Hier volgen enkele fragmenten van dit schema:
II. Privileges en inrichting van het stadsbestuur.
III. Personeel.
a. Algemeen.
b. Stedelijk bestuur.
c. Stedelijke ambtenaren.
VI. Bemoeiing met 's Lands financiën.
a. Algemeen.
b. Schatting.
c. Verponding.
d. Diversen.
VII. Stedelijke financiën.
A. Algemeen
a. Rekeningen met bijlagen en bijbehorende stukken.
b. Andere stukken betreffende de stedelijke financiën.
1. Van algemeenen aard.
2. Kwitantiën; schuldvorderingen ten laste en ten gunste van de stad.
3. Rente en rentebrieven.
Dit onderscheid tussen wat dr. J.L. van der Gouw later 'generalia' is gaan noemen7 en
het begrip 'algemeen', betrekking hebbend op de nadere indeling van een specifiek on
derwerp, dient ook bij moderne dossier-archieven te worden aangebracht. Men denke
maar aan de onderverdeling van een willekeurig dossier inzake wegenonderhoud in een
bepaald gebied:
- wegenonderhoud: algemeen
(voorschriften over aanbesteding, uitvoeringswerkzaamheden, aanschaf van mate
rieel, etc.).
- wegenonderhoud: objectdossiers, geordend op straatnaam.
Het gevolg is ook hier een dubbelzinnig gebruik van het woord 'algemeen' bij de inde
ling van de inventaris.
Wij meenden dit te moeten oplossen door het begrip 'stukken van algemene aard' van
een nadere definitie te voorzien. Feitelijk gaat het hier om stukken die buiten het re
gistratuurplan vallen: wanneer zij in codedossiers worden aangetroffen, dient de inven-
tarisator hen eruit te halen en vooraan in het archief te plaatsen. Het zijn immers stuk
ken, die niet in te delen zijn, omdat zij niet naar onderwerp of inhoud te beschrijven
zijn. Wij stellen dus de volgende hoofdindeling voor:
Archief van het ministerie X (of rijksdienst Y)
1. Stukken en series, die niet naar onderwerp te beschrijven zijn.
2. Dossiers.
Waarbij onder 2 wordt verstaan: stukken, die naar onderwerp te beschrijven zijn,
dan wel dossiers, in de zin van NAT nr. 648.
7 J.L. van der Gouw, Inleiding tot de archivistiek, Zwolle, 1955, pag. 26. Hij beveelt deze term
niet als hoofdstuk van een schema-indeling aan.
8 Nederlandse Archiefterminologie door drs. J.L. van der Gouw, mr. H. Hardenberg, dr. W.J.
van Hoboken en dr. G.W.A. Panhuysen, Zwolle, 1962.
[180]
Uitvoerig hebben wij ons beraden over de plaatsing van bepaalde categorieën archief
stukken onder de eerste rubriek. De door de centrale afdeling Algemene Secretarie van
het ministerie van Landbouw en Visserij opgestelde Richtlijnen9 geven een limitatieve
opsomming van de volgende categorieën:
a. verslagen van de betreffende dienst,
b. agenda's en notulen van bestuur en/of dienstvergaderingen,
c. series van ingekomen en verzonden stukken en kopieboeken van verzonden stuk
ken,
d. agenda's op de ingekomen en uitgaande stukken.
De plaatsing van deze laatste categorie op de lijst lijkt ons logisch en juist, omdat ook
de agenda's alleen maar naar formele kenmerken kunnen worden omschreven, niet
naar inhoudelijke. De plaatsing van agenda's op de correspondentie tussen de dossiers
in de rubrieken 'hulpmiddelen voor de administratie' komt ons even verwerpelijk voor
als de plaatsing van notulen naast de dossiers inzake de opstelling van notulen. Wij wij
ken hiermee welbewust af van de voorstellen van de docenten ordenen en beschrijven,
gedaan in hun werkbespreking.
5. Algemene conclusie
Uit het hierboven gestelde blijkt, dat de samenstelling van een handleiding voor het or
denen en beschrijven van moderne archieven, geordend volgens een decimaalstelsel vol
gens de code V.N.G. of volgens een departementale code zeer wel mogelijk is. Voor het
overgrote deel zijn wij het eens met de voorstellen geformuleerd tijdens de werkbespre
king van de docenten ordenen en beschrijven: de meeste kanttekeningen dienen derhal
ve als aanvulling te worden beschouwd.
J.A.A. Bervoets
Zie pag. 177, en noot 1.
[181]
