Lijsten van voor vernietiging in aanmerking komende stukken die alle over
heidsorganen betreffen, bestaan in de socialistische landen, maar ook in Is
rael. In Finland streeft men ernaar in 1987 een dekking van alle overheidsorga
nen met vernietigingslijsten te hebben. Nederland noemde als streefdatum
1993. In verschillende landen bestaan algemene vernietigingslijsten (betreffen
de stukken die bij alle overheidsorganen voorkomen, zoals personeelsdossiers
en comptabele stukken), naast lijsten specifiek voor bepaalde organen. Het
rapport van Franz gaat in op de praktijk van samenstelling en uitvoering van
de vernietigingslijsten.
Substitutieverfilming is internationaal de term voor verfilming van archief
bescheiden en vervolgens vernietiging van de originelen (in ons land wordt met
substitutiefotografie veelal bedoeld het vervaardigen van reprodukties die
door het publiek in de plaats van de overigens te bewaren originelen kunnen
worden geraadpleegd). Substitutie verfilming wordt echter nog weinig toege
past, vooral vanwege de kosten. Maar sommige internationale organisaties,
zoals de World Health Organization en de Food and Agriculture Organizati
on, passen substitutiefotografie op grote schaal toe.
Weilbrenner (Canada) vroeg de aandacht voor nieuwe mogelijkheden als de
beeldplaat. Zijn kritiek dat Franz' rapport teveel descriptief is en niet ingaat
op de toekomstige uitdagingen was juist, maar miskende de fasering die inter
nationale meningsvorming nu eenmaal kenmerkt: eerst na kennisneming van
de actuele situatie kan men komen tot synthese en analyse en vervolgens tot
beleid voor de toekomst.
Verbazingwekkend was de mededeling van Fenglou dat de toeneming van
dynamische archieven in China (nog) geen groot probleem is. In veel ontwik
kelingslanden, aldus Akinfemiwa (Nigeria), ontbreekt een wettelijke basis
voor records management (registratuur). Het beleid van Warner, archivist of
the United States, is gericht op 'nul-groei' van de federale records centres: er
moet evenveel worden vernietigd c.q. aan de federale archiefdienst worden
overgedragen als er binnenkomt vanuit de administratie. Het afgelopen jaar
gaf voor het eerst een daling van de aanwas aan archieven in de Amerikaanse
records centres te zien. Dit wordt bereikt door kortere bewaartermijnen (voor
de belastingaangiften bijvoorbeeld is de termijn verlaagd van 7 tot 5 jaar),
striktere selectie en het bij de administratie bevorderen van het overzetten op
microfilm.
Booms (Prasident des Bundesarchivs, brd) vraagt of niet ook sprake is van
inflatie van het onderzoek: moeten we werkelijk iedere vraag kunnen beant
woorden en daartoe alle papier bewaren? Franz concludeert dat het probleem
van de papierexplosie meer klemmend is in landen met een gecentraliseerd
staatsbestuur. Het lijkt mij toe dat dit wel juist is vanuit het gezichtspunt van
een nationale archiefdienst, maar niet als men het archiefwezen in een land als
geheel bekijkt. Roper wijst op de omvang van de 'case-files': series dossiers in
zake een gelijk onderwerp, maar elk een individueel geval betreffende. Deze
informatie wordt hoe langer hoe meer alleen in machine-leesbare vorm be
waard. De archivaris moet in een vroeg stadium bij de automatisering worden
betrokken. De ontwikkeling naar een 'less paper office' of zelfs een 'paper
less office' bergt het gevaar in zich dat de verschillende stadia van besluitvor
ming niet meer gedocumenteerd blijven. Volgens recente berekeningen van
138
het Public Record Office in Londen is microverfilming om ruimte te besparen
nog steeds duurder dan het bewaren van de originelen.
Favier waarschuwt voor de tendens bij de administratie om, ter wille van de
geschiedschrijving van de eigen dienst, alles te bewaren. Beoordeling van de
historische relevantie blijve echter een taak van de archivaris. Ketelaar haakt
in op Ropers woorden: archivarissen moeten zich actief bemoeien met de kan
toorautomatisering als middel om de papierexplosie te stoppen. Ook Gauye
(Zwitserland) en Franz bepleiten een actieve opstelling: de archivaris beperke
zich niet tot wat de administratie hem in de schoot werpt.
Sampling
De tweede werkzitting was gewijd aan 'sampling' als mogelijkheid om de mas
sa's papier te reduceren. Sampling is het slechts bewaren van een voor het ge
hele bestand representatief deel. Dat kan gebeuren door selectie van enkele
specimina (zoals bij ons bijvoorbeeld toegepast bij het archief van de Effec
tenregistratie)1 of een chronologische selectie, bijv. de bescheiden van elk tien
de jaar. Ook kan men van enkele kantoren het archief geheel bewaren en van
de andere geheel vernietigen (in Nederland: toepassing van de 'museum
gedachte' bij de rechterlijke archieven).2 Een derde methode is de statistische
steekproef, bij voorkeur met behulp van een 'random number table', maar
ook vast toegepast met andere criteria: bijv. vernietiging van alle dossiers van
personen wier achternaam met een bepaalde letter begint of wier registratie
nummer of geboortedatum op bepaalde cijfers eindigt. Zo worden in Dene
marken medische en andere persoonsdossiers geselecteerd van personen gebo
ren op de le, 11e en 21e van de maand om 10% over te houden en op de le, 6e,
11e enz. als een 20% steekproef vereist wordt. Het stadsarchief in Keulen be
gon zo'n twintig jaar geleden met alle dossiers van personen wier achternaam
met een h begint te selecteren voor bewaring. Dit had tot gevolg dat buitenlan
ders uit mediterrane landen (waar nauwelijks achternamen met een h begin
nende voorkomen) niet in de steekproef vertegenwoordigd waren. De steek
proef is daardoor niet a-select en, statistisch gezien, onbruikbaar.
In zeventien landen (38% van de respondenten op de enquête) worden
sampling-technieken gebruikt. Maar tot nu toe blijkt dat de door deze metho
den geselecteerde dossiers niet of nauwelijks door de onderzoekers worden ge
bruikt.
Roper wijst in zijn inleiding erop dat sampling niet geschikt is voor beleids
dossiers, noch voor bestanden met een variëteit aan onderwerpen. Sampling
van case files geschiedt alleen voor statistische doeleinden; het kan de onder
zoeker die een bepaald individueel dossier zoekt (genealogen:) niet helpen.
Voor kwantitatief onderzoek heeft alleen de random-sample waarde, maar die
is in het archiefwezen slechts beperkt toepasbaar. De omvang van de steek
proef hangt af van die van het totale bestand en van het aantal variabelen.
Ketelaar doet een (geslaagde) poging de discussie te verlevendigen door zich
principieel tégen sampling te verklaren. De administratie vormt archieven niet
met het oog op toekomstig historisch-statistisch onderzoek. Elke bemoeienis
met het gevormde archief om dit voor onderzoek te modelleren komt neer op
re-creatie, dus op vervalsing.
139
