Die dwang is er niet gekomen en dankzij behoedzaam optreden van menig archivaris
zijn de meeste heerlijkheidsarchieven toch in rijks- en gemeentearchieven terecht geko
men.
Een heerlijkheidsarchief hoeft niet alleen maar in een huisarchief voor te komen. Als de
heerlijkheid aan het huis gebonden is, dan is dat voor de hand liggend, maar wanneer
een familie de heerlijkheid bezit, dan kan het heerlijkheidsarchief ook in een familiear
chief zitten. De familie van Boetzelaer bijvoorbeeld bezat meerdere heerlijkheden met
de archieven.
Het heeft lang geduurd, voordat familie- en huisarchieven geaccepteerd zijn als archie
ven, mevr. Ruitenberg zette dat al uiteen. De Handleiding vond dat familie- of huisar
chieven geen archieven waren, maar een conglomeraat van papieren en stukken, die de
verschillende leden van een geslacht of bewoners van een huis in handen hadden gekre
gen en bewaard. Er was geen organisch verband van de stukken.
De Nederlandse Archiefterminologie verliet dit standpunt deels: familie- en huisarchie
ven zijn geen échte archieven, maar ook geen verzamelingen. Ze bevatten niet ambts
halve opgemaakte of ontvangen stukken, maar wel hadden ze een exclusieve bestem
ming. Een tussenweg dus.
Het nieuwe Lexicon vindt'het wel archieven: 'een archief is een geheel van archiefbe
scheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen uit
hoofde van zijn/haar aktiviteiten of vervulling van zijn/haar taken'. Heel ruim dus. De
meest toegepaste methode van ordening is die, waarbij onderscheid gemaakt wordt tus
sen persoonlijke en zakelijke stukken. Onder de persoonlijke stukken vallen dan huwe
lijkspapieren, financiële stukken, enz., maar ook ambtelijke stukken. Onder zakelijke
stukken ressorteren de stukken betreffende beheer van rechten en goederen en de uitoe
fening van heerlijke rechten. Andere, veel minder toegepaste manieren van ordening
zijn:
- persoonlijk; zakelijk; ambtelijk
- algemeen (waaronder ambtelijk); persoonlijk; zakelijk
- huis; andere goederen; persoonlijke stukken
Een aantal punten verdient enige nadere aandacht.
Heerlijkheidsarchief. In Nederland is de indeling persoonlijk-zakelijk vrij algemeen
voor huis- en familiearchieven. Het heerlijkheidsarchief wordt meestal geordend onder
de stukken van zakelijke aard. De heerlijkheid wordt aldus beschouwd als een recht of
eigendom.
Het is vanzelfsprekend dat het heerlijkheidsarchief als een eenheid beschouwd moet
worden en ook op die wijze geordend en beschreven. Om deze laatste reden wordt het
ook wel als afzonderlijk geheel (dus niet onder de zakelijke stukken) beschreven.
Ambtelijke stukken, of ruimer, stukken betreffende het openbaar leven. Vele van de
bewoners die de havezaten, kastelen of andere huizen bewoonden, bekleedden allerlei
openbare funkties: in het plaatselijk, gewestelijk of landsbestuur, in de rechterlijke
macht, als ambtenaren (rentmeesters, ontvangers, secretarissen). Regelmatig zijn stuk-
ken, die uit hoofde van een funktie werden ontvangen of opgemaakt, in het partikuliere
archief achtergebleven. Vaak werden de werkzaamheden ook thuis verricht. Het begrip
'ambtelijk' moet ruim worden opgevat: het behelst alle soorten funkties, van voorzitter
van een erecomité tot minister. Ook in huisarchieven worden regelmatig deze stukken
aangetroffen. De twee meest voorkomende wijzen van ordening zijn:
- onder stukken van persoonlijke aard, bij de betreffende persoon.
- als aparte afdeling ambtelijke stukken.
De eerste methode is formeel juister, de tweede heeft het voordeel dat direkt een over
zicht verkregen wordt van het ambtelijke gedeelte, dat t.a.v. de inhoud van bijzondere
aard kan zijn.
Realia. De stukken van zakelijke aard (realia) vormen vaak een belangrijk bestanddeel
van familie- en huisarchieven. Het bezit van onroerende goederen was een onmisbaar
element. Is de wijze van ordening bij persoonlijke stukken (personalia) naar de per
soon, bij zakelijke stukken is die in principe naar geografisch objekt. Deze hoofdregel
wordt vrij algemeen toegepast. In enkele inventarissen wordt dit onderscheid niet ge
maakt, maar worden ook eigendomsbewijzen onder de stukken van de persoon, die ze
verwerft, geordend.
Wanneer daartoe aanleiding bestaat, wordt een onderverdeling in goederen (eigen
domsbewijzen, pachten, processen over eigendom) en rechten gemaakt.
In huisarchieven met een heerlijkheidsarchief wordt eerst het heerlijkheidsarchief be
schreven. De onderverdeling daarvan is conform andere overheidsarchieven. Daarna
volgen de overige stukken van zakelijke aard.
De nadere ordening van zakelijke stukken is:
- eerst het huis en direkte omgeving
- dan plaatsen in dezelfde provincie
- overige plaatsen.
Doorlopende reeksen. Wanneer in een huis de administratie van de bezittingen en rech
ten, aan dat huis verbonden, is gevoerd, heeft dat vaak grote, doorlopende series re
gisters, rekeningen, bijlagen, e.d. tot gevolg gehad. Maar hoe moeten die pachtre-
gisters, jaarrekeningen van de rentmeester, leenregisters geordend worden? Wanneer
de series deel uit maken van een heerlijkheidsarchief, dan is dat niet zo'n probleem. Het
heerlijkheidsarchief wordt geordend naar de bemoeiingen van de heer en daarin passen
de series ook. In andere gevallen zal zoveel mogelijk het geografisch objekt vastgehou
den moeten worden. Bijvoorbeeld kasboeken en journalen van de huishouding van het
huis plaatsen bij de stukken betreffende het huis; rekeningen en kwitanties betreffende
een bepaald goed plaatsen bij de stukken betreffende dat goed.
Alleen wanneer dat niet lukt, kan een aparte afdeling gemaakt worden. Bijvoorbeeld
bij staatboeken van alle bezittingen, of jaarrekeningen van de rentmeester wegens het
gehele beheer.
'Stilzwijgende overdracht'. Ik ben begonnen met een aantal casus, ik wil ook eindigen
met zo'n geval.
[174]
[175]
