- lijstproduktie: op een afdrukeenheid (printer) kunnen lijsten worden gemaakt van
een te bepalen selectie van documentatie-eenheden in een te bepalen volgorde en
volgens een te bepalen lay-out; het is ook mogelijk de computer diverse soorten re
gisters en indices te laten maken; conversie naar een laserstraalprinter (voor snel en
hoogwaardig drukwerk) of naar micro-fiches (maximale hanteerbaarheid bij massa
le output) is mogelijk;
- on-line zoeken: door het stellen van vragen12 kan men op het beeldscherm geïnfor
meerd worden over de op het KDC aanwezige documentatie; men kan zijn vragen
'afvuren' op één, op een aantal of op alle in het systeem aanwezige collecties; meer
dere vragen kunnen worden gecombineerd door middel van operatoren (en, of, en
niet, van tot elk antwoord kan op verschillende niveaus bekeken worden
en indien gewenst ook op papier worden afgedrukt;
- beveiliging: wachtwoorden geven toegang tot het bevragen (bezoekers) resp. wijzi
gen (medewerkers) van de ingebrachte beschrijvingen; met het oog op eventuele ca
lamiteiten worden van het basis- en van het indexbestand regelmatig copieën op tape
gemaakt öm bij eventueel verlies van de database deze te kennen reconstrueren.
2 Het invoeren van archiefbeschrijvingen
2.1 Een record format voor archief automatisering
Geautomatiseerde verwerking van data vereist een zekere formalisering van de gege
vens. Gelukkig biedt de in Nederland gebruikelijke archiefbeschrijving hiervoor een
zeer bruikbaar stramien.13 De structuur hiervan ligt ten grondslag aan het op het KDC
in het kader van RAPIDE voor archiefbeschrijvingen gebruikte basis record format;14
NR inventarisnummer c.q. plaatsingsnummer
RV redactionele vorm
IN inhoud
OS ontwikkelingsstadium
DA datering
UV uiterlijke vorm
NB nota bene.
Daarvan moeten inventarisnummer, redactionele vorm, inhoud, datering en uiterlijke
vorm bij elke beschrijving voorkomen; ontwikkelingsstadium en nota bene zijn faculta
tief. Meerdere descriptorvelden per documentatie-eenheid zijn eveneens voorzien. In
voorkomende gevallen kan dit basis record format gemakkelijk uitgebreid worden met
andere kenmerken zoals voor opname van oude registratuur- of ordeningscodes of van
onder verzamelbeschrijvingen ressorterende 'onderdelen'.
12 De hiervoor vereiste commando's zijn zo veel mogelijk afgestemd op de Common Command
Language van Euronet. Cf. A. E. Negus, EURONET Guideline: standard commands for
retrieval systems, rapport van INSPEC (London 1977).
13 Cf. W. J. Formsma, Het inventariseren van archieven (Groningen 1973) p. 50-55.
14 Andere, uit het buitenland afkomstige, record formats worden gepresenteerd en besproken
door M. Cook, Archives and the Computer (London 1980).
[476]
2.2 Het on-line inbrengen van de beschrijvingen
De invoering van de gegevens gebeurt achter het toetsenbord van een beeldschermter-
minal en verloopt via een data entry systeem in dialoogvorm. Op de vraag van RAPIDE
naar het nummer van de eerste in te brengen archivalische eenheid, typt de medewerker
dit nummer; daarna wordt de bijbehorende redactionele vorm gevraagd enz. Het
systeem is daarbij zodanig geïnstrueerd dat alleen geldige informatie wordt geaccep
teerd. De afspraken daarvoor liggen vervat in de definitie van de respectieve kenmer
ken. Zo weigert de machine als datering bijv. het jaar 2010 of als uiterlijke vorm iets an
ders dan een getal tussen 1 en 99 gevolgd door een code voor respectievelijk band/
banden (b), doos/dozen (d), deel/delen (dl), omslag/omslagen (om), pak/pakken (p)
en stuk/stukken (st) op te nemen. De gecodeerd opgegeven uiterlijke vorm wordt on
middellijk door de goede volledige tekst vervangen. Op dezelfde wijze (onmiddellijke
conversie van vastgelegde coderingen) wordt ook bij andere kenmerken (bijv. in de re
dactionele vorm 'diz' voor 'Dossier inzake' of 'sb' voor 'Stukken betreffende') niet al
leen een tijdswinst gerealiseerd, maar en dat is belangrijker de kans op typefouten
zo veel mogelijk gereduceerd.
Uiteraard is het mogelijk zowel hoofd- als kleine letters in te typen. Ook zijn de nodige
faciliteiten voorhanden om diverse accenttekens aan te brengen en om aan te geven
vanaf en tot waar een bepaalde tekst onderstreept of gecursiveerd dient te worden weer
gegeven. Doordat de opslag in het basisbestand op records van variabele lengte geba
seerd is, zijn er zo goed als geen beperkingen wat de lengte van de in te brengen ken-
merkteksten betreft. Om praktische redenen worden evenwel bepaalde maxima gehan
teerd, bijv. 62 tekens voor de redactionele vorm, 438 voor de inhoud, 49 voor het ont
wikkelingsstadium, 62 voor de datering enz.
3 Het bewerken van archiefbeschrijvingen
Wanneer eenmaal de (voorlopige) beschrijvingen van alle documentatie-eenheden (ar
chivalische eenheden) van een RAPIDE-collectie (archief) via het beeldscherm inge
bracht zijn, beschikt de archivaris over een machine-leesbaar bestand. Hij kan hiervan
een plaatsingslijst laten afdrukken. Dan worden alle documentatie-eenheden afgedrukt
in de numerieke volgorde zoals zij zijn ingebracht.
Het kan ook gebeuren dat de archivaris er de voorkeur aan geeft het beschikbare
bestand eerst nog grondig te bewerken vooraleer tot het laten afdrukken van een eind-
produkt te besluiten. Met name als hij, uitgaande van de ingebrachte voorlopige be
schrijvingen, een inventaris in de zin van een systematisch ingedeelde beschrijving van
een archief wenst te maken, staat hem nog veel werk te wachten. Het KDC hoopt met
RAPIDE te kunnen aantonen dat bij een niet gering gedeelte van deze werkzaamheden
de hulp van de computer kan worden ingeschakeld.
Weliswaar stelt, zoals dr. H. Coppens betoogde,15 geautomatiseerde inventarisatie hoge
15 In zijn uiteenzetting 'De computer als hulpmiddel bij de ontsluiting van archieven', gehouden
op de studiedagen van de Vereniging van Archivarissen in Nederland te 's-Gravenhage op 6
november 1981.
[477]
