Landelijke Kring van Gemeente- en Streekarchivarissen op 21 april 1983 in
Amsterdam, waar ten aanzien van de voorgestane, in de wet op te nemen, ver
plichte aanstelling van gemeente- en streekarchivarissen werd verwezen naar
de sinds de in werking treding van de Archiefwet 1962 gegroeide praktijk, on
der het motto: is het echt zo slecht gegaan, is het echt nodig tot ingrijpende
veranderingen te komen? Dit soort vragen kan ook gesteld worden ten aan
zien van de verhouding archiefwezen - registratuur en in het bijzonder ten
aanzien van de semi-statische archieven.
Uit het inventariserende gedeelte van mijn betoog heeft u kunnen beluiste
ren dat er in het beheer van de semi-statische archieven verschillende positieve
tendensen zijn te onderkennen. Mede door geïntensiveerde inspectie zijn in
samenwerking tussen registratuur en archiefwezen veel resultaten bereikt.
Toch neig ik er toe het VAN-standpunt te onderschrijven, vooral vanuit de
achtergrond dat een nieuw geformuleerd archiefbeleid, mogelijk gevolgd
door een nieuwe archiefwet, een sprong vooruit zou moeten betekenen op de
weg die met de Archiefwet 1962 is ingeslagen: het dichter bij elkaar brengen
van archiefwezen en registratuur. In de huidige situatie zijn ook negatieve ten
densen aanwezig en ik kom daarmee aan twee van de te behandelen punten.
Er is op dit moment géén wettelijke basis voor de opleiding van de beheerders
van dynamische en semi-statische archieven. Als gevolg daarvan is het moge
lijk dat onvoldoende geschoold personeel, bijvoorbeeld vanuit de sociale
werkvoorziening, wordt belast met sanering van archieven. De feitelijke ont
wikkeling naar een drie-fasenstructuur in het archiefbeheer vindt onvoldoen
de zijn vertaling in het Voorlopig Standpunt, ook naar het archiefwezen toe,
want een massale instroom van recent archiefmateriaal zal ook voor de scho
ling van de archiefambtenaren gevolgen hebben. Voor de bewerking van
semi-statische archieven worden nu meestal medewerkers geworven die oplei
ding op meerdere terreinen hebben gevolgd: én sod én Archiefschool én
bestuursacademie. Zou een meer geïntegreerde opleiding via een combinatie
of een samenwerking van rijksarchiefschool en sod niet veel beter aan de be
hoeften beantwoorden?
Het sinds de Archiefwet 1962 ingenomen standpunt dat de archivaris voor
taan nog uitsluitend geschoonde en geordende overheidsarchieven overneemt
heeft weliswaar de problematiek meer zichtbaar gemaakt, maar heeft de re
gistrator ook voor grote problemen geplaatst waarbij het archiefwezen zich
soms beperkt tot het stellen van eisen ten aanzien van bewerking. Toch zijn ar
chiefwezen en registratuur steeds meer op elkaar aangewezen als gevolg van
onder meer het openbaarheidsbeleid en automatisering. Ik ben dan ook blij
met de ontwikkeling van het fenomeen streekregistrator, waarbij vanuit het
archiefwezen een daadwerkelijke bijdrage wordt geleverd aan een meer geïn
tegreerd beheer van archieven in verschillende ontwikkelingsstadia. Maar al
leen al het gegeven dat dit verschijnsel zich bevindt op het randje van althans
de bedoeling van de Archiefwet zou reden kunnen zijn tot een heroverweging
van het beleid ten aanzien van de niet-overgebrachte archieven.
Mede door de komst van de streekregistratoren is er de afgelopen jaren op
sommige plaatsen veel bereikt bij sanering en ordening van over te brengen ar
chieven. Dat brengt mij tot de vraag naar de praktische haalbaarheid van een
verkorting van de overbrengingstermijn naar 20 of 25 jaar. Mijn antwoord
36
daarop is ja, mits. En dat mits houdt natuurlijk verband met de beschikbare
mankracht. Om enig idee te geven van aantallen die daarvoor nodig zouden
zijn bij de huidige werkmethoden meld ik u dat het bureau odrp bij zijn of
fertes uitgaat van een gemiddelde bewerkingssnelheid van 15 tot 20 meter per
man per maand.
De ervaring van de streekregistratoren in Noord-Brabant is dat die norm
aan de hoge kant is voor een kwalitatief goed eindproduct. Als u dit cijfer af
zet tegen de totale door mij geraamde omvang van de gemeentelijke semi-
statische archieven dan kunt u tot aardige aantallen benodigde nazorgfunctio
narissen komen. Ik zal die exercitie niet maken, omdat het zo in de praktijk
niet werkt, niet alleen omdat bij de jongere semi-statische bestanden door de
registratuur steeds meer rekening wordt gehouden met de toekomstige vernie
tiging door vorming van zogenaamde v.v.v.-series, maar ook omdat er mid
delen worden ontwikkeld die tot snellere sanering en tot sanering met behulp
van minder hoog gekwalificeerde functionarissen kunnen leiden.
Daarbij denk ik voor de korte termijn niet alleen aan automatisering (de
mogelijkheden lijken nu ook uit een oogpunt van betaalbaarheid interessant
te worden) maar vooral ook aan de ontwikkeling van zogenaamde stukken-
lijsten voor de administraties van lagere overheden. Momenteel wordt op initi
atief van de provinciale archiefinspectie in Noord-Brabant door enkele stree
kregistratoren en de archiefinspecteur van een streekarchief gewerkt aan een
stukkenlijst voor gemeenten. De verwachting is dat een voorlopig resultaat
binnen enkele maanden het licht kan zien. De vorm zal enigszins lijken op de
Handleiding Opbouw Archief Gemeentesecretarie, in die zin dat in de volg
orde van de code-VNG aan de hand van konkrete dossieromschrijvingen
wordt aangegeven welke stukken voor vernietiging vatbaar zijn. Hoewel uiter
aard die eerste aanzet verder zal moeten worden verfijnd voordat landelijke
toepassing in de praktijk zal kunnen plaatsvinden bestaat toch de hoop dat
daarmee een stuk gereedschap kan worden vervaardigd dat meer dan de soms
wat abstracte vernietingslijst uitvoering van de vernietiging in een hoger tem
po dan tot nu toe het geval was mogelijk zal maken.
Toch doet zich ook bij de ontwikkeling van zo'n middel de vraag voor of
het voldoende zijn bedding zal kunnen vinden in een te garanderen oplei
dingsniveau van degenen die er mee moeten omgaan omdat het anders in de
praktijk contra-productief zou kunnen werken.
Een samenhangende visie op de hele levenscyclus van archieven vergt ook
een beantwoording van de vraag die ook al bij de herziening van de Archief
wet 1918 werd gesteld, namelijk of het archiefwezen onder één ministerie
thuishoort.3 Het behoeft nauwelijks betoog dat het de eenheid van het ar
chiefwezen zeer ten goede zou komen als maar één ministerie belast zou zijn
met het archiefwezen. Bestendiging van de huidige gescheiden verantwoorde
lijkheden van twee ministeries zal remmend werken op een verder naar elkaar
toegroeien van archiefwezen en registratuur. Op gemeentelijk niveau kan dat
onder meer betekenen dat de positie van de gemeentearchivaris ten aanzien
van de gemeentesecretaris opnieuw onder de loupe moet worden genomen.
Zonder verder in te gaan op dit heikele punt noem ik het bewust, omdat bij
een verder naar elkaar toegroeien van archiefwezen en registratuur beide sec
toren daarvan consequenties zullen ondervinden.
37
