In november 1981 heeft het senior management van de PAC zich een week teruggetrok
ken voor een 'PAC strategie planning session'. Van de ter voorbereiding daarvan
samengestelde statistische overzichten kreeg ik een exemplaar, evenals van het in de
cember 1981 in beperkte oplage verspreide 'strategie approaches of the PAC
1982-1987'. Dit beleidsplan - opgezet volgens het bekende Y-model - bevat waardevolle
aanknopingspunten voor het door de rijksarchiefdienst samen te stellen strategisch be
leidsplan 1983-1988. Overigens kreeg ik de indruk dat van dergelijke exercities door het
senior management (te) weinig doorstroomt naar de lagere echelons.
Hoe performance measurement in de praktijk werkt, ervoer ik bij mijn bezoek aan het
Ottawa records centre. Voor alle voorkomende werkzaamheden bestaan normen. De
helft van het werk van de records centres geschiedt ten behoeve van de belastingdienst.
Indien bij de creating agency blijkt dat een archiefbestand niet meer frequent geraad
pleegd wordt (d.w.z. minder dan 1 dossier per cubic foot per maand) gaat het naar het
records centre. Als daar dan toch een hogere raadpleeg frequentie geconstateerd wordt,
gaat het bestand terug. In het Ottawa records centre werken vooral jonge mensen die
direct van de highschool afkomen. Het verloop is hoog.
Alleen scheduled records (dus waarvan vastgesteld is dat ze hetzij voor vernietiging vat
baar zijn hetzij op termijn overgebracht moeten worden) worden geaccepteerd. Men
houdt nauwkeurig bij het aantal vierkante voet kantoorruimte dat door overbrenging
naar een records centre vrijkomt. De records centres besparen de administratie 30 mil
joen Can. per jaar, door besparing op kantoorruimte enz.
De Canadese archiefwet uit 1912 zegt niets over openbaarheid. Een ontwerpwet (Bill
C-43) regelt enerzijds de toegankelijkheid tot overheidspapieren (recht op kopie van
een dokument), zowel bij de administratie als in de PAC, anderzijds de privacy
bescherming. De PAC ontvangen soms al na 3 jaar statisch archief, wat het onmogelijk
maakt vol te houden dat er een verschillend regiem voor administratie en archiefdienst
zou dienen te bestaan. Toch worden de PAC in het wetsontwerp uitgezonderd van de
bepalingen ter bescherming van de privacy.
Bij opneming van particuliere archieven proberen de PAC bepalingen te vermijden die
de archiefdienst opleggen de inhoud van een artikel gebaseerd op archiefgebruik, te be
oordelen. Zoveel mogelijk wordt beperking van de openbaarheid gekoppeld aan een,
voor alle onderzoekers geldende, termijn.
Om aan de freedom of information legislation inhoud te geven moet het publiek kun
nen weten over welke typen documenten de verschillende overheidsorganen beschik
ken. Daartoe hebben de PAC een indrukwekkende catalogus gemaakt, die m.i. voor de
archiefinspectie nuttig, maar voor de in overheidshandelen geïnteresseerde burger
waardeloos is.
Interessant waren de mededelingen van B. Weilbrenner, assistant Dominion Archivist,
over de groeiende belangstelling voor de profijtgedachte (revenue dependency) en voor
privatisering. Om privatisering financieel te rechtvaardigen moet er een batig verschil
van tenminste 25% zijn.
Particuliere archiefeigenaren krijgen belastingaftrek wanneer ze hun archief voor over
dracht aan de PAC bestemmen. Daarvoor is o.m. taxatie van de waarde door de PAC
nodig. Met betrekking tot de export van culturele voorwerpen kent Canada niet het
lijstensysteem, dat wel in Quebec bestaat; daar geeft dit voor archieven moeilijkheden
omdat alle documenten afzonderlijk beschreven moeten worden.
Experimenten sedert 1979 met de beeldplaat van Thomson (Frankrijk) zijn geslaagd.
Men gebruikt de beeldplaat vooral voor kaarten en tekeningen: alles wordt eerst op
35 mm motionpicture film opgenomen, daarna naar 16 mm (analoog) geconverteerd en
vervolgens op de beeldplaat opgenomen. Ik ben niet enthousiast over de getoonde
voorbeelden van hard copies vanaf de beeldplaat. De resolutie (scheidend vermogen)
van het beeldscherm is een van de grote problemen. Voornaamste toepassing zien de
PAC echter in het vastleggen op beeldplaat van machine readable informatie en van
kleurenfilm. De beeldplaat zal het microverfilmen niet vervangen.
In 1983-1984 zullen de PAC zelf de apparatuur in gebruik nemen. Een keuze is nog niet
gedaan. Andere overheidsinstellingen, incl. de omroep, wachten op de beslissing van de
PAC. Ik was verrast over het grote aantal merken en typen beeldplaat dat op de markt
blijkt te zijn. Ook het materiaal voor de beeldplaat is zeer verschillend. Zo is er een fir
ma die Kodak holografische film (houdbaarheid 100 jaar) gebruikt. De PAC appara
tuur zal geplaatst worden bij de microfilming unit.
Binnenkort komt een interdepartementale commissie gereed met een rapport over de
beeldplaat (360 pag; kosten van de studie 250.000 Can.
In het Ottawa records centre zag ik het blemishes program in werking. Men inspecteert
elke tiende microfilmrol op vlekken. Van deze steekproef heeft men nu 41% (31.312
rollen) gezien. Slechts 2,5% daarvan had character blemishes.
Selectie van machine readable archives is hetzelfde als selectie van conventionele archie
ven, alleen de technische implicaties verschillen. De meegenomen voorbeelden van in
ventarissen tonen dat ook de beschrijving van machine readable archives niet wezenlijk
verschilt van die van conventionele bescheiden. De toepassing van de computer in het
archiefbeheer valt niet onder de machine readable archives division, maar onder techni
cal services (computer services). In elke branch is een ADP-committee. De machine rea
dable archives division heeft voor eigen gebruik het file management, conservation pro
gram (re-copying, rewinding) en de data-base inventory geautomatiseerd.
In 1976-1977 waren er 4000 machine readable files in de federale administratie. Thans is
men bezig een data-base van machine readable records op te zetten. Er komen binnen
kort twee medewerkers voor inspectie en assistentie van de overheidsadministratie op
computergebied. Probleem is dat de records managers niets met de ADP te doen heb
ben: ze kennen de computermensen vaak niet eens. Anderzijds beseffen de meeste com
putermensen (tape librarians etc.) niet dat de machine readable records ook public re
cords zijn en dus onderworpen aan de normale archiefvoorschriften. De PAC zijn be
trokken bij de ontwikkeling van ADP standards (met een records management
bestanddeel), onderdeel van het Administration Policy Manual dat voor de hele federa
le overheid geldt.
[84]
[85]
