gelijks bestuur) de bij zijn aantreden, in 1980, bestaande grote achterstand in
de publikatie van de acta ingehaald. De penningmeester Mahieu dringt aan op
grotere propaganda voor en afname van de verslagen en van de vorig jaar ge
reedgekomen index op de verslagen van de eerste zestien Tables Rondes. Na
jarenlange aarzeling zal nu toch eindelijk een poging gedaan worden om,
naast de Franse editie, een Engelse versie van de verslagen te produceren. Ma-
ta Castillón zal bovendien trachten een Spaanse samenvattende publikatie van
de laatste Tables Rondes van de grond te krijgen.
Vervolgens moet een nieuw Bureau worden gekozen, dat echter eerst na het
internationale archiefcongres in 1984 in functie zal treden (in een congresjaar
komt de Table Ronde alleen in huishoudelijke vergadering bijeen). De enige
kandidaten (Gauye als president, Ketelaar als secretaris) worden bij acclama
tie gekozen, evenals de adviserende leden.
Oldenhage en Van Albada krijgen, als onderscheidenlijk organisator van
het congres in 1984 en coördinator van de internationale archiefweken, het
woord om de aanwezigen op te wekken tot deelneming aan de activiteiten.
Warner nodigt de Table Ronde voor de 23e vergadering (1985) uit in Austin
(Texas), waar men de gast zal zijn van de Lyndon B. Johnson Presidential Li
brary, onderdeel van het federale archiefsysteem. Favier herinnert aan het
besluit dat er een schriftelijke bevestiging moet zijn dat alle deelnemers in het
ontvangende land welkom zullen zijn.
Section of professional archival associations (spa)
Aan de in Bratislava gehouden bijeenkomst van de spa namen naast zes
bestuursleden (Joegoslavië, Nederland, Spanje, Canada, Israël en Polen) en
een plaatsvervangend bestuurslid (Groot-Brittanië) vertegenwoordigers van
twee verenigingen (Frankrijk en Zwitserland) en enkele waarnemers deel.
De agenda telde zeven punten.
De voorzitter kon eindelijk naast een concept voor de Directory (adresboek
van verenigingen) het eerste nummer van het mededelingenblad van de spa
Janus aan de vergadering aanbieden. De samenstellers en de van, die de ex
ploitatie van beide verzorgt, kregen lof toegezwaaid. Aangekondigd werd dat
de lezingen van de Workshop van het ixe Archiefcongres in Londen (gewijd
aan niet-overheidsarchieven) in de afleveringen 2 en 3 van het blad zullen ver
schijnen.4
De gewenste samenstelling van het bestuur nam een groot deel van de tach
tig minuten, die de vergadering duurde, in beslag. Het standpunt van de voor
zitter dat verwacht mag worden dat naast de voorzitter, de secretaris en een
toegevoegd bestuurslid, ook andere bestuursleden ter vergadering verschijnen
kreeg bijval. Betreurd werd dat in een enkel geval zelfs niet van een papieren
lidmaatschap gesproken kan worden. De vergadering verzocht het bestuur in
de eerstkomende bestuursvergadering de organisatie van het bestuur nog
maals te agenderen. Vrijwel algemeen was het gevoelen dat niet te spoedig tot
een drastische vermindering van het aantal bestuursleden zou moeten worden
besloten: mee kunnen doen werd belangrijker geacht dan mee doen.
De pogingen van de coördinator voor de Internationale Archiefweken 1984
142
om in Bonn door zoveel mogelijk landen audio-visuele presentaties te laten
verzorgen werden gewaardeerd. De op dat moment nog geringe respons werd
niet verontrustend geacht.
De Nederlandse initiatieven voor een post-congres tour langs archieven in
België en Nederland en voor een cursus bij de rijks archiefschool werden met
belangstelling ontvangen.
Aanbevelingen
In de slotzitting van de Table Ronde presenteert Favier de door de commissie
van rapporteurs ontworpen aanbevelingen (zie bijlage). Door ervaring wijs ge
worden vermijdt de president discussie en blijven we gespaard voor redactio
nele muggenzifterij.
Conclusie
Terugziende is de conclusie dat deze Table Ronde nuttig is geweest, al was het
slechts als aanleiding tot de enquête die de basis vormde van het door Franz
gemaakte rapport. Dat rapport vormt - evenals zijn rapport voor de 19e Table
Ronde in Stockholm en de stukken voor de 20e Table Ronde in Kuala Lum
pur-een niet genoeg te waarderen praktische samenvatting van de status
questionis. De conferentie zelf was minder levendig dan anders, maar bood
toch veel gelegenheid tot reflectie op het probleem van de massale papierpro-
duktie. Door kennis te nemen van de oplossingen en opvattingen in andere
landen gaat men de gepretendeerde volmaaktheid van de eigen aanpak relati
veren. Enerzijds ervaart men dat elders in de wereld archivarissen gelijksoorti
ge problemen als hier hebben, anderzijds beseft men dat in Nederland het pro
bleem van de selectie van massale dossierbestanden nog nauwelijks weten
schappelijk is doorgedacht en aangepakt. Dat sampling tijdens deze Table
Ronde mede door Nederlandse interventie wat van de glans van de panacée
heeft verloren is dan een schrale troost.
Recommendations
Considering that the proliferation of records, which is shown by statistical da
ta, to have reached disquieting proportions, is making the task of the archivist
harder and necessitates the application of new and effective methodologies in
the fields of appraisal, listing and use,
considering that medium and long term planning will be needed to match the
limited resources of administrations and archives alike in the several areas un
der consideration,
considering that archivists are therefore compelled to undertake general sur
veys of the records production within their administrations and to formulate
143
