eisen aan de programmatuur. Anderzijds is het zo dat een groot gedeelte van de bedoel
de werkzaamheden bestaat uit het copiëren, sorteren en numeriek of alfabetisch rang
schikken van stukken tekst. Deze activiteiten kunnen bij uitstek aan een computer wor
den overgelaten. Voorwaarde daarbij is dat het de archivaris is die stap voor stap beslist
wat er gaat gebeuren, die uitmaakt hoe dit zal verlopen en die uiteindelijk zal beslissen
of het bereikte resultaat bruikbaar is.
Doordat aan iedere inventaris een ordening ten grondslag ligt, ongeacht het daarbij fei
telijk gehanteerde ordeningsbeginsel, is het mogelijk de computer voor een bepaald on
derdeel van het geheel de bijbehorende documentatie-eenheden te laten selecteren. Als
selectiecriteria daarbij kunnen gelden: oude registratuurcodes die de oorspronkelijke
structuur van het archief weerspiegelen, bepaalde redactionele vormen die men wil
groeperen of ad hoe door de archivaris bij het maken van de voorlopige beschrijvingen
aangebrachte merktekens.
Dit alles veronderstelt dat de programmatuur, behalve uitgebreide selectie- en sorteer-
faciliteiten, nog aan twee andere vereisten voldoet. Op de eerste plaats moet het moge
lijk zijn de door de archivaris met behulp van de computer aangebrachte ordening in de
vorm van definitieve inventarisnummers vast te leggen. Daarnaast moet in de mogelijk
heid voorzien worden om vóór elke groep bij elkaar horende beschrijvingen het titeltje
aan te brengen waarmee de betreffende afdeling van de inventaris wordt aangeduid.16
4 De eindprodukten
4.1 Lijstproduktie
Wat de ten behoeve van de Archiefafdeling gedrukte eindprodukten van RAPIDE be
treft, dienen te worden onderscheiden: de plaatsingslijsten, de inventarissen, de re
gisters en de indices (zie voorbeeld 1).
De plaatsingslijst is niets anders dan een numeriek gesorteerde lijst van alle met betrek
king tot één archief of verzameling gemaakte beschrijvingen. Daarbij is geen sprake
van een ander onderling verband dan de volgorde waarin de betreffende archiefstukken
in het depot bewaard worden. In de inventaris daarentegen weerspiegelt een aangepaste
lay-out de door de archivaris bij het inventariseren van het archief aangebrachte struc
tuur. Bovendien is een inventaris van een inleiding voorzien waarin o.a. een verant
woording van de inventarisatie gegeven wordt. Er zijn geen redenen waarom een door
de computer geproduceerde output wat uiterlijke vormgeving betreft wezenlijk zou
moeten verschillen van de totnogtoe door middel van conventionele druktechnieken ge
zette inventarissen.
Als aan de documentatie-eenheden van een bepaald archief descriptoren toegekend
zijn, kan de computer gevraagd worden op grond daarvan een register op geografische
namen, een register op namen van instellingen, een register op onderwerpen of een re
gister op persoonsnamen van het betreffende archief te construeren. Daarin wordt dan
onder de respectieve ingangen verwezen naar de betreffende inventarisnummers. Op ba
sis van het kenmerk datering kan zelfs een chronologisch register worden gemaakt. Weer
andere mogelijkheden tot ontsluiting bieden door de computer gemaakte indices op bijv.
de redactionele vormen of op alle woorden die in het kenmerk inhoud voorkomen met
uitzondering van de in een zogeheten stop list opgenomen irrelevante woorden als lid
woorden, voorzetsels enz. Dergelijke indices kunnen dan met of zonder de context van de
als ingang gebruikte term worden afgedrukt..17 Tenslotte zij nog vermeld dat door middel
van de hier genoemde technieken de oude droom van de Generalindex, waarin alle in een
bepaald depot berustende archiefstukken opgenomen zijn, realiseerbaar wordt.
4.2 On-line bevraging
Het meest spectaculaire gedeelte van het hier voorgestelde archiefautomatiseringsproject
is wellicht het on-line zoeken (zie voorbeeld 2). Zodra de vraagprocedure opgeroepen is,
volstaan enkele eenvoudige commando's om het zoekproces te besturen: f (find) voor het
zoeken en 1 (list) voor het weergeven van de gevonden resultaten. Zoals hiervóór al ver
meld is, kan het zoeken al dan niet tot één of meerdere RAPIDE-collecties beperkt wor
den en kunnen als zoekterm opgegeven descriptoren tot een samengestelde vraag gecom
bineerd worden. Revolutionair ten opzichte van andere informatiezoeksystemen, maar
onzes inziens wezenlijk in het kader van archiefautomatisering is dat ook chronologisch
gezocht kan worden, al dan niet in combinatie met andere descriptoren.
Zijn er door RAPIDE aan de gestelde vraag beantwoordende documentatie-eenheden ge
vonden, dan kan het antwoord op verschillende niveaus bekeken worden. Het eerste ni
veau biedt een overzicht van alle RAPIDE-collecties die relevante documentatie-
eenheden bevatten met per collectie het aantal daarvan. Dan kan men per collectie (bijv.
archief A of verzameling B) een numeriek overzicht krijgen van de daaronder horende re
levante documentatie-eenheden (i.e. archiefstukken).
Tenslotten kan men door één of meer van deze nummers op te vragen de bijbehorende be
schrijvingen op het beeldscherm bekijken en al dan niet besluiten tot het ter inzage aan
vragen van bepaalde archiefstukken. Mocht een lijst te lang uitvallen voor on-line raad
pleging of mocht men een antwoord graag willen bewaren, dan kan altijd een op de af-
drukeenheid van het URC te printen lijstje besteld worden.
Het hierboven geschetste is geen utopisch wensenpakket. Evenmin mag gezegd worden
dat het KDC met de hier geschetste werkwijze al voldoende ervaring opgedaan heeft om te
zeggen dat het er dé oplossing van al zijn archief- en andere documentatieproblemen van
verwacht. Wij zijn de organisatoren van het Tweede Nederlands-Duits Archiefsymposi
um en de redactie van het Nederlands Archievenblad erkentelijk dat wij ons automatise
ringsproject al in een vroeg stadium hebben kunnen voorstellen. Wij rekenen erop dat de
gedachtenwisseling over archiefautomatisering die men de eerstkomende jaren in Neder
land, mede op initiatief van de recent ingestelde Stuurgroep Automatisering, mag ver
wachten, aanleiding zal zijn tot een verdere verfijning van de hier gepresenteerde aanpak.
P. Soetaert,
wetenschappelijk hoofdmedewerker KDC
17 Voor het produceren van lijsten met behoud van de context kan gebruik gemaakt worden van
de standaardpakketten KWIC (KeyWord In Context) en KWOC (KeyWord Out of Context)
[479]
16 Bijv.: I. Algemeen bestuur
A. Notulen
of: I. Stukken betreffende zijn persoonlijk leven
A. Dagboeken
[478]
