melpenninck van der Oije de leden van de commissie welkom heten in het gebouw van
de gemeentelijke archiefdienst te Zwolle en de commissie als zodanig installeren.
1.2. Samenstelling en taak van de commissie
De leden van de commissie, die tijdens de eerste vergadering een voorzitter en secretaris
benoemden zijn:
drs. F.C. Berkenvelder, voorzitter, namens de kring van gemeente- en streekarchivaris
sen;
drs. A.J.M. den Teuling, secretaris, namens het overleg van de provinciale inspecteurs
der archieven;
dr. A.J. Kölker, namens het overleg van de provinciale inspecteurs der archieven;
J. Meijer, namens de Vereniging voor documentatie en administratieve organisatie
(SOD);
drs. H.Th.M. Roosenboom, namens het convent van rijksarchivarissen;
ir. J.W. Scherjon, namens de Inspectie voor het brandweerwezen, Ministerie van bin
nenlandse zaken;
W. Willemsen, namens het Centraal adviesbureau voor organisatie, documentatie, re
gistratuur en personeelsbeheer van de Vereniging van Nederlandse gemeenten
(V.N.G.), adviseur bouwzaken.
Als bijzonder adviseur ad hoe werd dr. B.A.H.G. Jütte toegevoegd namens het Cen
traal laboratorium voor onderzoek van voorwerpen van kunst en wetenschap.
In de uitnodigingsbrief van 25 juni 1980 omschreef de secretaris van de Vereniging de
taak van deze commissie als het ontwerpen van 'een bevredigende regeling voor de
bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van archiefbewaarplaatsen
en de ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefbewaar
plaats'.
Vanaf de eerste vergadering heeft de commissie zich op het standpunt gesteld dat het
noodzakelijk is dat er richtlijnen komen voor de bouw en inrichting van de archiefbe
waarplaats in engere zin, maar dat het kortzichtig zou zijn, andere ruimten dan de ar
chiefbewaarplaats in engere zin te veronachtzamen. Anders geformuleerd: welke eisen
moeten gesteld worden aan de eigenlijke archiefbewaarplaats, aan de andere ruimten
waarin archiefbescheiden worden beheerd en geraadpleegd, en welke aan de archief
ruimten voor nog niet overgebrachte archiefbescheiden, inclusief die ruimten waar het
dynamische deel van het archief wordt bewaard.
De commissie hecht eraan te verklaren dat het meer dan aan welke lid ook aan de secre
taris van de commissie te danken is dat dit werkstuk thans reeds gereed is. Voor het vele
werk dat hij in dit opzicht met grote volharding, toewijding en inzicht verricht heeft,
verdient hij alle lof. Veel dank is ook verschuldigd aan de centrale typekamer van het
provinciaal bestuur van Drenthe, zonder welke ook de secretaris dit werk niet had kun
nen volbrengen.
[134]
De commissie vergaderde lOxte weten op 20 november 1980, 8 januari, 12 februari, 5
maart, 9 april, 9 mei, 1 juli, 1 september, 13 oktober 1981 en 19 januari 1982.
1.3. Wettelijke achtergronden
Omtrent archiefbewaarplaatsen zijn in de Archiefwet 1962 onder meer de volgende be
palingen opgenomen:
Artikel 1, le lid
Voor de toepassing van het bij of krachtens deze wet bepaalde wordt verstaan onder: c.
archiefbewaarplaatsen: de in artikelen 12, 14, 24, 30 en 32 bedoelde archiefbewaar
plaatsen.
Artikel 5, le lid
De onder de overheidsorganen berustende archiefbescheiden, welke ouder zijn dan 50
jaar, worden binnen een tijdvak van 10 jaar naar de bij of krachtens deze wet voor de
bewaring daarvan aangewezen archiefbewaarplaatsen overgebracht.
Artikel 6
Omtrent de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van de archief
bewaarplaatsen en de ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als ar
chiefbewaarplaats kunnen wij bij algemene maatregel van bestuur regelen vaststellen.
Artikel 12, le lid
Te 's-Gravenhage is gevestigd de algemene rijksarchiefbewaarplaats... 2e lid. In de
hoofdplaats van elke provincie is gevestigd een rijksarchiefbewaarplaats.
Artikel 14, le lid
Aan het treffen van regelingen als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen en
bedoeld in artikel 32 van deze wet betreffende bewaring en beheer van archiefbescheiden
in een gemeenschappelijke archiefbewaarplaats kan door het rijk worden deelgenomen.
Artikel 24
Voor de bewaring van de op grond van artikel 5, eerste lid over te brengen archiefbe
scheiden van gemeentelijke organen wijst de gemeenteraad een gemeentelijke archief
bewaarplaats aan.
Artikel 30
Voor de bewaring van de op grond van artikel 5, eerste lid over te brengen archiefbe
scheiden van de organen van waterschappen wijst het dagelijks bestuur een archiefbe
waarplaats aan.
Artikel 32, le lid
Besturen van waterschappen, veenschappen en veenpolders kunnen, met inachtneming
van bij het reglement der instelling gestelde regelen, onderling of in samenwerking met
gemeentebesturen een regeling treffen omtrent bewaring en beheer van hun archiefbe
scheiden in een gemeenschappelijke archiefbewaarplaats.
[135]
