De Table Ronde des Archives in vergadering. Dr. W.I.Smith (Canada) voert het
woord. Op de tweede rij links, tussen Polen, de Philippijnen en Papoea Nieuw-Guinea,
de delegatie uit Nederland (Pays-Bas).
Duchein (Frankrijk) licht toe dat in zijn land vanouds reeds uit allerlei bestan
den elk tiende jaar bewaard wordt. Steekproefsgewijs bewaren wordt zeer
voorzichtig toegepast bij fondsen die goed geordend zijn. Hij is het met Kete
laar eens dat het nemen van een statistisch verantwoorde steekproef geen werk
van de archivaris is. Ook in Italië, aldus Crespo, zet men grote vraagtekens bij
sampling. Garcia Belsunce (Argentinië) beklemtoont de neutraliteit van de ar
chivaris ten opzichte van bronnen en onderzoekers; door sampling kan deze in
gevaar komen. Lundqvist (Zweden) acht het gevaarlijk als de archivaris geen
dialoog met de onderzoeker voert. Maar die onderzoeker betaalt niet voor het
bewaren van de massa papier, stelt hij vast. Smith (Canada) is het oneens met
Ketelaar: selectie is een authentieke verantwoordelijkheid van de archivaris;
sampling is één van de selectiemethoden. Allsberg sluit zich hierbij aan. Dat de
steekproeven niet door onderzoekers worden gebruikt zegt nog niets over hun
waarde in de toekomst. Franz acht Ketelaars opvatting te strikt, maar is het
wel met hem eens dat het statisch bewerken van bestanden niet de taak van de
archivaris is. Favier merkt op dat bij machine-leesbare archieven de steek
proef al gemaakt is door de natuur van het medium: het bewaren van een
print-out op een bepaald moment is een sample. Hij waarschuwt tegen het in
stitutionaliseren van het consulteren van historici (dat zijn altijd historici van
vandaag, niet van morgen) bij de selectie. Er is geen religie van wel of niet
sampling: men moet de selectiemethoden combineren. Een gevaar van samp
ling is dat een steekproef nü goed kan zijn, maar straks van onwaarde. Zo had
men in Frankrijk op een bepaald moment besloten dossiers van personen wier
achternaam met een b begon te bewaren en de rest te vernietigen. Na enige ja
ren bleken personen van Noordafrikaanse afkomst (Ben oververtegen
woordigd en de steekproef dus van onwaarde.
Roper sluit af door te waarschuwen voor de lobby van sociale wetenschap-
140
pers en voor het gevaar dat door het vernietigen van teveel case files een verte
kend beeld overblijft van de overheidsactiviteiten die zozeer bestaan uit het
werken met case files. Hij suggereert een tussendepot waar gedurende een jaar
of vijf case files bewaard worden, met het aanbod aan de sociale wetenschap
pers om ermee te werken, zo nodig na bijsturing van hun onderzoeksprogram
ma. Laten we niet vergeten dat wat over is gebleven uit de middeleeuwen ook
slechts een sample is. Met Granström (Zweden) is Roper van mening dat
sampling in de toekomst minder nodig zal zijn, daar juist de case files in de
computer zullen zitten c.q. voor 100% op meer compacte media zullen kun
nen worden bewaard.
Administratieve toegangen
In de derde werkzitting introduceerde Ketelaar het hoofdstuk van Franz' rap
port dat handelt over administratieve toegangen en hun bruikbaarheid voor
later onderzoek. Bovendien bespreekt het rapport de mogelijkheden van ver
korte beschrijving (plaatsingslijsten). Kennelijk zijn dit problemen die voor
namelijk in de oude landen van Europa spelen en niet in de Nieuwe wereld
noch in de Derde wereld. De interventies bleven daardoor beperkt. Ermisse
(Frankrijk) verklaart de moderne Franse methodiek, waarin de lijst bij het
procesverbaal van overbrenging de basis voor de ontsluiting is. Het cadre de
classement' en de ontsluiting door een analytische inventaris zijn voor de mo
derne archieven verlaten. Toch blijven er bijzondere bestanden die door het
'bordereau de versement' onvoldoende toegankelijk zijn en waarvoor de ar
chivaris een inventaris moet maken. In het algemeen echter volstaan de
processen-verbaal, samen met thematische gidsen. Mata Castillón (Spanje)
pleit ervoor de archivistiek in de administratie te introduceren, opdat de admi
nistratieve toegangen aan hogere eisen kunnen voldoen. Weilbrenner en
Evans (Unesco) wijzen op de mogelijkheden van geautomatiseerde toegangen.
Evans schetst het probleem van de overbrenging van archieven van nog voort-
werkende administraties. In Frankrijk lost men dit op door de archiefgehelen
naar herkomst met behulp van de computer te reconstrueren, maar de stukken
materieel in volgorde van binnenkomst te nummeren en op te bergen. Duchein
vraagt wat te doen met de administratieve toegangen waarin ook de inmiddels
vernietigde stukken zijn vermeld. Volgens Favier moet ook hier de computer
oplossing bieden, al erkent hij de zwakten van trefwoordenontsluiting met de
computer. Het Public Record Office, aldus Roper, heeft de administratie er
van kunnen overtuigen dat er betere toegangen geproduceerd moeten worden:
het pro controleert deze en adviseert bij de samenstelling. Ook Wagner (brd)
benadrukt het belang van training van registratoren.
Huishoudelijke vergadering
De laatste middag is als gebruikelijk bestemd voor de huishoudelijke vergade
ring van de Table Ronde. Secretaris Franz kan het zojuist van de pers geko
men verslag van de vorige Table Ronde tonen.3 Daarmee heeft het Bureau (da-
141
