van dossiers, e.d. die door het orgaan, dat een taak overneemt, verder worden gebruikt of afge
handeld, dienen te worden beschouwd als archiefbestanddelen van het archief van het overheids
orgaan, dat de taak overnam en de zaken afwikkelde. (Zie ook de toelichting bij artikel 3.) Onder
3 zijn o.a. bedoeld de door schenking verkregen papieren van personen, families, kerkelijke of
andere instellingen, die in de gemeenschap waartoe zij behoorden, bijzondere betekenis hebben
gehad. Onder d. is uitgedrukt, dat niet slechts het bewaren een functie is in het archiefbeheer maar
ook het vernietigen.
De archiefbeheerder zal zich in samenwerking met beleids- en registratuurambtenaren en tevens in
overleg met deskundigen uit de Archiefraad moeten bezinnen op de administratieve, juridische of
historische waarde van het archief als geheel en van de afzonderlijke bestanddelen daarvan.
De term overheidsorganen onder e. wordt gebruikt in de ruimst mogelijke zin, zodat daaronder
zowel de bestuursorganen vallen alsook die organen, commissies en personen, die een wetgeven
de, rechtsprekende of adviserende taak uitoefenen. Eveneens dienen daartoe te worden gerekend
privaatrechtelijke corporaties, zoals de naamloze vennootschappen, stichtingen en verenigingen,
waarin de overheid in belangrijke mate participeert en die, afgezien van hun rechtsvorm, door de
hun opgedragen overheidstaak als een verlengstuk van de overheid zijn te beschouwen.
Ad artikel 2
In dit artikel wordt aan alle overheidsorganen uitdrukkelijk de plicht opgelegd de onder hen be
rustende archiefbescheiden te beheren in de zin zoals de definitie van artikel 1, onder d. dit om
schrijft. Nog al te vaak worden archiefbestanddelen, die voor de lopende dienst niet meer van be
lang zijn, op daarvoor ongeschikte plaatsen als vochtige kelders of stoffige zolders opgeslagen op
zodanige wijze, dat zij in wanorde geraken, vervuilen of door vocht en ongedierte worden aange
tast, met het gevolg dat als de tijd tot overbrenging naar een archiefbewaarplaats als in deze lands
verordening bedoeld gekomen is, nog slechts een min of meer waardeloze hoop papier blijkt te
resteren.
Het verdient daarom aanbeveling alle overheidsorganen en hun functionarissen nadrukkelijk de
plicht in te scherpen hun archiefbescheiden op behoorlijke wijze te bewaren. De uitzonderingen
hierop zullen nader worden geregeld. Vervreemding van archiefbescheiden is slechts toegestaan in
zeer bijzondere omstandigheden.
Ad artikel 3
Het komt voor, dat archiefbescheiden zijn komen te berusten op andere plaatsen - waar zij naar
het in dit artikel neergelegde zgn. herkomstbeginsel niet thuis horen - ten gevolge van reorganisa
tie van de dienst, b.v. doordat bepaalde functies van het ene overheidsorgaan zijn overgegaan op
een ander, of door een andere oorzaak, welke dan ook. Door in dit artikel het voorschrift te for
muleren tot teruggave van archiefbescheiden aan het overheidsorgaan, dat op grond van het bo
venbedoelde beginsel daarop aanspraken kan maken, wordt een bestaande leemte opgevuld.
Ad artikelen 4 en 19
Artikel 4 schept de reeds in de inleiding tot dit ontwerp vermelde gelegenheid om van overheids-
bescheiden, welke zich in particuliere handen bevinden, reproducties te vervaardigen.
Ad artikel 5
Voor de meeste overheidsorganen betekent de zorg voor en het beheer van de meestal omvang
rijke overheidsarchieven een te zware last. Vandaar dat een regelmatige afvoer naar de archief
bewaarplaatsen in de zin van deze landsverordening van belang is.
[196]
In feite wordt de verantwoordelijkheid voor de overheidsarchieven thans na veertig, vijftig jaar
door de Minister van Algemene Zaken overgenomen.
