3 Als derde beheersvorm wil ik noemen die waarbij het beheer is opgedragen
aan aparte functionarissen. Ik reken daartoe in dit verband de zogenaamde
nazorgambtenaar zoals die in verschillende gemeenten bestaat en ook de zoge
naamde streekregistrator. Op rijksniveau kan de cas in Winschoten tot deze
categorie gerekend worden, al is door de centralisatie van de bewerking op één
punt de vergelijking met de gemeentelijke situatie moeilijk te maken. Met de
komst van de nazorgambtenaar lijkt de erkenning en institutionalisering van
een drie-fasenstructuur in het archiefbeheer een feit en kan worden voorzien
in de behoefte aan continuïteit.
Mijn opsomming van de verschillende beheersvormen voor de semi-statische
archieven pretendeert geen volledigheid. Wat ik er mee wil aangeven is dat er
in de praktijk-uitzonderingen daargelaten - weinig sprake is van een feite
lijk bewerken van die archieven door het personeel dat belast is met het ar
chiefbeheer in de dynamische periode. Op zichzelf kan dat reden geven tot
verwondering omdat de wetgever het beheer van de archiefbescheiden tot aan
de overbrenging in één hand heeft gelegd en niet heeft gekozen voor de in het
buitenland veel voorkomende figuur van zogenaamde tussendepöts.
Tegen die achtergrond is de constatering dat het registratiepersoneel in veel
gevallen geen kans ziet om de semi-statische archieven te saneren en te inven
tariseren voor sommigen een beladen constatering, die kan worden uitgelegd
als een tekort schieten van de beheerders van de dynamische archieven en
daarmee een nadenken over de oorzaken belemmert. Ik herinner mij in dat
verband dat de ontwikkeling van de CAS in Winschoten niet werd besproken
in de Commissie Nota Archiefbeleid. De voorzitter van die commissie was de
mening toegedaan dat de oprichting van de archiefselectiedienst in het geheel
geen nieuw beleid inluidde, maar integendeel slechts was bedoeld om een een
malige achterstand in te lopen, waarna de 'gewone' situatie van beheer door
de verschillende departementen en rijksdiensten zelf zou terugkeren. De ar
chiefselectiedienst zou in die visie slechts een zaak van tijdelijke aard zijn. Met
die argumenten is ook vaak op gemeentelijk niveau het tijdelijk aantrekken
van externe assistentie verdedigd, waarbij het bureau odrp van de vng al vrij
vroeg zogenaamde nazorgabonnementen aanbood. In die kring had men al
snel in de gaten dat externe hulp van de semi-statische archieven meestal niet
een eenmalige zaak was, maar na verloop van tijd wederom moest worden in
geroepen.
Voor het vervolg van mijn verhaal lijkt het mij nuttig nog even stil te staan
bij de vraag waarom de bewerking van semi-statische archieven meestal aan
derden wordt gedelegeerd en zo weinig door de beheerders van de dynamische
archieven zelf wordt verricht. Een voor de hand liggend en dan ook vaak gege
ven antwoord op die vraag is personeelsgebrek. In veel gevallen is dat ook de
waarheid. De formatie van de meeste afdelingen interne zaken of registratuur
bij de gemeenten is niet berekend op de bewerking van een stuwmeer van
semi-statisch archief. Toch zijn het ook andere oorzaken die een rol spelen bij
de terughoudendheid van registratoren. Laat ik er een paar noemen:
1 De opleiding van registratoren voorziet veelal (gelet op de veranderingen in de
cursussen moet ik geleidelijk gaan zeggen voorzag) onvoldoende in de kennis
van de gemeenteadministratie, zeker in retrospectief opzicht. Daardoor
wordt een toetsing of stukken van tientallen jaren oud, nadat de wetgeving
vaak ingrijpend is gewijzigd, vernietigd mogen worden vaak als zeer moeilijk
ervaren. Het saneren wordt daarmee tot een eigen discipline.
2 Registratoren voelen zich vaak bekneld tussen beleidsmedewerkers die zeer
uiteenlopende opvattingen over bewaring en vernietiging hebben en die op
vattingen vaak tot gelding kunnen brengen, soms tegen de mening van de re
gistratoren in. Anderzijds verlangt de archivaris een gesaneerd en geordend
archief, waarbij een dossierinventaris soms als onvoldoende wordt ervaren
(zie de discussies tussen Van Driel, Kooien en Fasel in het nab2).
3 De vernietigingslij sten gaven en geven, ondanks aangebrachte verbeteringen,
onvoldoende houvast voor een snelle en effectieve aanpak van de vernie
tiging.
Ook bij deze opsomming heb ik geen volledigheid nagestreefd, want minder
zakelijk te beredeneren, meer psychologische factoren spelen soms ook een
rol, zoals de als innerlijk tegenstrijdig ervaren bezigheid om aan de ene kant
dossiers te vormen om de administratie zo volledig mogelijk van informatie te
kunnen voorzien en anderzijds na verloop van tijd zo veel mogelijk informa
tie te vernietigen. Maar de belangrijkste reden ligt mijns inziens toch in het
simpele gegeven dat vaak de mankracht ontbreekt om een omvangrijke taak
aan te pakken die vanuit het oogpunt van het dynamisch archief ook niet al
tijd als urgent wordt gezien.
Door het besluit van de ministerraad van 26 maart 1971 om voortaan nog al
leen geschoonde en geïnventariseerde archieven in de rijksarchiefbewaarplaats
op te nemen, een besluit dat door veel gemeenten is nagevolgd, is een stuwmeer
ontstaan van semi-statische archieven. Het meest effectieve antwoord daarop
tot nu toe van de registratuur is het aantrekken van gespecialiseerde medewer
kers, de zogenaamde nazorgfunctionarissen, of in intergemeentelijk verband
de streekregistrator. In het laatste geval zijn de functionarissen aan archief
diensten verbonden, hetgeen uit formeel oogpunt opmerkelijk is. Het heeft on
getwijfeld ook te maken met het gegeven dat de komst van nazorgfunctionaris
sen door de meeste archivarissen krachtig is bevorderd.
Met het ten tonele voeren van de archivarissen wil ik mijn inventariserende
verhaal over de semi-statische archieven van gemeenten als het gebied tussen
registratuur en archiefwezen afsluiten om te komen tot de bespreking van de
punten die aan de sprekers van vanmiddag in het bijzonder zijn voorgelegd.
En omdat die punten in de vorm van stellingen zijn geformuleerd, alle voort
komend uit het standpunt van de van dat er een samenhangende visie moet
komen op de hele levenscyclus van archieven meende ik er goed aan te doen
nog eens zo objectief mogelijk de huidige situatie van semi-statische archieven
als benodigd onderdeel voor die visie te beschrijven. Ik had daar persoonlijk
behoefte aan omdat ik als mederedacteur van de Discussienota Archiefbeleid
ook mede heb bijgedragen aan de ontwikkeling van het VAN-standpunt en ik
voor mijzelf de ruimte wilde creëren voor een mogelijke herijking van de in
de Discussienota geformuleerde opvattingen over de verhouding archief
wezen-registrator. We hebben ook ten aanzien van andere in de Discussienota
opgenomen standpunten meegemaakt dat ze in andere, soms omgekeerde
richting werden omgebogen. Ik verwijs u daarvoor naar de studiedag van de
35
34
