Behalve kerkeraad en diakonie kunnen gedeponeerde archieven voorkomen van vereni
gingen (zending, school, bouwfonds).
De dolerenden organiseerden zich consequenter dan de Afgescheidenen: kerkeraad, di
akonie en als beheersorgaan die genoemde Vereniging De Kerkelijke Kas. Deze laatste
vereniging wordt in de loop van de jaren '90 vervangen door een door de kerkeraad be
noemde commissie van administratie en beheer, tenzij de kerkeraad zelf het beheer en
administratie op zich neemt. Hoewel de verenigingen Kerkelijke Kas soms nog enige
tijd na de samensmelting bleven bestaan (en derhalve feitelijk de archieven na ophef
fing bij de gecombineerde kerk deponeren), dienen de archieven bij ordening geplaatst
te worden bij de archieven van de Nederduitsch Gereformeerde kerk (dolerend).15 Maar
hoe dan ook, in de inventaris te worden opgenomen!
Doorgaans zullen, mede gelet op de litanie van Rullmann, de archieven van Afgeschei
denen, Kruisgemeenten en Dolerenden van beperkte omvang zijn en dan weinig
inventarisatieproblemen opleveren
Anders kan dit liggen bij de archieven van de Gereformeerde kerk, de combinatie of en
kele voortzetting van Afgescheidenen en/of Dolerenden, vooral als het een kerk van
behoorlijke omvang betreft.
Over het algemeen vormen kerkeraad, diakonie en commissie van beheer eigen archief.
Op de archieven van andere commissies kom ik nog terug.
Kerkeraad
Al eerder kwam te sprake het verschijnsel smalle en brede kerkeraad. Nogmaals wil ik
er op wijzen dat de brede kerkeraad feitelijk geen zelfstandig college is, doch slechts een
uitbreiding van de kerkeraad met de diakenen, ter behandeling van bepaalde zaken.
Aanvankelijk zal in de meeste gevallen de notulering in hetzelfde register hebben plaats
gevonden; eerst later eventueel in afzonderlijke registers. De scriba van de smalle kerke
raad kan tegelijkertijd scriba van de brede zijn.
Zeker als de serie ingekomen stukken niet gesplitst is naar breed of smal kan niet van af
zonderlijke archieven gesproken worden en zal de afdeling stukken van algemene aard
twee series notulen bevatten: die van de brede (de meest algemene) en die van de smalle
kerkeraad. Gezien de ontwikkeling dat de smalle kerkeraad eerst in een later stadium zich
ontplooit, zou ik er voor willen pleiten bij de ordening de notulen van de brede vóór die
van de smalle kerkeraad te plaatsen. Maar omgekeerd lijkt mij ook verdedigbaar.
Bij grotere kerken zullen, wanneer er twee of meer predikanten zijn, vroeg of laat af
zonderlijke sectievergaderingen van ouderlingen gehouden worden. Dit zijn geen
zelfstandige organen, maar slechts deelvergaderingen van de smalle kerkeraad.
Het komt mij voor dat het sterk afhankelijk is van het voorkomen van andere archiva
lia van deze secties, andere dan notulen, of er wel van afzonderlijke archieven gespro
ken kan worden. Na 1961, als de wijkkerkeraden tot ontwikkeling komen, althans bij
grotere kerken, ligt de situatie anders en zal wel van afzonderlijke archieven sprake
kunnen zijn, naast het archief van de KAZ. De smalle kerkeraad is dan verdwenen,
evenals eigenlijk de brede kerkeraad in oude zin.
15 Handleiding paragraaf 53.
Wat verder aangetroffen kan worden in het kerkeraadsarchief wijkt niet wezenlijk af
van dat van Hervormde Gemeenten: lidmatenadministratie, stukken betreffende her
derlijke zorg, organisatie enzovoorts. Ik moge u daarvoor tevens verwijzen naar het
schema voor de ordening en inrichting van de recente archiefgedeelten van gerefor
meerde kerken, zoals dat gegeven wordt in Bijlage H van de Richtlijnen voor het beheer
van de regionale en plaatselijke archieven; met de kanttekening dat ik de rubrieksaan
duidingen Dienst des Woords en Dienst der Sacramenten in een archiefschema weinig
gelukkig vind.
De series ingekomen en uitgaande stukken kunnen een waar conglomeraat zijn van al
lerhande, ter vergadering behandelde stukken: brieven, jaarrekeningen, jaarverslagen,
rapporten enzovoorts; alfabetisch of chronologisch gerangschikt. In die rangschikking
zal eveneens veel variatie aangetroffen kunnen worden, aangezien de scriba's door
gaans niet langer dan vier jaar in functie zijn, dikwijls zelfs korter.
Het kan dan ook aanbeveling verdienen de eventueel alfabetisch geordende delen chro
nologisch te herordenen, tenzij bepaalde omstandigheden zich daartegen verzetten.
Diakonie
De diakonie kent slechts één serie notulen (als er al genotuleerd is), met daarvan afhan
kelijk een serie ingekomen en uitgaande stukken. Vervolgens de normale, te verwach
ten stukken betreffende bedeling, eigendommen, financiën, legaten, maatschappelijk
werk enz.
Commissie van Administratie en Beheer
Niet in alle plaatsen werd na de samensmelting direkt een commissie van administratie
en beheer ingesteld; soms is het de kerkeraad die zelf de stoffelijke belangen behartigt,
soms een commissie met een beperkte taakstelling. (Zie b.v. Goes).
In het algemeen draagt de commissie van administratie en beheer zorg voor het beheer
der goederen, de financiële administratie en de inning der (vaste) bijdragen. Dit alles
steeds onder verantwoordelijkheid van de kerkeraad.
De commissie van administratie en beheer is geen rechtspersoon. Het zijn praeses en
scriba van de kerkeraad die de kerk in en buiten rechte vertegenwoordigen. Wel kan de
kerkeraad aan de CAB het beheer van de eigendomspapieren (die dus eigenlijk in het
kerkeraadsarchief zouden behoren) opdragen. Dit zal uit een instructie of uit de notu
len moeten blijken.
Het kan dus voorkomen dat in het kerkeraadsarchief stukken betreffende de aankoop
van onroerend goed aanwezig zijn, en in het archief van de CAB de stukken betreffen
de het beheer en onderhoud. Maar evenzeer is het mogelijk ook de stukken betreffende
de verwerving aan te treffen in het CAB-archief, zeker als de commissie ook alle voor
bereidende handelingen verricht heeft.16
16 Gereformeerde kerk van Dordrecht, notulen van de brede kerkeraad d.d. 15/8/1955.
[41]
[40]
