Als commissarissen of functionarissen bepaalde stukken, bij voorbeeld rekeningen aan
centrale bestuurscolleges moesten overleggen, behoren die stukken een plaats te krijgen
in het archief van die bestuurscolleges.
Dan kan er een situatie ontstaan waarbij men de belangrijkste stukken die door bepaal
de functionarissen zijn gevormd, juist niet in hun archief aantreft maar in het archief
van het bestuurscollege.
Fasel vraagt zich af wat men dan zoal in het archief van de tresorier ordinaris aantreft.
In Leiden zijn dat blafferts, kasboeken, administratie van los- en lijfrenten en ren-
dants-exemplaren van de stadsrekeningen. Uit dat laatste valt dus op te maken dat de
tresorier ordinaris een eigen archief bijhield.
Bordewijk deelt mee dat men in Den Haag de indeling algemeen/bijzonder heeft ge
hanteerd maar dat men voor de archieven overzichten wel de verschillende archieven
zal gaan noemen'.
Van Maanen herhaalt dat hij drie soorten commissies onderscheidt:
1commissies ad hoe (de stukken daarvan neemt hij op als dossier in de passende ru
briek van het archief van het bestuur dat de commissie instelde, ook al werden
afzonderlijke notulen bijgehouden).
2. commissies met een permanent karakter, die een bestuurstaak gedelegeerd kregen.
Zij vormen zelfstandig archief.
3. commissies of comité's in de Bataal 3e tijd die hij als onderdeel/voortzetting van het
centrale bestuur beschouwt.
Of het orgaan notulen vormt is niet maatgevend voor behandeling als een apart archief
vormend lichaam (bij voorbeeld in het geval van een commissie ad hoc met notulen).
Overheid/particulier
Van der Ploeg stelt aan de orde wat er gedaan dient te worden met stukken van be
lastingpachters. Dien je daarbij onderscheid te maken tussen ambtenaren die
recognitiegelden kregen en particulieren die pachtten?
Raaff is van mening dat men ambtelijk gezien onderscheid zou moeten maken maar
praktisch niet.
Schouten acht het onjuist een onderscheid dat wij nu kennen (ambtelijk, particulier)
zonder meer op de achttiende-eeuwse situatie te projecteren. Dat onderscheid werd
toen niet zo gevoeld. Van Maanen merkt daarbij op dat ook de stadssekretaris zijn
eigen klerken betaalde en er in het stadsarchief geen salarisposten van klerken te vinden
zijn.
Fasel en Van Maanen stellen dat het innen van gemenelandsbelasting was opgedragen aan
de steden. De stedelijke overheid was daarvoor verantwoordelijk. Hoe er geïnd werd doet
niet ter zake. Betrof het gemakkelijk te innen gelden dan hield men het in eigen hand, be
trof het moeilijk te innen belastingen dan ging men wel over tot verpachting.
Volgens Spijkers is het probleem in de praktijk van de inventarisatie niet zo groot als nu
lijkt. Als de stad belastingen verpachtte, zal de administratie van de pachters zelden be
waard zijn gebleven.
Hield de stad de inning in eigen hand dan vindt men daar vanzelf de neerslag van.
Caesuur
Van der Laan vraagt zich af of hij wel of niet zal doorgaan met het inventariseren van
het archief van het college van burgemeesters na 1795. Hoewel de taken niet wijzigen
houden de series daar wel op. Van Maanen meent dat je ook praktisch moet zijn. Het
archief van de Amsterdamse burgemeesters omvat 250 m. archief en dat feit gecombi
neerd met het stoppen van de series kan voldoende reden zijn om niet verder door te
gaan. Voor Leiden ligt dat weer anders en is 1816 zowel bestuurlijk als emotioneel een
beter eindpunt. Bordewijk deelt mee dat voor veel dorpen en kleinere gemeenten 1813
een normale caesuur is.
Privileges
Van Boven snijdt het probleem van de plaatsing van privileges aan. Hem doet de inde
ling algemeen/bijzonder erg modern aan en voor de plaatsing van privileges kan hij er
niet mee uit de voeten. Soms zijn ze algemeen, soms specifiek.
Mevr. Koorn wijst erop dat het zuiverder is om van stukken van algemene aard en stuk
ken betreffende bijzondere onderwerpen te spreken. (Spijkers: nog liever 'af
zonderlijke onderwerpen'). Onder stukken van algemene aard behoren dan alleen series
te vallen; haars inziens dus geen losse privileges. Spijkers vindt dat voor de ordening
van privileges de oude orde weinig soelaas biedt. De stedelijke overheid zag de privile
ges als een collectie, die apart bewaard werd. Bordewijk is van mening dat dat gedaan
werd om materiële redenen maar Spijkers is het daarmee slechts gedeeltelijk eens. Ieder
privilege op zich is wel een stuk van bijzondere aard maar een probleem is dat de meeste
privileges meerdere onderwerpen behandelen. Bij hantering van het schema algemeen/
bijzonder zou je dus inderdaad een onderscheid in privileges krijgen, d.w.z. privileges
met meerdere onderwerpen onder algemeen en privileges met één onderwerp onder bij
zonder. De oude administratie zou dat overigens niet zo doen.
Volgens Raaff mag men bij stukken van algemene aard alleen stukken onderbrengen
die formeel gelijksoortig zijn.
Fasel stelt dat men, zo doorredenerend bij de oude inventarissen van Scheltema uit
komt, die boeken, perkamenten en losse stukken onderscheidde. Maar dat is achter
haald, nu werken we met generalia en specialia. Van der Laan merkt op dat Scheltema
bij de oude orde aansloot hetgeen blijkt uit de oude 'inventarissen' (plaatsingslijsten).
Scheltema heeft de losse stukken onderwerpsgewijs en daarbinnen alfabetisch geordend
zoals dat vroeger ging. De vraag is of je daar nu op moet aansluiten. Van Maanen zou
als dat kan aansluiten bij de oude onderwerpen. Hem leveren ze de rubrieken op. Een
noodzaak is wel dat er veel verwijzingen gemaakt moeten worden. Schouten waar
schuwt ervoor dat op die manier het gevaar bestaat dat een 17de eeuwse visie op het
middeleeuws archief doorgezet wordt.
Den Teuling voegt eraan toe dat een oplossing zou kunnen zijn de privileges, eenmaal
als collectie aangetroffen, bij elkaar te houden. Treft men ze verspreid aan dan brengt
men ze onder in rubrieken, net als verordeningen. Fasel voelt meer voor onderbrengen
bij bijzondere onderwerpen.
[59]
[58]
