Discussie
Rubricering
Stel, in uw archiefbewaarplaats berust het archief van huize Boterbloem. Op een goede
dag komt de eigenaar van huize Pinksterbloem te overlijden en zijn erfgenamen schen
ken het huisarchief aan uw archiefbewaarplaats. Na verloop van tijd wordt geïnventari
seerd en dan blijkt dat in het huisarchief Pinksterbloem stukken zitten, die eigenlijk be
ter zouden passen in het huisarchief Boterbloem. Eén van de vroegere eigenaren van
Pinksterbloem had namelijk ook Boterbloem in bezit gehad. Wat doet u? Voegt u de
stukken bij het Boterbloem-archief, daarmee misschien handelend in strijd met het
struktuurbeginsel? Of laat u in het Pinksterbloem-archief, wellicht op gespannen voet
met het bestemmingsbeginsel?
P. Brood.
Twee schema's van een huisarchief
Persoonlijk gedeelte
Geslacht X
Geslacht Y
Aanverwante geslachten
Zakelijk gedeelte
Huis, waaronder heerlijkheid
Overige goederen
Stukken betreffende het Huis
Stukken betreffende andere goederen
Persoonlijke stukken
Geslacht X
Geslacht Y
Mevrouw Ruitenberg wijst er nog eens op, dat vooral bij inventarisatie van familiear
chieven het gevaar van overrubricering bestaat. Men moet zo sober mogelijk rubrice
ren. Hiermee kan worden voorkomen dat de rubrieken elkaar niet geheel wederzijds
uitsluiten, terwijl voorts de eenheid van indelingsoptiek beter valt te handhaven. Wor
den onder één persoon slechts een gering aantal stukken beschreven, dan behoeft de ru
bricering niet expliciet te worden vermeld. Door middel van extra witruimte kan men
aangeven, dat men wel dezelfde indeling hanteert als bij de personen, van wie een meer
substantiële hoeveelheid stukken wordt beschreven.
[176]
Verzamelde stukken
Dikwijls valt niet uit te maken of stukken zijn verzameld of niet. Inventarisatoren gaan
dan met hypotheses werken om het familiearchief in engere zin en de als verzameld be
schouwde stukken te scheiden.
In plaats van het aanbrengen van een dergelijke kunstmatig onderscheid kan men beter
wat water in de wijn doen door af en toe af te wijken van het al dan niet op fictieve
gronden toe te passen herkomstbeginsel en de stukken plaatsen bij de persoon, op wie
de stukken betrekking hebben, ook als van deze persoon verder geen archiefbescheiden
zijn bewaard gebleven.
Nalatenschapsstukken
Ten aanzien van deze categorie stukken wordt regelmatig afgeweken van de toepassing
van het herkomstbeginsel. Wanneer niet bekend is van welk afzonderlijk familielid de
ze stukken afkomstig zijn, worden ze geplaatst bij de erflater.
In een ander opzicht is de plaatsing van nalatenschapsstukken ook niet geheel conse
quent. Hoewel men in deze categorie stukken dikwijls zowel stukken van persoonlijke
als van zakelijke aard aantreft, worden ze ondergebracht bij de hoofdafdeling 'perso
nalia'. Dienovereenkomstig wordt gehandeld ten aanzien van processtukken, waarin
men ook veelal realia aantreft.
A Igemeen/bijzonder
Rubrieken 'algemeen' dienen zoveel mogelijk vermeden te worden, maar wat te doen
met series dagboeken en correspondentie? Een mogelijke oplossing is deze vooraan te
plaatsen onder de kop personalia of elders, daar waar het grootste gewicht ligt, terwijl
men verder werkt met verwijzingen. In ieder geval dient een herhalen van de rubriek al
gemeen onder de hoofdindeling 'bijzonder' vermeden te worden.
Bervoets maakt onderscheid tussen ambtelijke stukken en stukken betreffende het open
bare leven. Hij wijst erop dat het begrip ambtenaar voor en na de Franse revolutie ver
schillend is. Brood voelt niet voor dit onderscheid en pleit ervoor zoveel mogelijk onder
eenzelfde categorie onder te brengen: stukken betreffende functies in het openbare leven.
Den Teuling acht het onjuist overerfbare stukken onder persoonlijke stukken te rang
schikken. Hij voelt meer voor een onderverdeling van personalia in:
a. zuiver persoonlijk
b. ambtelijk en openbaar leven.
De rubriek zakelijke stukken zou gereserveerd moeten worden voor overerfbare zaken.
Voor de goede orde wordt nog eens naar voren gehaald dat collatie- en patronaatsrech
ten zakelijke rechten zijn.
Stukken van echtgenoten
Deze kunnen het beste bijeen worden gehouden en per echtpaar gerangschikt worden.
Dat maakt bijvoorbeeld de behandeling van condoléances eenvoudiger.
Mevrouw Bos pleit voor gemeenschappelijke beschrijving waarin men, indien dat be
kend is, uit laat komen voor of van welke van de beide partners het stuk is.
[177]
