Archiefrecht XXIII
Besluit permanente commissie documentaire informatieverzorging
In aflevering XXI van deze rubriek (Ned. Arch. bl. 85 (1981) 185-186) werd reeds aan
gekondigd dat de Permanente commissie voor de algemene secretarie-aangelegenheden
bij de rijksadministratie (ingesteld bij het Besluit algemene secretarie-aangelegenheden
rijksadministratie, in werking getreden op 1 april 1981) zou worden vervangen door de
Permanente commissie documentaire informatieverzorging (PC DIN). Bij KB van
2 oktober 1981 Stb. 662 is de PC DIN ingesteld. Ingevolge artikel 11 van dat KB wordt
in het Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie in artikel 1, eerste
lid, achter 'de commissie' gelezen: 'de commissie bedoeld in artikel 2 van het Besluit
permanente commissie documentaire informatieverzorging'. Artikel 12 bepaalt dat de
artikelen 4 en 5 van het Besluit ASA worden ingetrokken. In die artikelen waren taak
en samenstelling van de PC ASA geregeld. Voortaan is dus de PC DIN o.m. bevoegd
adviezen uit te brengen over ordeningsplannen, voorschriften over de wijze van ver
vaardiging van stukken, afschriften en reprodukties, indeling en formaat van formulie
ren en enveloppen, kwaliteit van papier, inkten en andere middelen die van belang zijn
voor de houdbaarheid van het geschrevene bij de rijksadministratie.
In de PC DIN hebben o.m. de plaatsvervangende secretarissen-generaal van de depar
tementen zitting, naast deskundigen als de algemene rijksarchivaris en het hoofd van de
nieuwe afdeling Coördinatie informatieverzorging (CDI) van de directie Overheids
organisatie en -automatisering (DOA) van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Ver
der zijn lid de voorzitters van de drie vaste subcommissies van de PC DIN: de Coördi
natiecommissie algemene secretarie-aangelegenheden (samengesteld uit o.m. de hoofd
en van de algemene secretarieën van de departementen), de Coördinatiecommissie
bibliotheek- en documentatie-aangelegenheden en de Werkgroep automatisering docu
mentaire informatiesystemen.
De PC DIN heeft tot taak de minister van Binnenlandse Zaken en de andere ministers
te adviseren omtrent de aangelegenheden op het gebied van documentaire informatie
verzorging, dat is 'het geheel van de activiteiten in verband met de verkrijging, het be
heer en de overdracht van informatie, die moet worden vastgelegd of reeds aanwezig is
in documenten'.
De PC DIN dient de minister van Binnenlandse Zaken van voorlichting
'a. omtrent de wijze waarop bij de departementen de documentaire informatieverzor
ging wordt uitgevoerd;
b. omtrent de mate waarin de werkwijzen op het gebied van de documentaire infor-
[106]
matieverzorging op elkaar zijn afgestemd, zulks met inachtneming van de eigen aard
van elk departement'.
De Commissie is bevoegd de minister van Binnenlandse Zaken voorstellen te doen om
trent 'nadere regeling van werkwijzen met betrekking tot de documentaire informatie
verzorging en de daaruit voortvloeiende eisen betreffende de organisatie en het perso
neel van de onderdelen belast met de algemene secretarie-aangelegenheden en met de
bibliotheek en documentatie'. Dit gaat wat verder dan reeds in artikel 3 Besluit ASA
was bepaald: daar gaat het om nadere voorstellen ter bevordering van een zoveel moge
lijk gelijkvormige werkwijze bij de verschillende departementen. Nadere regeling van
die werkwijze moet worden vastgesteld bij KB, nadat de Raad van Ministers is gehoord.
De PC DIN heeft verder tot taak voorstellen te doen aan de minister van Binnenlandse
Zaken en aan elk van de andere ministers om te bevorderen:
'a. dat op vaktechnisch gebied samenwerking en ervaringsuitwisseling plaatsvinden
tussen de onderdelen algemene secretarie en de onderdelen bibliotheek en documentatie
van de departementen en waar zulks mogelijk en gewenst is eveneens tussen die
twee onderdelen enerzijds en andere instellingen, werkzaam op documentair gebied
binnen en buiten de rijksdienst anderzijds;
b. dat geautomatiseerde documentaire informatie(deel)systemen ten behoeve van de
departementen zodanig worden ontwikkeld, dat die systemen zoveel mogelijk toepas
baar zijn voor het gebruik bij de diverse onderdelen algemene secretarie en onderdelen
bibliotheek en documentatie; hierbij houdt de Commissie er rekening mee dat gelijk
soortige (deel)processen en de daarbij behorende procedures en regels waar nodig op ei
kaar afgestemd kunnen worden;
c. dat met inachtneming van het gestelde onder b ten aanzien van automatise
ring zoveel mogelijk wordt samengewerkt met instellingen, die op het gebied van geau
tomatiseerde documentaire informatiesystemen buiten de rijksdienst werkzaam zijn,
ten einde te bereiken dat ontwikkelingen zo doelmatig mogelijk en zonder doublures
plaatshebben'.
Openbaarheid van archiefbescheiden
De in de Archiefwet 1962 geregelde openbaarheid van de in de archiefbewaarplaatsen
berustende archiefbescheiden houdt in dat ieder bevoegd is die bescheiden kosteloos te
raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften of uittreksels te maken of
op zijn kosten te doen maken (artikel 7, tweede lid). Bovendien brengt de openbaarheid
mede dat de archiefbescheiden, onder bepaalde voorwaarden (artikelen 23-26 Archief-
besluit), uitgeleend kunnen worden. In de praktijk werd soms de vraag opgeworpen of
de openbaarheid nog verder gaat en of aan de wet een aanspraak op het doen van on
derzoek door de beheerder kan worden ontleend. Er bestonden wel tarieven voor het
doen van onderzoek ten behoeve van derden, maar daaruit kon niet worden afgeleid of
ook een recht op onderzoek door de archiefdienst bestaat.
De afdeling Rechtspraak van de Raad van State heeft nu, in een geschil tussen Th. Nee-
rings en de minister van CRM, beslist (uitspraak A-1.1846 (1980) van 5 januari 1982, zie
bijlage I) dat rechtens geen aanspraak bestaat op het doen uitvoeren van archief-
[107]
