- 1.852.12. Wil zij dan tot een goed geordend archief komen, dan zal deze code nader
moeten worden uitgewerkt.
Ook kunnen vanuit het gezichtspunt van de centrale overheid taken of werkzaamheden
aan elkaar verwant zijn, die dat voor de lagere overheden, vanuit hun gezichtspunt be
zien, niet hoeven te zijn. In deze gevallen 'klopt' de Basisarchiejcode niet, en leidt toe
passing van deze code tot het uit elkaar halen van verwante werkzaamheden. Een voor
beeld uit de praktijk:
- 1.711.82 heeft betrekking op de regeling van het rechtsverkeer in bijzondere omstan
digheden na 19453. Vanuit het gezichtspunt van de centrale overheid, die zich met het
rechtsherstel bezig hield, viel dit uiteen in verschillende onderdelen:
- rechtspraak in privaatrechtelijke overeenkomsten
- beheer van opengevallen nalatenschappen
- teruggave van eigendommen, die door Duitsers genaast zijn
- effectenregistratie om teruggave van geroofde effecten mogelijk te maken.
Welnu, volgens de basisarchiefcode dient effectenregistratie totaal elders te worden ge
plaatst, en wel onder - 1.822.163; de lagere overheden hadden immers slechts met re
gistratie als zodanig te maken en niet met administratieve handelingen als nevenactivi
teit voor teruggave. Het gevolg is, dat bij de inventarisator in sterkere mate de verplich
ting rust om zelf voor een schema te kiezen. Wanneer dus de toegepaste uittreksels uit
de basisarchiefcode inderdaad een systematische, wederzijds exclusieve ordening garan
deren, zijn handleidingen met betrekking tot de ordening en beschrijving van archieven
van gemeentesecretarieën zeer wel toepasbaar op archieven van centrale overheids
instellingen. Wanneer echter stukken betreffende aan elkaar verwante taken of met el
kaar gerelateerde werkzaamheden door de toepassing van deze code uit elkaar zijn ge
plaatst, zal de inventarisator moeten ingrijpen om inconsequenties te voorkomen. Hij
moet echter wel weten te verantwoorden, waarom hij van de toegepaste code is afgewe
ken en welk systeem hij heeft gevolgd.
3. Wat hoort wel, wat hoort niet bij een archief?
In de periode 1945-1950 hebben verschillende ministeries de onder zich berustende ar
chieven achteraf volgens een vastgestelde code geordend. Hierbij werden de stukken
strikt zaaksgewijs geklasseerd, soms ongeacht het archiefvormende orgaan. Zo treft
men in een na-oorlogse dossier-ordening van het archief van het Rijksarbeidsbureau uit
de jaren 1940-1945 naast de onder de bezetter gevormde archiefbescheiden ook de Lon-
dense stukken van minister Van den Tempel in één code, en bijgevolg ook in één inven
taris aan4! Een goede inventarisatie van een overheidsarchief vereist derhalve een stricte
toepassing van het herkomstbeginsel. Reeds bij de inspectie van centrale overheids-
3 Mededeling van H.A.J, van Schie, die zich bezig houdt met de inventarisatie van het archief
van de Raad voor het Rechtsherstel.
4 P. van Midden, Inventaris archief van het Rijksarbeidsbureau in oorlogstijd (1940-1945), Den
Haag, Ministerie van Sociale Zaken, 1977. De beschrijving volgt exact de aangetroffen dos
sier-ordening.
[178]
archieven wordt aangedrongen op voorschriften met betrekking tot het archiefbeheer,
wanneer bepaalde taken van ministerie gaan wisselen, om te voorkomen dat stukken,
die tijdelijk 'met de ambtenaren meegaan', definitief uit het archief verdwijnen en tien
tallen jaren later als 'retroacta' in de dossiers van een ander ministerie opduiken. Het
spreekt vanzelf dat de inventarisator, die dergelijke stukken tussen zijn dossiers aan
treft, ze uit deze dossiers licht en ze volgens het herkomstbeginsel voegt bij de stukken
van het ministerie of de rijksdienst, die ze oorspronkelijk heeft opgemaakt of ontvan
gen.
De vraag is nu, wat te doen met gedeponeerde stukken van commissies, werkgroepen
e.d.? Moeten zij apart worden beschreven of als onderdeel van het hoofdarchief? Vaak
komt het voor, dat stukken van deze commissies met de door de commissie opgestelde
geleidebrief in de dossiers van een ministerie-archief worden gedeponeerd, maar daar
binnen een eigen registratuurplan hebben. Wij menen, dat een beroep op het structuur
beginsel (Nederlandse Archiefterminologie 82) om deze archieven als integrerend
bestanddeel van het dossierstelsel te handhaven, onvoldoende is. In beginsel dienen
commissie-archieven als afzonderlijke archieven te worden beschouwd en uit de dos
siers te worden gelicht. Hiervan kan ons inziens alleen worden afgeweken, wanneer het
archief door eenheid van administratie onlosmakelijk in het hoofdbestand is geïnte
greerd, dus: centraal geagendeerd, vermengd in verschillende dossiers, stukken voor
zien van centrale registratuurkenmerken, geen onderscheid tussen de correspondenten,
e.d. Uit de verantwoording van de inventarisatie zal dan moeten blijken, dat het afzon
derlijk beschrijven van het bedoelde commissie-archief tot falen is gedoemd. Wordt
uiteindelijk door de archiefbewaarplaats een archiefoverzicht samengesteld, dan dient
dit commissie-archief als afzonderlijk archief te worden opgevoerd onder verwijzing
naar het archief, waarin het door de registrator is 'weggewerkt'.
4. Enkele bijzonderheden over Algemeen-Bijzonder
Indertijd verkondigde drs. J. Fox in zijn klassiek geworden interventie over het inven
tariseren van archieven, dat de inventarisator de term Algemeen beter uit zijn hoofdin
deling zou kunnen laten5: voor code-archieven is dit niet houdbaar gebleken. Terecht
ageerde Fox tegen het dubbelzinnig gebruik van deze term, dat in zwang kwam toen de
inventaris van het archief van het stadsbestuur van de gemeente Doesburg furore
maakte6. De inventarisator probeert hier onderscheid te maken tussen de begrippen 'al
gemene aard' en 'algemeen', door ze naast en onder elkaar in zijn schema toe te passen.
5 Drs. J. Fox, Fouten bij het inventariseren van archieven, bittere ervaringen door een examina
tor opgedaan. Nederlands Archievenblad, jaargang 77 (1973), pag. 327-333. In het bijzonder
pag. 332.
6 A.J. van de Ven, Het oud-archief der gemeente Doesburg, Doesburg 1950, deel I.
[179]