Het beheer wordt dan aan deskundige archivarissen toevertrouwd.
De overbrenging kan door de toevoeging van de zinsnede: 'binnen een tijdvak van tien jaar' be
perkt worden tot eenmaal per tien jaar.
Het zal kunnen voorkomen, dat de termijn van veertig jaar, welke in sommige gevallen dus vijftig
jaar kan zijn, nog te kort zal zijn, omdat de stukken nog voortdurend door de administratie ge
bruikt zullen worden. In deze en dergelijke gevallen moet de termijn van overdracht kunnen wor
den opgeschort. Omdat opschorting van overbrenging in feite betekent, dat de bescheiden niet in
de openbare archiefbewaarplaatsen beschikbaar zijn, dient bij landsbesluit te worden bepaald,
dat door de opschorting geen inbreuk mag worden gedaan op het door de landsverordening gege
ven recht tot kosteloze raadpleging van de archiefbescheiden. Archieven jonger dan veertig jaar
kunnen met het oog op de klimaatregeling, de conservering en het historisch belang eerder naar de
archiefbewaarplaatsen worden overgebracht, nadat het betrokken overheidsorgaan en de archiva
ris dit zijn overeengekomen. Het overheidsorgaan zal dan tevoren de archieven hebben moeten
ontdoen van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden. Voorts zullen de betreffende
archieven in principe openbaar moeten zijn.
Wel geeft het eerste lid van artikel 7 de bevoegdheid bij de overbrenging beperkingen ten aanzien
van de openbaarheid te stellen, doch deze zullen uitzondering moeten blijven. Het mag niet zo
zijn, dat de openbare archiefinstellingen tegelijkertijd tot opslagplaatsen ten behoeve van de ad
ministratie gemaakt worden.
Ad artikel 6
Het voorschrijven van regelen omtrent de bouw en de inrichting van archiefbewaarplaatsen is
noodzakelijk, omdat op die wijze zekerheid wordt verkregen, dat de conservering van de archief
bescheiden volgens de eisen van modern archiefbeheer zal geschieden. Bovendien kan dan aan
dacht worden besteed aan de bijbehorende studie- en tentoonstellingsruimten voor publieke raad
pleging van de bescheiden. Bijzondere aandacht zal bij het ontwerpen van deze regeling worden
geschonken aan beveiliging tegen brandgevaar en het geven van voorschriften voor klimaatbe
heersing in de archiefbewaarplaatsen. Bij het ontwerpen zal overleg worden gepleegd met terzake
kundigen van de Landsgebouwendienst.
Ad artikel 7
De in artikel 5 voorgeschreven overbrenging heeft een principiële betekenis voor het openbaar
maken van de overheidsgegevens. In het algemeen geldt: wanneer archiefbescheiden eenmaal in
de archiefbewaarplaatsen berusten, zijn ze openbaar. Een ieder is bevoegd de bescheiden dan
kosteloos te raadplegen. Voor uitzonderingen kan de verantwoordelijke minister beperkende be
palingen stellen. Hoewel elke minister en elke zorgdragende instantie hiervoor eigen verantwoor
delijkheid draagt is het in het algemeen niet de bedoeling de beperkende bepalingen t.a.v. open
baarheid van overheidsbescheiden langer van kracht te laten zijn dan de maximale periode van
één mensenleven, honderd tot honderd en tien jaar. Schenkingen van particulieren, gedaan onder
de voorwaarde dat de bescheiden nimmer geraadpleegd mogen worden, dienen niet te worden
aanvaard. Indien archiefbescheiden in de archiefbewaarplaatsen berusten kan tijdens het beheer
de vraag zich voordoen of bepaalde bescheiden, hoewel die daar zonder enige restrictie geborgen
zijn, desondanks openbaar gemaakt kunnen worden.
De beheerder kan zich afvragen of het algemeen belang waaronder ook de persoonlijke belangen
van burgers gerekend moeten worden, zich t.a.v. bepaalde bescheiden niet tegen openbaarheid
verzet. In dat geval zal de zorgdragende minister op voorstel van de beheerder alsnog beperkende
[197]
