1970 gegroeide achterstanden zou overgelaten moeten kunnen worden aan de
Centrale Archief Selectiedienst, die daartoe immers is opgericht. Ook zou de
cas moeten helpen bij het moderniseren van de inventarisatiemethoden. Het
archiefwezen is langzamerhand wel verlost van het gepeuter met het losse
stuk, dat al sinds de Handleiding voor de archivaris niet meer behoorde te
bestaan, maar we zijn er nog niet en de cas zou mee dienen te werken bij het
ontwikkelen van standaardschema's en werkt al mee bij het inschakelen van
de computer.
De automatisering is de grote opgave voor nu en de eerstkomende jaren. In de
USA verwacht men, dat het papierloze kantoor rond 1990 bij de federale admi
nistraties regel zal zijn en ook in ons land kan de rijksadministratie rond dat
jaar een groot deel van de overschakelingen wel achter de rug hebben. Er ver
andert veel. In de USA ging het State Department in juli 1973 voor het Foreign
Affairs Information System, dat met de klassieke methoden onhanteerbaar
werd, over op computerisering. In principe worden alle documenten, waarin
het buitenlands beleid bepaald, aangegeven of ter discussie gesteld wordt, in
het systeem opgenomen. Tezamen met de ingekomen en de uitgaande tele
grammen, 87% van het bestand, omvatte het systeem in 1981 800.000 stuk
ken, ongeveer drie maal de hoeveelheid per jaar in de periode 1954-1973. On
derzoek dat voorheen uren en dagen kostte en vaak eindigde met de conclusie,
dat de nota's niet te vinden waren, is vervangen door het snel per onderwerp,
naam of code 'optoetsen' van een stuk. Buiten het stelsel bleven topmateriaal
en de stukken van enkele, de eigen souvereine informatie-heerlijkheid verdedi
gende sectoren; evenals in ons land ligt ook in de usa de beslissing of een stel
sel volledig is en blijft, bij de politieke leiding.17
Overwogen werd de historische overzichten van het buitenlandse beleid niet
meer samen te stellen na twintig tot vijfentwintig jaar, maar, ten dienste van
de beleidsbepalers, reeds na enkele maanden. Hiermee zou de registratuur een
anticiperende funktie krijgen, die wel eens karakteristiek zou kunnen worden
voor de toekomst. Periodieke samenvattingen in beperkte oplagen van be
leidsondersteunende en beleidsbepalende gegevens beantwoorden aan artikel
11 van het besluit algemene secretarie-aangelegenheden 1980 (Stb. 182) en
kunnen ook het vernietigingsvraagstuk voor een groot deel oplossen.
De behoefte aan een coherente informatievoorziening groeit en terecht
schreef staatssecretaris Van Amelsvoort in een in juni van dit jaar bij de Twee
de Kamer ingediende nota, dat de burger erbij is gebaat de administratie en de
wetenschap, als de overheidsinformatie op één eenvoudige manier kan wor
den geraadpleegd, ongeacht waar die informatie vandaan komt.18 Zulk een
toegankelijkheidsstructuur staat of valt met samenwerking. Een verantwoord
openbaarheidsbeleid vraagt om procedures en om structuur. Aan de procedu
res is sinds Bakhuizen gewerkt en ze zijn bij de tijd. Aan de structuur valt nog
een en ander te doen. Die structuur moet berusten op samenwerking, afspra
ken en taakverdeling. De imponerende serie Overzichten van de archieven en
verzamelingen in de openbare archiefbewaarplaatsen in Nederland uitgege
ven onder auspiciën van de Vereniging van Archivarissen, toont, wat samen
werking vermag bij het behartigen van de belangen, ten dienste waarvan wij
30
zijn ingehuurd. Registratuur en archief zouden in de toekomst op moeten tre
den als een syndicaat, een syndicat d'initiative, een organisatie, die vreemde
lingen in de wereld van de overheden en de historische instituties op weg helpt.
Alleen in samenwerking van alle betrokkenen kan de toegankelijkheid van de
beleidsinformatie en de doorzichtigheid van het bestuur en het verleden wor
den bewerkt, die onontbeerlijk zijn voor een verantwoorde bezinning.
Noten
1 Besluiten der Eerste Kamer van het Vertegen
woordigend Lichaam, xxx2, 15 januari 1801,
bijlage, 9, 10.
2 a.e.m.ribberink, Registratuur en rijksadmi
nistratie in de 19e eeuw, ('s-Gravenhage (rijks-
archiefschool) 1968), 7.
3 Algemeen Rijksarchief, archief staatssecretarie
1741, 4 sept. 1823 nr 7.
4 Handelingen 1852-1853, 21 4-6.
5 Nederlands Archievenblad 79 (1975), 57 en
f.f.x.cerutti en F.A.BREKELMANS,fiwven van
de rijksarchivaris Bakhuizen van den Brink uit
zijn Brusselse en Haagse periode 1849-1861 ('s-
Gravenhage 1975), 57.
6 r.fruin, De gestie van dr. R.C.Bakhuizen van
den Brink als archivaris des rijks 1854-1865
('s-Gravenhage 1926), 142.
7 Alsvoren, 140.
8 Alsvoren, 142.
9 nab 53 (1958/9), 136.
10 Archiefraad, verslag 1971, ('s-Gravenhage
1972), 17, 39, 42.
11 b. brachmann, Management and human re
sources, x International Congress on Archives
Bonn 1984, 22.
12 Modern public records, selection and access,
report of a committee appointed by the Lord
Chancellor, chairman sir Duncan Wilson
gcmg. (London 1981), par. 533.
13 Handelingen 1970-1971, aanhangsel u, 1681.
14 Ministerie van crm, persbulletin 1626, 28 mei
1975.
15 c.r.niessen, Tableau van de Arob-jurispruden
tie over de wob, (Den Haag 1983, achter
grondstudie nr xi evaluatiecommissie openbaar
heid), 28; Raad van State afd. rechtspraak 30
juni 1982 a-1.0050 (1982) Sp 12: Arlmann/Vrij
Nederland contra Algemene Zaken.
16 nab 88 (1984), 245.
17 American Archivist 45 (1982), 142 e.v.
18 Handelingen 1983-1984, 16 693 nr 11 blz. 8.
2-2 Semi-statische archieven, niemandsland of frontlinie
I.W.L.A. Caminada
De titel van mijn bijdrage is gekozen tegen de achtergrond van de opvatting
van de van dat er een samenhangende visie op de hele levenscyclus van ar
chieven dient te komen, vanaf hun ontstaan tot en met hun uiteindelijke
bestemming als cultuurgoed. De van is derhalve van mening dat die samen
hangende visie er thans niet is. De reden daarvoor zou men kunnen zoeken in
een gebrek aan interesse voor het terrein tussen archiefwezen en registratuur,
het terrein van de semi-statische archieven. Maar het zou kunnen zijn dat het
ontbreken van die samenhangende visie een gevolg is van het huidige wettelij
ke kader.
Laten we om te beginnen wat aan terreinverkenning doen. Wat zijn die semi-
statische archieven, hoe omvangrijk zijn ze, wat is de ordeningstoestand? Bij
die terreinverkenning beperk ik mij tot de gemeentearchieven en baseer ik mij
op de situatie in Noord-Brabant.
Onder semi-statische archieven worden algemeen verstaan die archiefbe
scheiden die door de administratie zijn afgezonderd van het dynamisch ar
chief, maar nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, c.q. nog
niet onder het beheer van de archivaris zijn gesteld. In de tijd gezien betekent
dat dat het gaat om archiefbestanden die teruggaan tot de invoering van de
31
