De pastoor was in al deze organen duidelijk de spil waarom het geheel draait. Dit be
tekent niet, dat hij, als een absoluut monarch, over een centraal administratief appa
raat beschikte.
A rchiefvorming
De gevolgen voor de archiefvorming zijn er dan ook naar. De prijs voor de meest chao
tische categorie archieven van instellingen of verenigingen gaat ongetwijfeld naar de
parochie-archieven
Hoe kan men deze chaos nu ontwarren? De enige vorm van 'oude orde' zijn enkele se
ries (notulen, financiële bescheiden, doop-, trouw- en overlijdensregisters, het liber me-
morialis, 'afleesboeken', diverse series gedrukte circulaires, parochiebladen) en losse
ordners of pakken op uiteenlopende wijze bij elkaar terechtgekomen stukken, soms
onderwerpsgewijs, soms chronologisch, soms naar uiterlijk kenmerk, bijvoorbeeld ak
ten. Vaak is het weinige verband, dat er ooit tussen stukken gezeten heeft in de negen
tiende eeuw door een ijverige kapelaan bij een inventarisatiepoging verstoord. Maar
vaak kan men aan gedeelten op grond van uiterlijke kenmerken nog wel zien welk on
derdeel van de organisatie welke stukken ooit onder zich heeft gehad: ieder die de ver
antwoording had voor een bepaald onderdeel van de organisatie van de parochie hield
de stukken in zijn eigen kast; waar men het niet kan zien, gaat men te werk op grond
van reglementen of naar analogie; het archief heeft geen systematiek (bijvoorbeeld in
de vorm van een registratuurplan), die onafhankelijk is van de organisatie van de paro
chie, en daarom ordent men het archief conform 16 van de Handleiding volgens de
organisatie, dus in hoofdzaak: - pastoor - kerkbestuur - na zelfstandig worden:
armbestuur - na zelfstandig worden: schoolbestuur.
Daar de pastoor in ieder geval vóór 1950 steeds voorzitter was, is de vraag of men deze
onderdelen als aparte archieven moet beschouwen, of als 'afdelingen' van één 'bestuur'
en dus als onderdelen van één archief.
Als men uitgaat van de ordening volgens de organisatie dan maakt dat mijns inziens
voor de volgorde niet uit; men krijgt het verschil tussen:
archie/ van de parochie of archieven van de parochie
I pastoor I archief van de pastoor
II (pastoor en) kerkbestuur II archief van (pastoor en) kerkbestuur
III (pastoor en) armbestuur III archief van (pastoor en) armbestuur
etc. etc.
Ordent men consequent naar taak of functie, dan zijn er geen moeilijkheden te ver
wachten bij taken die steeds bij één en hetzelfde onderdeel hebben berust: zielzorg, be
heer van de gebouwen, aanstelling van het personeel, maar wel bij taken, die in de loop
der tijd van het ene naar het andere onderdeel zijn verhuisd, zoals de armenzorg, of on
derwerpen waarvoor ieder onderdeel van de organisatie stukken heeft, zoals financiën.
De consequentie van een indeling naar functies is dan, dat men twee series rekeningen
betreffende de armenzorg in één archief of rubriek krijgt, vanaf het jaar, dat het arm
bestuur zelfstandig is geworden, namelijk het exemplaar van het armbestuur zelf en het
exemplaar dat door het kerkbestuur werd bewaard na goedkeuring door de bisschop.
[24]
De broederschappen en verenigingen kenden, voor zover zij onder voorzitterschap
stonden van de pastoor, lang niet altijd zelfstandig archiefvorming: gedrukte statuten,
leden- of contributielij sten; indien er wel sprake is van zelfstandige notulering en cor
respondentie, dan zijn deze broederschappen 'zelfstandige' archiefvormers.
Als het kerkbestuur een vereniging ging subsidiëren (bijvoorbeeld het zogenaamde pa-
tronaatswerk, dit waren voorzieningen met veel gezelligheid voor de 'opgroeiende
jeugd') dan kan rekenplichtigheid daarvan het gevolg zijn. Zo kan men dan ook in het
onderdeel kerkbestuur stukken betreffende verenigingen tegenkomen. Parochiële af
delingen van de K.A.B. en andere beroepsverenigingen waren zelfstandig, ook al heeft
de pastoor, als geestelijk adviseur, een vinger in de pap. Hun archieven moet men dan
ook niet als onderdeel van het parochie-archief aanmerken, maar als (toevallig) in
samenhang met het parochie-archief aangetroffen aparte archieven, dus: gedeponeerd
bij het parochie-archief. In het archief van de pastoor en van het kerkbestuur kunnen
natuurlijk stukken betreffende dergelijke organisaties voorkomen, maar niet hun com
plete archieven.
Een aparte vermelding is waard het vóórkomen van parochies, verzorgd door kloosteror
den; in het algemeen werd het archief van het 'huis' (klooster) en dat van de parochie (dus
het onderdeel zielzorg en kerkgebouw etc.) streng gescheiden gehouden; bij opheffing
van de parochie of bij terugtrekking van de kloosterorde uit de zielzorg leidde dat tot
splitsing: de orde nam de stukken betreffende het 'huis' over, maar droeg het gedeelte be
treffende de parochie over aan de rechtsopvolger of de plaatselijke archiefdienst.
Hieronder volgt dan een schema met toelichtingen. Een aantal koppen is niet zonder
meer bruikbaar in een inventaris, maar moet meer beschouwd worden als werktitels,
omschrijvingen van categorieën die binnen de rubriek kunnen voorkomen; tussen
haakjes staan toelichtingen en voorbeelden. Het schema is getoetst aan bruikbaarheid
voor de stukken van na ca. 1800 in een aantal gedrukte en niet-gedrukte inventarissen.
De behandeling van de rubriek eigendommen in het archief van het kerkbestuur is niet
helemaal consequent. De eigendommen van armenfondsen zijn onder armenzorg ge
plaatst, schoolgebouwen onder eigendommen met een aanmaning om een kruisverwij
zing aan te brengen. Dit is gedaan om met een minimum aan blanco nummers en inter
ne verwijzingen te kunnen volstaan. Verspreide goederen en fondsen kunnen gemakke
lijker uit elkaar worden gehouden dan een gebouwencomplex.
A. J. M. den Teuling
Inventarisatieschema bij ordening volgens organisatie
I. ARCHIEF VAN DE PASTOOR
Stukken van algemene aard (liber memorialis, series gedrukte circulaires, 'minuut-exemplaar' pa
rochieblad, afleesboeken registers van mededelingen aan parochianen, af te lezen vanaf de
preekstoel), bisschoppelijke herderlijke brieven).
Stukken betreffende bijzondere onderwerpen.
Oprichting, opheffing, parochiegrenzen, jubilea.
Organisatie, functionarissen (reglementen, instructies, benoeming van pastoors en kapelaans
[25]
