De tarieven van de machine readable archives division moeten worden herzien. Voor
een kopie van een file betaalt de gebruiker de prijs van de tape en de CPU-tijd. Men
heeft geen eigen hardware maar maakt gebruik van servicebureaus.
Problemen verbonden aan het anonymization process en aan transborder data flow
(TBDF): over veel Canadezen informatie in de USA.
Elk jaar worden de tapes geheel op- en afgespoeld; elke 5 jaar worden de beide exem
plaren van de file opnieuw gekopieerd. Technisch gesproken kan daarbij de kwaliteit
verbeterd worden. Invoering van de beeldplaat kan op dit punt tot enorme besparingen
leiden.
Op verzoek van de PAC hield ik voor ongeveer 40 medewerkers een lezing over norma
lisatie en de rol van de International Council on Archives daarin. De uitgedeelte CRM
factsheet over het Nederlandse archiefwezen trok veel aandacht.
Een van de toehoorders was een Nederlandse emigrant W. Neuthei, werkzaam in de
ethnic archives. Met hem had ik later een gesprek over het werk van deze afdeling (ac
quisitie van archieven en documentatie betreffende de vele emigrantengroepen, onder
meer uit Oost-Europa) en over de PAC in het algemeen. Hij leidde me rond door het
gebouw. Het viel me op dat de beveiliging te wensen over laat. Zo zijn er studiezalen
zonder enig toezicht. De vaste bezoekers bergen de archivalia op in kluisjes; zij hebben
dag en nacht (24 uur per dag, 365 dagen per jaar) toegang, maar tussen 23.00 en 7.00
uur is er in geen van de studiezalen toezicht. Overigens is het bezoek gedurende de
nacht hoge uitzondering. De PAC zouden liever van de 24 uurs-opening af willen, maar
de oppositie van historische verenigingen is groot.
Het gebouw is ongeveer 25 jaar oud en is veel te klein; gedeelten van de depöts zijn in
gebruik als kantoorruimte. De archieven op de bovenste verdieping van het depot zijn
met plastic zeilen afgedekt, in verband met lekkage uit de air-conditioning installatie
die op zolder is geplaatst.
We bekeken ook het (voor de PAC en de National Library gemeenschappelijke)
restauratie-atelier. Sinds december 1981 past men massale ontzuring volgens de Wei
T'o methode toe (zie National library news, maart-april 1982). Vooralsnog wordt de
methode alleen voor boeken gebruikt.
Conclusie
Het was zeer leerzaam om met de Canadese methoden en ervaringen op het gebied van
prestatiebegroting, prestatiemeting en arbeidsplanning intensief kennis te maken. De
PAC hebben hiervoor specialisten in dienst, wat het nadeel heeft dat het werk zich af
speelt in het luchtledige tussen senior management en de werkvloer.
De nadelige effecten van de sterke scheiding in het archiefbeheer naar type en materiaal
worden nog versterkt door de collectionneursmentaliteit die de Noordamerikaanse ar
chivaris bij traditie eigen is. De Dominion Archivist bedacht het concept van total ar
chives': 'archives whose responsabilities cover records, archives and other materials of
research value irrespective of provenance or type of document.'
De afwezigheid van bestanden uit het ancien regime maakte het, anders dan in Europa,
[86]
mogelijk en noodzakelijk vroegtijdig aandacht te geven aan automatisering en andere
technologische vernieuwing.
F. C. J. Ketelaar
SUMMARY
The author reports on his visit to the Public Archives of Canada, to study planning,
performance measurement, program evaluation, videodisc applications and manage
ment of machine readable archives.
[87]
