tegen de bierkaai of met ande
re woorden: bij het paard achter de wagen spannen, aldus het SOD-bestuur.
Ik wil verder benadrukken dat ook de sod in haar reactie op de discussie
nota en op het voorlopige standpunt van de minister van wvc van mening is,
dat er een samenhangende beleidsvisie met betrekking tot alle fasen, welke ar
chiefbescheiden doormaken (dynamisch, semi-statisch en statisch) dient te
worden ontwikkeld. Zulks houdt onder meer in dat het archiefbeheer organi
satorisch meer dan tot nu toe gestructureerd moet worden in drie fasen, name
lijk dynamisch, semi-statisch en statisch archief naast (of in de plaats van) de
huidige juridische tweedeling in overgebrachte en niet-overgebrachte archief
bescheiden. Bij een dergelijke structuur is het mijns inziens beter mogelijk om
te komen tot een samenhangende beleidsvisie en aanpak, omdat de onder
scheiden vormen van beheer dan inzichtelijker worden.
Ik kom nu toe aan het onderwerp van mijn inleiding 'het beheer van het
semi-statische archief door de registratuur'. Speciale aandacht krijgen daar
bij de rol van de registrator, van een nader te omschrijven specialist en van de
archivaris.
In het rapport van de sub-commissie 'Verhouding archiefwezen-registratuur',
als bijlage opgenomen in de Discussienota Archiefbeleidwordt gesteld:
'Principiële discussie is mogelijk over de vraag hoe lang de administratie haar
archieven dient te beheren en of er een speciale vorm van beheer moet plaats
vinden vóór de overdracht aan de archivaris'. Op de vraag hoe lang is inmid
dels een voorlopig antwoord gekomen door het, eveneens voorlopige, beleids
voornemen van de minister van wvc om de overbrengingstermijn te
verkorten van 50 jaar tot 20 a 25 jaar. Niettemin meen ik, dat feitelijke ver
korting op korte termijn veelal niet haalbaar zal zijn, gezien de huidige achter
standen.
Blijft over de vraag of er een speciale vorm van beheer moet plaatsvinden
vóór de overdracht aan de archivaris. Voor de rijksdienst geeft de minister
zelf het antwoord, door in zijn voorlopig standpunt te stellen, dat hij onver
kort wil vasthouden aan het reeds in 1971 geformuleerde beginsel dat de rijks
archiefdienst alleen 'geschoonde', dus van overtollige ballast ontdane archie
ven, die geïnventariseerd zijn, overneemt. Artikel 27 van het Besluit algemene
secretarie- aangelegenheden rijksadministratie van 1980 (Stbl. 182) wijst in
diezelfde richting. Duidelijker kan het niet: er moet een speciale vorm van be
heer plaatsvinden, vóórdat de overdracht plaatsvindt. Wat voor het Rijk
geldt, kan ook van toepassing zijn op andere overheidsorganen, in casu de ge
meenten. Ook daar zijn in het verleden en worden nog heden gemeentearchi
varissen of streekarchivarissen geconfronteerd met, oneerbiedig gezegd, ber
gen 'oud' papier. En de gemeenten moeten het doen zonder 'Winschoten'.
Nu de vraag of een speciale vorm van beheer voor semi-statische archieven
moet plaatsvinden, bevestigend is beantwoord, rijst meteen een tweetal nieu
we vragen op, namelijk
wat houdt die speciale vorm van beheer in?
wie gaat dat doen?
Om met de eerste vraag te beginnen, daarover kan ik kort zijn. Ik volsta met
te verwijzen naar de door de sub-commissie semi-statische archieven van de
Permanente Commissie Post- en Archiefzaken rijksadministratie uitgebrach
te lustrumbundel Aspecten van beheer van semi-statische archieven. Hierin
staan immers tal van relevante richtlijnen.
Interessant is het te kijken naar de tweede vraag 'Wie gaat dat doen?'.
Thans, bij de huidige tweedeling, is, formeel gezien, het beheer van archieven
in de semi-statische fase in die zin geregeld, dat de beheerder die verantwoor
delijk is in de dynamische fase, verantwoordelijk blijft tot aan de overbren
ging naar de archiefbewaarplaats. Ook bij de gewenste, meer organisatori
sche indeling van de levenscyclus van de archiefstukken in drie fasen, kan het
huidige juridische kader waarin het beheer in de dynamische én het beheer in
de semi-statische fase in één hand zijn, worden gehandhaafd, aldus de opvat
ting van de Commissie Nota Archiefbeleid en ik ben het daarmee eens.
Wij praten hier over de formele regeling van het beheer van zowel dynami
sche als semi-statische archieven. Dat betekent bijvoorbeeld voor mijn eigen
gemeente, de gemeente Roosendaal en Nispen, dat op grond van het Besluit
post- en archiefzaken, 'het hoofd van elk gemeentelijk orgaan-dit zijn de
verschillende diensten en bedrijven - belast met het beheer van de onder dat
42
43
