Deze zes colleges en twee regenten vormen samen de centrale stedelijke regering
De specialisatie binnen het bestuur werd eind 16e eeuw gevolgd door een specialisatie
binnen het ambtelijk apparaat. Het secretariaat werd in drieën gesplitst: secretaris, grif
fier en ondersecretaris. Deze drie werden steeds gelijktijdig benoemd en hun gezamen
lijke wedden vormden één post in de stedelijke rekening. De resultante voor de archief
vorming van zowel deze bestuurlijke als deze ambtelijke ontwikkeling is een stads
archief dat uit zes onderdelen bestaat:
I. Archief van het algemeen en dagelijks bestuur (vroedschap, burgemeesters en ge
recht) Secretaris: de algemene stadssecretaris, te vervangen door de ondersecretaris.
Dit archiefonderdeel zou 'secretarie-archief' genoemd kunnen worden, waarbij be
dacht moet worden, dat de stadhuisafdeling 'rekenkamer' er ook onder valt
II. Archief van het dualistische college van schout en schepenen, vormende de stede
lijke vierschaar. Secretaris: de griffier.
III. Archief van de royeermeesters. Secretaris: de ondersecretaris.
IV. Archief van de tresorier ordinaris (die een eigen klerk had).
V. Archief van de tresorier extra-ordinaris.
VI. Archief van de gedeputeerden ter dagvaart.
2a. Archief van de stedelijke vierschaar
Een apart probleem vormt het archiefgedeelte dat zo vaak oud rechterlijk archief wordt
genoemd. De overgang van de rechtspraak van stedelijke colleges naar een nationale
organisatie, in 1811, waarbij in principe rechtspraak en bestuur gescheiden werden, was
er de oorzaak van dat de archieven van de rechterlijke colleges van voor 1811 njks-
eigendom werden, en daardoor in de praktijk van de bestuurlijke archieven konden af
dwalen. De scheiding tussen 'justitie' en 'politie' was niet scherp. De tijdgenoten kwa
men er zelf ook niet goed uit. Van Meurs vermeldde in het NAB3 dat de Staten van Ho -
land er al in 1674 een commissie voor ingesteld hadden, die echter in 1802 nog geen uit
sluitsel gegeven had. De toen nieuw ingestelde commissie heeft haar zaken ook nooit
afgedaan.
De problematiek was actueel geworden door de ideeën van de Franse Revolutie. Maar
men kwam er niet uit. Derhalve konden bij de splitsing van bestuurlijke en rechterlijke
archieven eigen ideeën van inventarisatoren ongecontroleerd doorgevoerd worden.
Analyse van de inventaris van het rechterlijk archief van Leiden (1921)4 laat zien dat er
zelfs een hele afdeling in voorkomt die in het bestuurlijk archief thuishoort. Het blij t
nota bene uit de titel van dat hoofdstuk.
3 Splitsing tusschen rechtspraak en administratiein: NAB, 11 (1902-1903), blz. 46-48
P. van Meurs, Advies van het Hof van Holland aan het Departementaal bestuur van Holland
over de scheiding tussen rechts- en bestuurszaken, 21 september 1802, in: NAB, 26 (1917-
4 G. H. C. Breesnee, Het oude rechterlijke archief van Leiden, in: VROA, 1921, blz. 383 e.v.
Problematisch zijn ook de in het rechterlijk archief ondergeschoven commissie-archie
ven. Het betreft soms gemengde commissies van schepenen en burgemeesters.
2b. Commissie-archieven
De literatuur over de behandeling van commissie-archieven blinkt niet uit door duide
lijkheid, daar er steeds van andere soorten commissies sprake is.5 Er zijn drie cate
gorieën te onderscheiden:
1Ad hoc-commissies, ingesteld door een van de centrale bestuursorganen om een be
paalde zaak te behandelen. De door dergelijke commissies gevormde bescheiden zou ik
als dossier opnemen in de passende rubriek van het archief van het instellende bestuur.
2. Commissies die een bestuurstaak gedelegeerd krijgen. Deze commissies krijgen een
permanent karakter. Zij vormen een eigen archief.
3. De commissies (of liever Comités) in de Bataafse tijd, die als onderdeel van het cen
trale bestuur beschouwd moeten worden. Want wat is er in 1795 gebeurd? Het dagelijks
bestuur is gedecentraliseerd. De archieven van dergelijke Comités behoren dus deel uit
te maken van het stadsarchief, en wel geïntegreerd in de afdeling van het algemeen en
dagelijks bestuur. Afgezien van de tegengestelde opvatting, waarbij de archieven van
deze verschillende Comités als geheel zelfstandige eenheden zijn behandeld6, zijn er al
lerlei oplossingen bedacht voor de plaatsing van hun bescheiden, variërend van een cae-
suurloze behandeling van de burgemeesters tijdens het Ancien Régime naar de D.B.'s
in de Bataafse en Franse tijd, tot nevenschikkende rubrieken in hele korte tijdvakken.
Mijn oplossing is dat ik in bepaalde hoofdstukken een tweedeling heb aangebracht tus
sen enerzijds de volledige magistraat ten tijde van de Republiek, gevolgd door de ver
schillende raden na 1795, en anderzijds deze Comités (en hoe ze later ook worden ge
noemd). Waarbij ik met de term magistraat een beetje zit, want de leden van deze Co
mités beschouw ik daartoe ook. Welke hoofdstukken daartoe in aanmerking komen is
afhankelijk van de taakstelling van deze Comités.
3. Welke caesuren
Juist bij stadsarchieven speelt het probleem van de caesuren, immers, het besturen van
een stad is eeuwen achtereen een continue bezigheid. Geen enkele caesuur is een
scheiding van honderd procent. Administratieve veranderingen worden nooit bij alle
colleges, afdelingen of ten aanzien van alle taken doorgevoerd. Er is sprake van een
overgangsperiode. Maar in een inventaris moet een moment gekozen worden.
5 S. Muller Fzn., Het hoofdbeginsel voor de ordening van archieven, in: NAB, 2 (1893-1894),
blz. 17. S. Gratama, Naar aanleiding van 'Het hoofdbeginsel voor de ordening van
archieven'..., in: NAB, 2 (1893-1894), blz. 47. Handleiding, par. 54-55. J. L. van der Gouw,
Inleiding tot de archivistiek, Zwolle (1955), blz. 36-37. W. J. Formsma, Het inventariseren
van archieven, in: NAB, 77 (1973), blz. 13-14. J. Fox, Fouten bij het inventariseren van ar
chieven..., in: NAB, Tl (1973), blz. 329.
6 Bij voorbeeld S. Muller Fz., Catalogus van het archief der gemeente Utrecht, derde afdeling,
1795-1813, Utrecht 1884.
[51]
[50]
