Thesaurusbouw, advies van de projectgroep 'THESAURUS'
aan de Stuurgroep Automatisering van de Vereniging van
Archivarissen in Nederland
1 Inleiding
Tijdens de vergadering van de Stuurgroep op 5 oktober 1981 kwam enkele malen het in
houdelijk ontsluiten van archivalia aan de orde. Aanleiding daartoe waren de werk
zaamheden van de CAS (Centrale Archief Selectiedienst) en de opdracht aan de
projectgroep CRPA (Centraal Register Particuliere Archieven). De projectgroep
CRPA had onder meer tot taak te onderzoeken, hoe met behulp van een computer
systeem archiefmateriaal inhoudelijk toegankelijk kon worden gemaakt tot op het ni
veau van inventarisbeschrijving, dat is in beginsel tot op het niveau van het afzonder
lijke document. Onderwerpsontsluiting is evenwel een bijzonder ingewikkelde kwestie;
in de volgende paragraaf zal daarop nader worden ingegaan. Voor een belangrijk deel
komen de moeilijkheden neer op vocabulairebeheersing. De Stuurgroep was van me
ning dat dit probleem beter door een afzonderlijke werkgroep kon worden aangepakt.
Op 3 december 1981 werd dan ook de Projectgroep 'Thesaurus' opgericht, die de vol
gende opdracht kreeg:
A Te onderzoeken in hoeverre bestaande thesauri bruikbaar zijn voor het archief
wezen;
B Indien niet, wat zijn dan de problemen en hoe is aanpassing mogelijk.
Tot leden werden benoemd, vanuit het archiefwezen: drs. F. J. M. Otten, rijks
archivaris in Noord-Holland, voorzitter; P. Nieuwland, chef studiezaal van het Rijks
archief in Friesland, secretaris; drs. D. van der Vlis, archiefinspecteur in de provincie
Friesland (beide laatsgenoemden zijn ook leden van de Stuurgroep). Van buiten het ar
chiefwezen werden om hun deskundigheid aangezocht: Mw. mr. B. J. M. Asberg-
Schermer, wetenschappelijk medewerker van het Ned. Centrum voor Rechtshistorische
Documentatie van de Universiteit van Amsterdam; dr. J. P. van de Voort, hoofd Bu
reau Stichting MARDOC (zie Ned. Archievenblad 1981, pag. 453-459) en de heer
C. P. Pronk, hoofd afdeling Documentatie en Bibliotheek van het ministerie van
Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening. Laatstgenoemde kon wegens tijdgebrek
geen lid van de projectgroep worden (hij woonde alleen de eerste vergadering bij), maar
heeft er wel in toegestemd als adviseur op te treden. De projectgroep heeft dankbaar ge
bruik gemaakt van dit aanbod en belangrijk werkmateriaal van de heer Pronk ontvan
gen. In een later stadium is nog tot lid van de projectgroep benoemd de heer L. Kohlen
berg, chef bureau Post- en Archiefzaken van de hoofddirectie Rijkswaterstaat.
[154]
De projectgroep hield in totaal zes vergaderingen. De eerste vier stonden vooral in het
teken van de oriëntatie, de laatste twee in dat van de besluitvorming.
2 Onderzoek naar de bruikbaarheid van bestaande thesauri
2.1 Problematiek van de inhoudelijke ontsluiting van archivalia
Alvorens in te gaan op de werkzaamheden van de projectgroep lijkt het ons zinvol even
stil te staan bij de huidige praktijk van het archiefwezen. In het algemeen worden ar
chieven toegankelijk gemaakt via het proces van inventariseren volgens de inmiddels
klassieke Handleiding van Muller, Feith en Fruin. Daarbij worden de stukken geor
dend en beschreven naar formele kenmerken; het terminologieboekje komt te hulp
wanneer het er op aan komt, de uiterlijke vorm van een document vast te leggen.
Wanneer de inventaris af is staan alle stukken keurig gegroepeerd volgens de regelen
der kunst. De archivaris zegt dan dat het archief is 'ontsloten'. Echter, de sleutel van de
onderzoeker past niet op het slot van de archivaris. De bezoeker stelt onderwerps
gerichte vragen. De archivaris vertaalt de vraag naar een (overheids)instantie die zich
met het desbetreffende onderwerp heeft beziggehouden en grijpt naar de inventaris van
het archief van die instelling. In het algemeen zal dan blijken dat de inhoudsontsluiting
van het archief hoogstens marginaal is, zelfs als de inventaris is voorzien van een index.
Meestal is de ruggegraat van het archief, bv. de notulen en andere archivalia die als se
rie zijn gevormd, niet of slecht toegankelijk op onderwerp. Met de losse stukken, dos
siers, e.d. is het beter gesteld; deze genieten onder de huidige regels een voorkeurs
behandeling. De situatie laat zich enigszins vergelijken met een bibliotheek die alleen op
auteursnamen toegankelijk is. Een archivaris zou zich daarover in hoge mate verwon
deren of zelfs ergeren, maar van zijn eigen tekortkomingen is hij zich niet altijd bewust.
Nog teveel vindt men het gewoon dat de onderzoeker zich uitvoerig verdiept in de syste
matiek van de inventaris en vervolgens dagen lang archivalia doorleest in de hoop iets
van zijn gading te vinden.
Bij de beschrijving van stukken heeft de archivaris een zekere vrijheid. Wanneer men
tien archivarissen hetzelfde stuk zou laten beschrijven zou dit hoogstwaarschijnlijk re
sulteren in tien verschillende beschrijvingen. Alle archivarissen zullen echter zeker ver
melden: soort van het stuk, tijd en plaats van handeling, en een weergave van de in
houd. In dit laatste zitten de verschillen. Wanneer vervolgens alle inventarisbeschrijvin
gen worden geïndiceerd zal de index op zaaknamen dus sterk het stempel dragen van de
inventarisator; bij de index op persoonsnamen of geografische namen zal dat niet of
nauwelijks het geval zijn. Er bestaat dus een grote kans dat een argeloze onderzoeker,
bij de raadpleging van de index op zaaknamen, belangrijke informatie mist omdat hij
een ander trefwoord in gedachten heeft dan de inventarisator. Hij zoekt bijv. op 'aca
demie', terwijl de inventarisator de termen 'universiteit' of 'hogeschool' heeft gebruikt.
Zulke misverstanden kunnen worden voorkomen wanneer inventarisator (evt. indiceer
der) en onderzoeker dezelfde vocabulaire gebruiken, zich bedienen van een gestandaar
diseerde lijst van te gebruiken termen. Mocht het hanteren van voorgeschreven termen
bij de fase van de beschrijving van archivalia in de praktijk bezwaarlijk blijken te zijn,
dan zou men de terminologie in die fase eventueel vrij kunnen laten, op voorwaarde dat
[155]
