- 1.852.12. Wil zij dan tot een goed geordend archief komen, dan zal deze code nader moeten worden uitgewerkt. Ook kunnen vanuit het gezichtspunt van de centrale overheid taken of werkzaamheden aan elkaar verwant zijn, die dat voor de lagere overheden, vanuit hun gezichtspunt be zien, niet hoeven te zijn. In deze gevallen 'klopt' de Basisarchiejcode niet, en leidt toe passing van deze code tot het uit elkaar halen van verwante werkzaamheden. Een voor beeld uit de praktijk: - 1.711.82 heeft betrekking op de regeling van het rechtsverkeer in bijzondere omstan digheden na 19453. Vanuit het gezichtspunt van de centrale overheid, die zich met het rechtsherstel bezig hield, viel dit uiteen in verschillende onderdelen: - rechtspraak in privaatrechtelijke overeenkomsten - beheer van opengevallen nalatenschappen - teruggave van eigendommen, die door Duitsers genaast zijn - effectenregistratie om teruggave van geroofde effecten mogelijk te maken. Welnu, volgens de basisarchiefcode dient effectenregistratie totaal elders te worden ge plaatst, en wel onder - 1.822.163; de lagere overheden hadden immers slechts met re gistratie als zodanig te maken en niet met administratieve handelingen als nevenactivi teit voor teruggave. Het gevolg is, dat bij de inventarisator in sterkere mate de verplich ting rust om zelf voor een schema te kiezen. Wanneer dus de toegepaste uittreksels uit de basisarchiefcode inderdaad een systematische, wederzijds exclusieve ordening garan deren, zijn handleidingen met betrekking tot de ordening en beschrijving van archieven van gemeentesecretarieën zeer wel toepasbaar op archieven van centrale overheids instellingen. Wanneer echter stukken betreffende aan elkaar verwante taken of met el kaar gerelateerde werkzaamheden door de toepassing van deze code uit elkaar zijn ge plaatst, zal de inventarisator moeten ingrijpen om inconsequenties te voorkomen. Hij moet echter wel weten te verantwoorden, waarom hij van de toegepaste code is afgewe ken en welk systeem hij heeft gevolgd. 3. Wat hoort wel, wat hoort niet bij een archief? In de periode 1945-1950 hebben verschillende ministeries de onder zich berustende ar chieven achteraf volgens een vastgestelde code geordend. Hierbij werden de stukken strikt zaaksgewijs geklasseerd, soms ongeacht het archiefvormende orgaan. Zo treft men in een na-oorlogse dossier-ordening van het archief van het Rijksarbeidsbureau uit de jaren 1940-1945 naast de onder de bezetter gevormde archiefbescheiden ook de Lon- dense stukken van minister Van den Tempel in één code, en bijgevolg ook in één inven taris aan4! Een goede inventarisatie van een overheidsarchief vereist derhalve een stricte toepassing van het herkomstbeginsel. Reeds bij de inspectie van centrale overheids- 3 Mededeling van H.A.J, van Schie, die zich bezig houdt met de inventarisatie van het archief van de Raad voor het Rechtsherstel. 4 P. van Midden, Inventaris archief van het Rijksarbeidsbureau in oorlogstijd (1940-1945), Den Haag, Ministerie van Sociale Zaken, 1977. De beschrijving volgt exact de aangetroffen dos sier-ordening. [178] archieven wordt aangedrongen op voorschriften met betrekking tot het archiefbeheer, wanneer bepaalde taken van ministerie gaan wisselen, om te voorkomen dat stukken, die tijdelijk 'met de ambtenaren meegaan', definitief uit het archief verdwijnen en tien tallen jaren later als 'retroacta' in de dossiers van een ander ministerie opduiken. Het spreekt vanzelf dat de inventarisator, die dergelijke stukken tussen zijn dossiers aan treft, ze uit deze dossiers licht en ze volgens het herkomstbeginsel voegt bij de stukken van het ministerie of de rijksdienst, die ze oorspronkelijk heeft opgemaakt of ontvan gen. De vraag is nu, wat te doen met gedeponeerde stukken van commissies, werkgroepen e.d.? Moeten zij apart worden beschreven of als onderdeel van het hoofdarchief? Vaak komt het voor, dat stukken van deze commissies met de door de commissie opgestelde geleidebrief in de dossiers van een ministerie-archief worden gedeponeerd, maar daar binnen een eigen registratuurplan hebben. Wij menen, dat een beroep op het structuur beginsel (Nederlandse Archiefterminologie 82) om deze archieven als integrerend bestanddeel van het dossierstelsel te handhaven, onvoldoende is. In beginsel dienen commissie-archieven als afzonderlijke archieven te worden beschouwd en uit de dos siers te worden gelicht. Hiervan kan ons inziens alleen worden afgeweken, wanneer het archief door eenheid van administratie onlosmakelijk in het hoofdbestand is geïnte greerd, dus: centraal geagendeerd, vermengd in verschillende dossiers, stukken voor zien van centrale registratuurkenmerken, geen onderscheid tussen de correspondenten, e.d. Uit de verantwoording van de inventarisatie zal dan moeten blijken, dat het afzon derlijk beschrijven van het bedoelde commissie-archief tot falen is gedoemd. Wordt uiteindelijk door de archiefbewaarplaats een archiefoverzicht samengesteld, dan dient dit commissie-archief als afzonderlijk archief te worden opgevoerd onder verwijzing naar het archief, waarin het door de registrator is 'weggewerkt'. 4. Enkele bijzonderheden over Algemeen-Bijzonder Indertijd verkondigde drs. J. Fox in zijn klassiek geworden interventie over het inven tariseren van archieven, dat de inventarisator de term Algemeen beter uit zijn hoofdin deling zou kunnen laten5: voor code-archieven is dit niet houdbaar gebleken. Terecht ageerde Fox tegen het dubbelzinnig gebruik van deze term, dat in zwang kwam toen de inventaris van het archief van het stadsbestuur van de gemeente Doesburg furore maakte6. De inventarisator probeert hier onderscheid te maken tussen de begrippen 'al gemene aard' en 'algemeen', door ze naast en onder elkaar in zijn schema toe te passen. 5 Drs. J. Fox, Fouten bij het inventariseren van archieven, bittere ervaringen door een examina tor opgedaan. Nederlands Archievenblad, jaargang 77 (1973), pag. 327-333. In het bijzonder pag. 332. 6 A.J. van de Ven, Het oud-archief der gemeente Doesburg, Doesburg 1950, deel I. [179]

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Nederlandsch Archievenblad | 1982 | | pagina 42