4.4 Deel thesauri
Een belangrijke vraag waarvoor de projectgroep zich zag gesteld luidt: Moet er worden
gestreefd naar één thesaurus voor het archiefwezen of is het wenselijk dat er deel-
thesauri komen, die elk een bepaald onderwerpsgebied bestrijken? Wij kunnen nu niet
overzien, hoe (on)werkbaar een overkoepelende thesaurus zou worden, maar het is wel
duidelijk dat de bouw van dergelijke gigant niet tot de reële mogelijkheden behoort.
Daarentegen is het wel realistisch om de bouw van deelthesauri te onderzoeken. Daar
toe zal het dus nodig zijn de onderwerpen, die in archieven kunnen voorkomen, te ver
delen in een aantal rubrieken of deelgebieden. Op den duur zal het vermoedelijk wense
lijk blijken, toch twee of meer deelthesauri samen te voegen, bijv. omdat de deelgebie
den zo sterk aan elkaar verwant zijn (elkaar in sterke mate overlappen) dat ineensmel
ting de hanteerbaarheid zou vergroten. Daarom moeten alle deelthesauri worden ge
construeerd volgens dezelfde normen en criteria.
Het is de projectgroep gebleken dat archivarissen bij het inelkaar zetten van inventaris
sen van archieven van gemeentelijke en provinciale besturen vaak gebruik maken van
15 20 onderwerpsrubrieken, die qua spreiding en naamgeving nogal eens aanleunen
tegen de VNG-code. De projectgroep stelt zich bij de bouw van deelthesauri iets soort
gelijks voor; gedacht wordt aan de volgende indeling:
(1) BESTUUR(SINRICHTING)
Dit gebied moet zeer eng worden opgevat: alleen organisme, geen taken.
moeten zijn afgestemd op studenten en bezoekers met een middelbare schoolopleiding,
hoewel het opleidingsniveau van bezoekers van archiefdiensten uiteenloopt van mensen
met alleen lagere school tot en met hoogleraren.
De gedetailleerdheid van inventarisbeschrijvingen is sterk wisselend. Bij de beschrijving
van losse stukken en dossiers wordt de inhoud tamelijk specifiek beschreven, bij series
komt men aan de onderwerpen niet toe. Als regel dient er ontsloten te worden tot op
het niveau van het afzonderlijk inventarisnummer. Bij bescheiden die als series zijn be
schreven (notulen, besluiten, notariële protocollen e.d.) is nadere ontsluiting gewenst,
tot op het niveau van de afzonderlijke besluiten of akten. Bij series financiële beschei
den (rekeningen, begrotingen, grootboeken), die in de praktijk zelden worden geïndi
ceerd, ware in dit verband te denken aan ontsluiting tot op het niveau van de diverse
'hoofden van rekening'.
De trefwoorden moeten dan ook tamelijk specifiek worden gekozen. De 'specificiteit'
van de thesaurus moet dus zover gaan dat men kan indiceren met descriptoren van het
niveau 'tafels' en 'stoelen' en men niet beperkt is tot het niveau van 'meubilair'; evenzo
kunnen woorden als 'tuinbouwprodukten' en 'fruit' te globaal zijn, men moet kunnen
kiezen voor appels 'peren' en 'tomaten'. Worden namelijk de trefwoorden te globaal
gekozen, dan wordt de onderzoeker opgescheept met lange lijsten verwijzingen die hem
weinig of niets zeggen.
Het is hier ook de plaats om te waarschuwen tegen het te intensief indiceren. Het toe
kennen van teveel trefwoorden aan een stuk of akte leidt tot onoverzichtelijkheid. In de
praktijk van de documentatiewereld is gebleken dat gemiddeld drie, hoogstens vier
onderwerpsdescriptoren per document voldoende is.
Te denken valt aan interne organisatie, personeel, verkiezing van leden, be-
heersvoorschriften, reglementen en statuten, kortom alles wat men bestuurs
inrichting te maken heeft, van zowel overheids- als particuliere organen.
(2) BELASTINGEN
Omdat er in archieven (zeker in overheidsarchieven) enorm veel stukken
voorkomen over belastingheffing lijkt een aparte rubriek 'belastingen' nodig,
al zijn er veel raakpunten met (4). Onder belastingen worden mede begrepen
retributies en gedwongen leningen.
(3) BEVOLKING
Hiermee wordt bedoeld de registratie van de bevolking in de ruimste zin, o.a.
voor demografische doeleinden. Er zijn raakpunten met (2) in verband met
bevolksingsadministratie ten behoeve van de belastingheffing.
(4) FINANCIËN EN EIGENDOMMEN
Hieronder te verstaan financieel beheer, begrotingen, rekeningen, balansen
etc. Eigendommen van particulieren, maar ook domeinen en heerlijke rechten.
(5) GEZONDHEIDSZORG
Hierbij inbegrepen milieuzaken en ook ziekenhuizen (in afwijking van de
code-VNG).
(6) HANDEL EN NIJVERHEID
De code-VNG kent de rubriek 'economische aangelegenheden' (-1.82), die
voor ons doel veel te ruim is. Splitsing in afzonderlijke rubrieken Handel en
Nijverheid lijkt niet wenselijk. Onder deze rubriek worden ook de nutsbedrij
ven gerekend.
(7) JUSTITIE
Hierbij wordt gedacht aan het hele justitiële apparaat, dus de rechterlijke or
ganisatie en het gevangeniswezen. De politie (in de moderne betekenis) valt
onder deelgebied (13).
(8) KERKELIJKE ZAKEN
Het begrip moet eng worden opgevat. Het kloosterwezen valt er ook onder.
(9) KUNST EN CULTUUR
Het begrip cultuur zeer ruim op te vatten, o.a. inclusief sport, verenigings
leven en welzijn, met uitzondering echter van politieke partijen en vakbon
den; deze kunnen beter worden geplaatst in rubriek (15).
(10) LANDBOUW, VEETEELT, JACHT EN VISSERIJ
Dit is een soort vergaarbak, maar de combinatie komt vaker voor. Verdeling
in meer rubrieken lijkt niet erg zinvol.
(11) MILITAIRE ZAKEN
Hierin kan men alles plaatsen wat met defensie te maken heeft. Voorgesteld
wordt, schutterijen e.d. onder te brengen in rubriek (13).
(12) ONDERWIJS EN WETENSCHAPPEN
Eventueel zou wetenschappen ookjiL(9) kunnen worden gebracht, maar er
wordt geadviseerd tot handhaving in deze rubriek. Het begrip 'onderwijs'
dient alle vormen van onderwijs te omvatten, dus kunstacademie, zeevaart
school, militaire academie, rijksarchiefschool, etc.
[161]
