De Public Archives of Canada
In het kader van de culturele betrekkingen tussen Canada en Nederland werd ik in staat
gesteld tot een studiebezoek aan de Public Archives of Canada (PAC) te Ottawa. Op
grond van eerdere contacten met buitenlandse collegae was bekend dat de PAC, zeker
in deze tijden van bezuinigingen op de overheidsuitgaven, grote nadruk leggen op ac
countability' en daarom veel doen aan planning, performance measurement and evalu
ation of effectiveness. Deze onderwerpen stonden dan ook bij mijn bezoek van 26 april
tot 6 mei 1982 centraal. Daarnaast had ik belangstelling voor de technologische ver
nieuwingen (beeldplaat, micrografie, computers) en voor de rol van de PAC bij de tot
stand koming van freedom of information/privacy-legislation.
In het door de beide medewerkers van de afdeling public relations van de PAC samen
gestelde programma kwamen de genoemde aspecten ruimschoots aan bod, naast meer
algemeen oriënterende gesprekken met de Dominion Archivist WSmith en de assistant
Dominion Archivist B. Weilbrenner.
De PAC hebben tot taak: het verwerven van archiefmateriaal 'of every kind, nature
and description' betrekking hebbende op alle aspecten van het leven in Canada en het
beschikbaar stellen van dit materiaal voor het publiek. Bovendien hebben de PAC tot
taak het bevorderen van efficiency in de registratuur (records management).
Er zijn de volgende onderdelen: archives branch (277,5 formatie-plaatsen), records ma
nagement branch (175,1 plaatsen), departmental administration (245,7 plaatsen; de de-
partmental administration, waaronder ook de technische afdelingen vallen, werkt zo
wel voor de PAC als voor de National Library, die in één gebouw gehuisvest zijn), cen
tral microfilming operations (52,6 plaatsen; deze eenheid is werkzaam mede ten behoe
ve van de ministeries).
De archives branch bestaat uit de onderdelen:
directors office 12 plaatsen
public archives library
machine readable archives
manuscripts particuliere archieven)
national map collection
national film, television and sound archives
national photography collection
picture division
federal archives division (overheidsarchieven)
12
24
18
72
25
36,5
17
16,5
56,5
Het bestand van de manuscript division is 15 kilometer, dat van de federal archives di
vision 23 kilometer. De national map collection beheert ongeveer 1 miljoen kartografi-
sche archivalia. In de national photography collection worden meer dan 7,5 miljoen fo
to's uit overheidsarchieven en uit particuliere bron bewaard. De archives branch heeft
kantoren in Londen en Parijs voor de acquisitie van zowel originele archivalia als ko
pieën betrekking hebbende op Canada.
Onder de records management branch vallen o.m. de 7 records centres, met een totaal
bestand van 350 kilometer. Elk jaar komt er 60 km bij, wordt 40 km vernietigd of over
gebracht naar de PAC en worden 1,2 miljoen verzoeken om inlichtingen van de
overheidsadministratie behandeld. Er is een afzonderlijk national personnel records
centre, waarin de personeelsdossiers van de federale overheid en van de strijdkrachten
worden bewaard.
Het budget van de archives branch is 9,9 miljoen Can. op een totaal budget van de
PAC van 25,7 miljoen
Uit dit overzicht blijkt de scheiding naar type materiaal. In de praktijk leidt dit tot ver
kokering en hyperspecialisatie. Uit een (particulier) archief worden de geschreven stuk
ken beheerd door de manuscript division, de foto's in de national photography collecti
on, de tekeningen in de picture division, de medailles in de medal collection. Iedere af
deling heeft echter eigen selectiecriteria.
De inspectiefunctie van de records management branch wordt uitgeoefend namens de
Treasury Board, te vergelijken met het Amerikaanse Office of Management and Bud
get, wat een sterke positie t.o.v. de departementen geeft.
Door de Treasury Board is enige jaren geleden een systeem van measurement of effi
ciency ontwikkeld, dat echter veel te gedetailleerd was en dus onbruikbaar. Men is twee
jaar geleden overgestapt op performance measurement. Daar 75% van het budget van
de PAC uit personeelskosten bestaat is timerecording een belangrijk onderdeel. De aan
bepaalde activiteiten bestede tijd wordt vergeleken met het vorig jaar en niet afgezet te
gen een bepaalde norm (zoals bij de rijksarchiefdienst b.v. 40% van de tijd voor inven
tarisatie). Het is moeilijk om extra formatieplaatsen te krijgen, maar wel kan men extra
geld krijgen om werkzaamheden op contractbasis te laten verrichten. Dat brengt met
zich mee een grote bewustheid van de arbeidskosten van een produkt.
Belangrijk is de toerekening aan de juiste functies: een vergadering gewijd aan acquisitie
en het typen van een acquisitierapport worden toegerekend aan acquisitie en niet aan ad
ministratie. Ik ontving een exemplaar van de ontwerp users'guide voor het performance
measurement systeem, waarin gedetailleerde definities van prestaties en voorschriften
voor het rapporteren. Een nuttig hulpmiddel bij het werk aan de prestatiebegroting voor
de rijksarchiefdienst. Te betreuren is dat de leiding van de archives branch eigenlijk nog
niets doet met de prestatiegegevens, anders dan de records management branch.
Program evaluation is, evenals performance measurement, nog in de pilot-fase. Pro
gram evaluation betekent het afwegen van resultaten (output effects) tegen doelstel
lingen. Evenals in de USA wordt veel aandacht gegeven aan het onderscheiden van de
verschillende program components, elk met een enkelvoudige doelstelling. Men kan dit
werk vergelijken met de Nederlandse beleidsanalyse.
[83]
277,5
[82]
