(13) OPENBARE ORDE EN VEILIGHEID
Hierbij wordt ook gedacht aan schutterijen en exercitiegenootschappen, hoe
wel die ook een defensietaak hadden. Voorts 'politie' in de moderne zin des
woords.
(14) RUIMTELIJKE ORDENING, VOLKSHUISVESTING
Zoals afgesproken vallen milieuzaken onder (5). Dit deelgebied zal nagenoeg
uitsluitend relevant zijn in de archieven van na 1900.
15) MAATSCHAPPELIJKE AANGELEGENHEDEN
Hierin zeker de armenzorg en arbeidsaangelegenheden (VNG-code: -1.84 en
-1.83). Vakbonden en politieke partijen vallen hier ook onder.
(16) VERKEER EN VERVOER
Samenvoeging met (17) zou tot een te groot deelgebied leiden. Onder verkeer
zal ook moeten worden verstaan berichtenverkeer en telecommunicatie.
(17) WATERSTAAT
Hierbij wordt gedacht aan waterkering, waterbeheersing.
Zoals op elke indeling is ook op bovenstaand voorstel kritiek mogelijk. Anders echter
dan bij classificatie is het niet buitengewoon belangrijk waarbij een onderwerp wordt
ingedeeld, als er maar duidelijke afspraken worden gemaakt. Verwijzingen en toelich
tingen zullen altijd noodzakelijk blijven. Daaruit volgt weer dat het archiefwezen heel
weinig heeft aan één of twee deelthesauri. Als er wordt besloten tot thesaurusbouw zal
ervaring moeten worden opgedaan met enkele proefprojecten, waarna de zaak met
voortvarendheid zal moeten worden aangepakt en voltooid.
4.5 Start van één of meer proefprojecten
Al betrekkelijk snel stond het voor de projectgroep vast dat het deelgebied Waterstaat
(17) zich als geen ander zou lenen voor proefproject thesaurusbouw. Enige argumenten
daarvoor luiden als volgt:
- Er zijn op dit gebied voldoende archiefinventarissen voorhanden, al zijn er slechts
enkele voorzien van een index op onderwerpen.
- Er is op dit gebied een uitvoerig woordenboek beschikbaar (Beekman) van termen
die voor 1795 in zwang waren.
- Bij het departement van Verkeer en Waterstaat wordt gewerkt met de standaard
code voor de (rijks)overheid, een code, analoog aan de VNG-code, maar veel verder
uitgewerkt. Bij datzelfde ministerie bestaan concrete plannen voor thesaurusbouw
met behulp van een computer. De mogelijkheid van samenwerking tussen archief
wezen en ministerie dient serieus te worden onderzocht.
- Bij de CAS te Winschoten zullen de archieven van Rijkswaterstaat worden aange
pakt.
Volgens ons verdient het aanbeveling bovendien een tweede deelgebied aan te vatten.
De gedachten gaan uit naar een verwant deelgebied, te weten Verkeer en Vervoer (16).
De projectgroep meent dat twee groepen elkaar kunnen stimuleren; bovendien zal het
probleem van overlapping onder ogen moeten worden gezien en opgelost.
[162]
De ervaringen moeten goed worden gedocumenteerd en ten dienste van latere projecten
worden gesteld. De leden van werkgroepen thesaurusbouw dienen deskundig te zijn op
het betreffende deelgebied. Zeker zal iemand zitting moeten hebben die op het betref
fende ministerie werkzaam is in het dynamisch archief.
4.6 Organisatie en coördinatie
Uit ervaringen van anderen is gebleken dat thesaurusbouw alleen kan slagen wanneer
gezorgd wordt voor een sterke organisatie en coördinatie. Er dient een projectleider te
worden aangewezen met vergaande bevoegdheden. Bij projecten van grote omvang
heeft de coördinator een volledige dagtaak. Hij/zij
- heeft zitting in alle werkgroepen;
- bewaakt de planning en de voortgang;
- ontwikkelt de criteria;
- bewaakt de standaarden;
- beschikt over de bronnenregistratie en de documentatie;
- heeft het laatste woord bij de keuze van descriptoren;
- beheert de computerfaciliteiten;
- is zeer deskundig op het gebied van indicering, doch behoeft geen informatie- of
automatiseringsdeskundige te zijn. Kennis van het archiefwezen is wel nodig, een di
ploma archiefambtenaar niet. Gedacht wordt aan iemand met een zgn. C-diploma
literatuuronderzoek.
5 Conclusies
De projectgroep is van mening dat er op het ogenblik in het Nederlandse archiefwezen
een zekere ombuiging bespeurbaar is. Langzaam maar zeker krijgt de inhoudelijke ont
sluiting meer aandacht; wellicht zal dit enigszins ten koste (moeten) gaan van de klassie
ke manier van inventariseren.
Gezien deze tendens kunnen thesauri van veel nut zijn voor archiefdiensten:
- De vraagstelling van de onderzoeker en het antwoord van de archivaris worden op
elkaar afgestemd.
- De indiceerder krijgt een instrument waarmee hij snel en consequent kan werken.
Dit geldt voor indicering van stukken die inhoudelijk voldoende zijn beschreven in
de inventaris, maar ook bij de onderwerpsontsluiting van archivalia die als serie zijn
gevormd.
- De inventarisator gebruikt thesauri bij de beschrijving van de inhoud van de stuk
ken en bespaart daarmee veel tijd. Bij het inventariseren in teamverband wordt een
tamelijk grote uniformiteit bereikt wanneer de leden een thesaurus hanteren. Wan
neer het indiceren van inventarissen een standaardprocedure wordt kan er worden
bezuinigd op het minutieus indelen van inventarissen, een procedure die thans vaak
geweldige hoeveelheden tijd verslindt.
Natuurlijk heeft deze medaille een keerzijde. Alvorens te kunnen beginnen aan thesau
rusbouw zullen enige archivarissen zich moeten specialiseren op de gebieden van
thesaurusbouw, classificatie en geautomatiseerde informatieverwerking. Ook de kennis
[163]
