registratuur te herstellen. Men ontkomt evenwel niet aan de conclusie dat in
1980 de archiefdienst al vele jaren in de gelegenheid was geweest te profiteren
van het feit dat de zorg voor deze dienst door het gemeentebestuur werd be
schouwd als onderdeel van een politiek profijtelijk cultuurbeleid, terwijl men
er daarentegen geen ogenblik aan had gedacht de registratuur in hetzelfde
licht te zien. Het jaar 1980 is in dit verband belangrijk, omdat in dat jaar de
provinciale archiefinspecteur in Overijsel op verzoek van Burgemeester en
Wethouders van Deventer advies heeft uitgebracht over de vraag of de ge
meentelijke archiefdienst op haar wettelijke taak op het gebied van de ge
meentelijke archiefinspectie was berekend. De heer Van Heel heeft toen sa
men met de toenmalige gemeentearchivaris, de heer Woelderink, grondig ter
plaatse onderzocht hoe het met de dynamische en semi-statische archieven
was gesteld. In de slotzin van zijn rapport sprak de heer Van Heel de hoop uit
het beeld van de geconstateerde achterstand in archiefwerkzaamheden in De
venter niet zo zwart te hebben afgeschilderd dat hij de indruk had gewekt dat
die niet meer viel te verhelpen. U zal zich dus kunnen voorstellen dat er wel
enige tekortkomingen aan het licht waren gebracht.
Het onderzoek van de provinciale archiefinspecteur in 1980 beperkte zich
tot een zeventiental gemeentelijke instellingen. Met name de onderwijsinstel
lingen werden buiten beschouwing gelaten. Ik zal enkele zaken noemen die
niet in orde werden bevonden. Een goed functionerende voortgangs- en af-
doeningscontröle werd slechts bij twee diensten aangetroffen. Regel was
evenwel bij de onderzochte instellingen dat die controle totaal ontbrak. Al in
1971 was de praktijk dat aan gemeentelijke instanties gerichte brieven eenvou
digweg onbeantwoord bleven zo algemeen dat een zitting van de gemeente
raad uitliep op een discussie over het recht op antwoord van de burgers op aan
het stadsbestuur gerichte brieven. Helaas was het euvel na die discussie vrijwel
onverminderd blijven voortbestaan. Aan een systematische sanering van het
archief kwam men nergens in het gemeentelijke apparaat van Deventer toe.
Bij twee op de drie onderzochte instellingen werd nooit een stuk vernietigd.
De inspecteur beval dringend aan de overbrenging van de archieven vanaf
1930 tot aan 1945/1950 ter hand te nemen. Een te gering aantal met archief
werkzaamheden belaste ambtenaren bleek in het bezit te zijn van één of meer
diploma's archiefverzorging van de sod. Hoewel de grootste concentratie ge
kwalificeerde ambtenaren bij de afdeling Interne Zaken van de Secretarie
werd aangetroffen, bleek hun aantal ook daar onvoldoende te zijn. Juist In
terne Zaken kwam met name wat betreft de sanering slecht uit de bus.
De provinciale archiefinspecteur meende dat de door hem ter voorziening
in deze tekortkomingen aanbevolen maatregelen de begeleidende taak van de
gemeentelijke archiefdienst zozeer zouden verzwaren, dat toevoeging aan die
dienst van een full-time archiefinspecteur onontbeerlijk was om het de ar
chiefdienst mogelijk te maken de wettelijk voorgeschreven archiefinspectie
naar behoren uit te voeren. Het stadsbestuur van Deventer heeft naar dit ad
vies geluisterd. Zoals ik al eerder vermeldde is de staf van de gemeentelijke ar
chiefdienst in 1982 verrijkt met een archiefinspecteur.
Ik zou de betekenis van het rapport van provinciaal archiefinspecteur Van
Heel uit 1980 voor de draad van mijn betoog als volgt willen karakteriseren.
Tevoren was een duidelijk verschillende instelling van het gemeentebestuur
waarneembaar ten aanzien van de archiefdienst en de registratuur. De eerste
waardeerde het gemeentebestuur als een welkom instrument ter uitvoering
van een gemeentelijk cultuurbeleid dat een essentieel onderdeel vormde van
zijn politieke presentatie. De registratuur daarentegen werd beschouwd als
een noodzakelijk kwaad, een politiek stiefkind, dat in de ogen van het ge
meentebestuur niets van doen had met het culturele beleid. De heer Van Heel
is er in geslaagd het gemeentebestuur te bewegen grotere aandacht aan de re
gistratuur te wijden zonder op de principiële kant van de zaak in te gaan, door
nuchter het gemeentebestuur op de in de Archiefwet 1962 geschapen wettelij
ke plichten te attenderen. In het midden latend dat die plichten in de wet wa
ren beland juist om te bevorderen dat registratuur en archiefdienst als ver
lengstukken van elkaar werden gezien, heeft hij betoogd, dat de gemeente
zich grotere kosten in de toekomst zou besparen door spoedig aan zijn aanbe
velingen gevolg te geven. Dat neemt niet weg dat in de praktijk overeen
komstig de bedoeling van de wetgever door de toevoeging aan de archief
dienst van een full-time inspecteur de toenadering tussen archiefdienst en
registratuur ten zeerste gediend is geweest. De toeneming van persoonlijke
contacten tussen functionarissen van archiefdienst en registratuur werkte op
zich zelf genomen die toenadering reeds in de hand.
Overigens zijn sedert de komst van de archiefinspecteur de afgelopen twee
jaren natuurlijk te kort geweest om alle geschilderde euvelen te verhelpen.
Wel is een verbetering waarneembaar van het beheer van de dynamische en
semi-statische archieven. De door mijn voorganger ingestelde overleggroep
archiefbeheer is weer opgeleefd. Deze overleggroep houdt zich voornamelijk
bezig met het 'inbouwen' van de vernietiging in de dynamische fase van het ar
chiefbeheer en met de schoning van de archieven. De schoning is bij vele ge
meentelijke instellingen op gang gekomen. Het zogenaamde driehoeksoverleg
tussen administratie, archiefvormer en gemeentearchivaris krijgt daarom
steeds meer betekenis. De gemeentelijke vernietigingslijst van 1983 wordt ge
hanteerd. Van het recht om te vernietigen wordt uiteraard selectief gebruik
gemaakt. De bijlagen bij de gemeentelijke rekening bijvoorbeeld worden niet
zonder meer vernietigd. Bewaard blijven onder meer de borderellen van
woonwagens, de haven- en kaaigelden, de kohieren van schoolgelden en die
van de zakelijke belasting op het bedrijf. Bij vele instellingen is voorts de
voortgangs- en afdoeningscontröle merkbaar verbeterd. Dat is vooral ge
beurd nadat op 29 september 1981 een gemeentelijke verordening van kracht
werd die het recht van antwoord op aan de gemeentelijke overheid gerichte
brieven vastlegde.
Al met al blijft het een feit dat tot nu toe de archiefdienst in Deventer beter
is gevaren dan de registratuur. Anderzijds valt niet te ontkennen dat het ver
schil in benadering van beide instituten in het kader van het gemeentelijk
bestel kleiner wordt en dat de archiefinspectie in dit verband haar grote nut
bewijst.
Het valt natuurlijk te betwijfelen of deze ontwikkeling als een aanwijzing
mag worden opgevat dat het gemeentebestuur van Deventer meer dan tevoren
inziet, dat niet alleen aan de archiefdienst, maar ook aan de registratuur als
instituut culturele betekenis toekomt. Denkbaar is dat het gemeentebestuur
41
40
