code-VNG. Het merendeel van de Brabantse gemeenten is daartoe overgegaan
in de jaren '30, al zijn er ook bij die pas veel later zijn gevolgd, tot uiterlijk
rond 1950. Er is dus wel verschil tussen de gemeenten, maar globaal genomen
zijn de oudste semi-statische stukken zo'n 50 jaar oud en is er een duidelijke
begrenzing ten aanzien van wat algemeen heet het 'oud' archief, het overge
brachte archief onder beheer van de archivaris.
Naar het heden toe is die begrenzing minder duidelijk. Of archiefbeschei
den als dynamisch dan wel als semi-statisch worden aangemerkt hangt samen
met allerlei subjectieve factoren zoals de opvatting van het registratuurperso-
neel (soms worden bij voorbeeld nog geldende verordeningen van tientallen
jaren oud als dynamisch beschouwd), het aantal beschikbare kasten of soms
ook een regelrechte verwaarlozing van regelmatig afvoeren van stukken naar
het semi-statische bestand. Ik kom op die wisselende, vaak subjectief bepaal
de, benadering van de begrippen dynamisch en semi-statisch nog terug. Hier
wil ik volstaan met de constatering dat bij het overgrote deel van de gemeen
ten het begrip semi-statisch archief samenvalt met de archiefbescheiden over
een periode van ongeveer 50 jaren, vanaf circa 1930 tot circa 1980. Die consta
tering betekent dat we semi-statische archieven thans in maximale omvang
meemaken. Immers de wettelijk voorgeschreven overbrengingstermijn van 50
jaar is bereikt en de algemene wens om die termijn te verkorten tot 25 of zelfs
20 jaar zal moeten leiden tot kleinere semi-statische bestanden.
Over welke omvang praten we eigenlijk? De CBS-enquête van 19801 geeft
onvoldoende houvast: bij de gemeentesecretarieën in Nederland zou aan ar
chief vanaf 1900 71 kilometer aanwezig zijn. Daarbij zouden dan moeten
worden geteld 13,8 kilometer van gemeenten die deelnemen aan een streekar-
chivariaat. Totaal dus 84,8 kilometer archieven vanaf 1900 en overgebracht
naar een archiefbewaarplaats.
Afgezien van het feit dat de grens van 1900 een andere is dan die van de in
voering van de code-VNG, zijn deze gegevens ook volgens het cbs nauwelijks
bruikbaar omdat er geen scheiding bij is aangegeven tussen statisch, semi-
statisch en dynamisch archief. Bovendien is de CBS-enquête beperkt gebleven
tot de secretarieën en zijn de gemeentelijke diensten en bedrijven buiten be
schouwing gebleven. Ik baseer mij daarom op de feitelijke waargenomen
toestand in een groot aantal gemeenten: van 85 gemeenten in Noord-Brabant
(met een totaal inwonertal van 1.165.000) beschik ik over recente gegevens
(dat wil zeggen niet ouder dan 3 jaar). De totale omvang van de semi-statische
archieven in die 85 gemeenten bedraagt 25,5 kilometer.
Extrapolatie zonder meer van dat gegeven naar landelijk niveau is niet ver
antwoord omdat de situatie van gemeente tot gemeente zeer kan verschillen,
ook al gaat het hier om 10% van de Nederlandse gemeenten met circa 8% van
het inwonertal, op zichzelf voldoende voor een representatieve steekproef.
Bedacht moet worden dat in 41 van die 85 gemeenten al sinds jaren streekre-
gistratoren werkzaam zijn en ook dat in een tweetal grotere gemeenten meer
dan gemiddelde aandacht is besteed aan vernietiging van archiefstukken.
Daardoor is de totale omvang waarschijnlijk lager dan gemiddeld mag wor
den verwacht.
Extrapolatie van de gegevens kan dus maar zeer tentatief de richting aange
ven waarin de vermoedelijke omvang van semi-statische archieven bij de ge-
meenten in Nederland zich bevindt. Al naar gelang men kiest voor een factor
gebaseerd op het aantal gemeenten dan wel het inwonertal zou die totale om
vang kunnen liggen tussen de 255 en 306 kilometer! Daarmee wordt royaal het
beeld bevestigd dat de archieven van de laatste halve eeuw in omvang alle ar
chiefbescheiden uit vroeger eeuwen overtreffen en we voor een omvangrijk
probleem staan.
Is er over de omvang van de semi-statische archieven, hoe aarzelend ook,
nog iets te zeggen, over de ordeningstoestand is in algemene zin niet veel meer
op te merken dan dat het overgrote deel is opgezet met behulp van de code-
VNG, waardoor in de meeste gevallen een behoorlijke toegankelijkheid is ge
waarborgd. De ordeningstoestand varieert van geval tot geval heel sterk: van
de puinhoop op een zolder tot een keurig geordend archief, waaruit de vernie
tigbare stukken zijn verwijderd, en dat voorzien is van een zogenaamde be
schrijvende inventaris.
Laten we na deze algemene terreinverkenning eens nader kijken naar de ver
schillende wijzen waarop de semi-statische archieven worden beheerd. Het
formele kader is bekend: als niet-overgebrachte archieven worden ze beheerd
door de gemeentesecretaris, de facto door de registratuur. De archivaris, als
deze is benoemd, oefent beheersinspectie uit.
In de praktijk wordt met de bewerking en sanering van semi-statische ar
chieven op verschillende manieren omgesprongen:
1 Nog altijd komt de toestand voor waarbij het beheer beperkt blijft tot het be
waren als zodanig. Al dan niet regelmatig worden er stukken aan het bestand
toegevoegd en daarbij blijft het dan, tenzij bijvoorbeeld ruimtegebrek dwingt
tot het verlaten van een opberging op code-volgorde, waarna veelal een nume
rieke berging plaatsvindt. Aan selectie en vernietiging, laat staan herorde
ning, wordt weinig gedaan. Het is het niemandsland dat beantwoordt aan de
clichématige voorstelling die het grote publiek van archieven heeft. Een vari
ant op het geschetste beeld wordt gevormd door die gemeenten waar men uit
ruimtegebrek is overgegaan tot het incidenteel en soms ongecoördineerd
opruimen van vernietigbare stukken. Daarbij scoren vooral de bijlagen tot de
rekeningen hoog, omdat daarover de wijdverbreide opvatting bestaat dat ze
zonder enige nadere selectie de papiermolen in kunnen.
2 Een tweede, veel vaker voorkomende vorm van beheer is het incidenteel uit
besteden aan derden van vernietiging en eventueel herordening van gedeelten
van het semi-statische archief. Te denken valt daarbij aan de diensten zoals
het bureau odrp van de VNG verleent, maar ook andere vormen komen voor,
zoals assistentie vanuit de sociale werkvoorziening of het inschakelen van ge
pensioneerde of wegens zwangerschap uit de dienst vertrokken ambtenaren.
Hoewel deze aanpak uiteraard verre te verkiezen is boven een stilstandsituatie
kleven er in de praktijk veeel bezwaren aan die onder meer samenhangen met
het ontbreken van continuïteit. Ook wordt op deze wijze te zelden een archief
gedeelte als een afgesloten eenheid gesaneerd en geïnventariseerd. Is dat wel
het geval zoals bij de ordening van archieven van opgeheven gemeenten ge
beurd is, dan kan een eenmalige aanpak van een geheel semi-statisch archief
een belangrijke verbetering betekenen.
32
33
