Studiedag Inventarisatie van Oud-Stadsarchief
Inleiding
Problemen bij het inventariseren van stadsarchieven
Door de Rijks Archiefschool zijn in het afgelopen jaar een aantal studiedagen ge
organiseerd over de inventarisatie van bepaalde typen archieven. Onderwerpen waren
ondermeer: de inventarisatie van kerkarchieven (Hervormde Kerk, Gereformeerde ker
ken, Roomskatholieke kerk), de inventarisatie van familie- en huisarchieven en de in
ventarisatie van 'oud-stadsarchief'.
Op 28 september werd een middag gewijd aan de inventarisatie van oud-stadsarchief.
Inleiders waren drs. R. C. J. van Maanen, werkzaam bij het gemeentearchief van Lei
den en mr. A. P. A. M. Spijkers, werkzaam bij het streekarchief Zuid-Oost Brabant.
Hun beider voordrachten treft u hier aan. De eropvolgende discussie werd geleid door
drs. F. C. Berkenvelder en samengevat door drs. J. P. Sigmond.
Het inventariseren van archieven kent een aantal bedrijvigheden. We behoren te begin
nen met eens globaal te bekijken wat nu wel en wat niet bij het te inventariseren archief
behoort1. Juist bij grote stadsarchieven doen zich daarbij moeilijkheden voor, die ook
juist niet in de beginfase opgemerkt, laat staan opgelost kunnen worden.
In deze voordracht gaat het om problemen bij deze primaire ordening. Er komen vier
kwesties aan bod:
1Wat verstaan we onder het stadsarchief;
2. Welke onderdelen behoren ertoe (met speciale aandacht voor het oud rechterlijk ar
chief en voor commissie-archieven);
3. Welke caesuren moeten worden gelegd; en
4. Hoe behandelen we afgedwaalde stukken.
Op deze vraagstelling toegesneden literatuur is niet voorhanden.
De handboeken en enige (vooral oude) artikelen in het NAB stippen de problematiek
wel aan. Veel van wat volgt zal U misschien bekend voorkomen. Maar ik wil trachten
1 G. J. Mentink, Inventariseren een moeilijk vak?, in: NAB, 77 (1973), blz. 339. Leidraad bij de
lessen in het ordenen en beschrijven, Rijks Archiefschool Den Haag 1974.
[48]
een en ander op een rijtje te zetten. Daarbij noem ik wel oplossingen die ik als inventa-
risator van het Leidse secretarie-archief II (1574-1851) heb gevonden. Hopelijk levert
de voordracht een goede uitgangspositie voor verdere discussie.
1. Wat verstaan we onder het stadsarchief
Een stad wordt bestuurd door het stadsbestuur, het handelend orgaan en vertegen
woordiger in rechten van de stedelijke gemeenschap. Het oorspronkelijk kleine orgaan
groeit, en specialistische taken worden tenslotte aan nieuwe instellingen afgestoten. Dit
proces zien we heel sterk in deze eeuw, waarin zelfstandige diensten en bedrijven zijn
ontstaan. In het middelpunt van de gehele organisatie staat de centrale overheid (uiter
aard op stadsniveau). Dit centrale bestuur, dat uit verschillende colleges en functiona
rissen kan bestaan, vormt het stadsarchief.
2. Welke onderdelen behoren tot het stadsarchief
Om na te gaan wie in concreto het stadsarchief vormde, moet primair de bestuurlijke
organisatie van de stad onderzocht worden. Maar vormden colleges als de raad, het ge
recht, of burgemeesters officieel het archief, in de praktijk deden dat de secretarissen
en hun klerken. Om een compleet beeld te krijgen van de archiefvorming moet naast de
bestuurlijke organisatie de structuur van het ambtelijk apparaat gekend worden.
Laten we eens kijken naar de Leidse situatie ten tijde van de Republiek. Als hoogste or
gaan vigeerde de vroedschap (veertigraad). Deze koos 4 burgemeesters en stelde een
dubbele nominatie voor 8 schepenen op. Burgemeesters en schepenen vormden samen
met de schout, vertegenwoordiger van de grafelijkheid, het gerecht. Deze vier colleges
vormden tesamen het bestuur van de stad, d.w.z. het algemeen en dagelijks bestuur in
clusief de rechtspraak ('politie' en 'justitie', eventueel apart landszaken te onder
scheiden2). Er bestond wel een zekere specialisatie; maar er waren geen nauwkeurig af
gebakende grenzen, laat staan wettelijk vastgestelde competenties.
Door en uit de vroedschap werden twee functionarissen en een college gekozen die de
vier genoemde organen een deel van het werk uit handen namen. Zij voerden geen eigen
beleid (notulen en correspondentie ontbreken) en hadden slechts een uitvoerende taak
binnen het kader van het algemeen bestuur. Het betreft de tresorier ordinaris
(gemeente-ontvanger), de tresorier extra-ordinaris (gemeentewerken), en het co/lege
van royeermeesters (afhoren rekeningen). Hoewel regenten, zijn hun posities veeleer
vergelijkbaar met die van ambtenaren.
De specifieke taak van de vertegenwoordiging - en sedert de opstand mede-
souvereiniteit - in de Staten van Holland schiep de noodzaak van gedeputeerden ter
dagvaart (waarbij de pensionaris als permanent gedelegeerde gezien kan worden, hoe
wel slechts een 'minister').
2 J. P. Rypperda Wierdsma, Politie en Justitie, Zwolle 1937, blz. 57.
J. Ph. de Monté Vertoren, Hoofdlijnen uit de ontwikkeling der rechterlijke organisatie...,
Utrecht 19613, blz. 155.
[49]
