Ten aanzien van de financiële administratie zal de inventarisator bedacht moeten zijn
op voortdurende wijzigingen in het gevoerde boekhoudsysteem. Ook de kerkelijke
boekhouders plegen elkaar te frequent op te volgen. Het verdient aanbeveling de eigen
lijke boekhouding (waarvoor dikwijls een afzonderlijke functionaris is aangewezen) te
scheiden van alle mogelijke andere registers waarin ontvangsten en uitgaven zijn ge
registreerd, zoals registers van vrijwillige bijdragen, collecten, of van uitgaven t.b.v.
verbouwingen, orgels e.d. Deze horen thuis in rubrieken als Verwerving van in
komsten, Onderhoud of Orgels thuis.
De commissie van administratie en beheer, we zagen het eerder, is ingesteld ter ont
lasting van de kerkeraad in de uitoefening van bepaalde taken. Maar ook deze commis
sie heeft slechts een beperkte capaciteit én beperkt mandaat.
Het kan dan ook voorkomen dat er zekere aktiviteiten ontplooid moeten worden die de
werkkracht of mankracht van kerkeraad en commissie van beheer te boven gaan, zoals
met name de bouw of restauratie van een kerk. De voor de hand liggende oplossing is
de instelling van een bouwcommissie, b.v. samengesteld uit leden van de kerkeraad,
commissie van beheer en deskundigen uit de gemeente. Zodra het kerkgebouw gereed is
zal de commissie gedechargeerd worden en het archief bij de commissie van beheer ge
deponeerd.
Hield zo'n commissie geen notulen bij, dan wijst de Handleiding in paragraaf 55 on
dubbelzinnig de weg: de nalatenschappen van dergelijke commissies moeten worden
beschouwd als dossiers, die deel vormen van het archief van het college dat de commis
sie tijdelijk in het leven heeft geroepen, dus de kerkeraad, die het archiefje over zal dra
gen aan de commissie van beheer welke immers verder met de afwikkeling belast zal
zijn.
Het is voor de hand liggend, het zijn toch stukken tot stand gekomen ter afwikkeling
van een zaak: de bouw van de kerk.
Maar hield de commissie wel notulen bij (en naar gereformeerde gewoonte is dat maar
al te dikwijls het geval), dan zou volgens dezelfde paragraaf van de Handleiding sprake
zijn van een afzonderlijk archief.
In alle eerbied bestrijd ik op zijn minst in dit geval de opvatting van het illuster drie
manschap. Gereformeerde bouwcommissies en andere commissies ad-hoc, al dan niet
notulen houdend, verschillen nogal van notulen of resolutie houdende commissies van
de Utrechtse Staten, waarvan het archief in elk geval Muller voor ogen stond.
Ook het archiefje van een bouwcommissie, restauratiecommissie e.d. met notulen kan
naar mijn mening beter niet als afzonderlijk archief beschouwd worden, en met vaak
vele andere in een staart van commissie-archieven aan het eind van de inventaris geplakt
worden, maar daarentegen ook als dossier in zijn geheel geplaatst worden in het hoofd
archief, 'in te voegen op de plaats, die daaraan logisch in de orde van de inventaris toe
komt...'17. De beschrijving zou dan b.v. kunnen zijn:
Stukken inzake de bouw van de kerk, 1930-1933; 2 delen en 4 omslagen.'
Een nadere specificatie, in de vorm van het hier getoonde, (zie bijlage blz. 45) kan dan
volgen. In de toelichtend N.B. kan de aard van de commissie meegedeeld worden.
17 Handleiding paragraaf 53.
Mutatis mutandis geldt hetzelfde voor orgelcommissies (voor zover van tijdelijke aard),
commissie ter voorbereiding van kerksplitsing, jubileumcommissies enzovoorts.
Anders ligt het met permanente commissies, zoals zendingscommissie, evangelisatie
commissie, die niet ingesteld zijn ter afwikkeling van een bepaalde zaak, maar een gede
legeerde verantwoordelijkheid hebben voor een gedeelte van de taak van de kerkeraad.
Dat archieven van verenigingen, clubs, gespreksgroepen etc. - al dan niet onder toezicht
van de kerkeraad - gescheiden blijven, zal voor ieder duidelijk zijn.
Rest mij slechts nog de kwestie van de afsluiting van het archief.
De eerder genoemde Richtlijnen voor het beheer van de regionale en plaatselijke archie
ven, vastgesteld door de deputaten voor de archieven van de gereformeerde kerken in
Nederland (tweede druk, 1982) adviseren archivalia voor de inwerkingtreding van de
nieuwe kerkorde (1 januari 1959) over te brengen naar rijks- of gemeentearchieven.
Toch kunnen er andere data zijn die een duidelijker cesuur vormen; voor grote stads
kerken b.v. omstreeks 1961, de vorming van wijkkerkeraden, of b.v. splitsing of
samenvoeging van plaatselijke kerken.
Samenvatting van de verschillen met archieven van Hervormde gemeenten:
1. Grote variëteit in samenstellende kerken.
2. Vooral in de eerste decennia het zoeken naar een organisatievorm; de gemeenten
zijn minder gereglementeerd door de relatief grote vrijheid die de Dordtse kerkorde
biedt t.o.v. de hervormde reglementen van 1816.
3. De afwijkingen in het goederenbeheer. Vooral na 1886 zijn de kerkeraden huiverig
voor te grote zelfstandigheid van de beherende instantie: zo snel als mogelijk is wor
den verenigingen Kerkelijke Kas opgeheven, wat vaak met de nodige moeilijkheden
gepaard gaat. De commissies van beheer, dikwijls ook niet zonder tegenstand in het
leven geroepen, worden voortdurend gecontroleerd en kort gehouden. De kerke
raad zelf behoudt de rechtspersoonlijkheid. In de praktijk groeit de Commissie van
administratie en beheer toch uit tot een soort kerkvoogdij, zij het met minder com
petentie.
4. Het bloeiende verenigingsleven, resulterend evt. in een rijke verscheidenheid van ar
chieven en archiefjes.
Tenslotte, verwijzend naar de artikelen van Wezel van 1568 besluit ik mijn voordracht,
wetend dat de spreker 'zich zal hoeden dat hij niet door al te lang gerekte predikatieën
zowel het geheugen van de toehoorder belast als zijn ijver afstompt en de maag met
weerzin aantast. Waarom hij zich zal beijveren zijn rede binnen het bestek van een uur
te beperken.'
En zegt de Prediker niet, dat het einde van een zaak beter is dan haar begin.
P. J. Horsman
[42]
[43]
