1.3 Bouwstenen
Bij de aan de realisatie van RAPIDE voorafgaande systeemanalyse bleek de invoering
van enkele specifieke termen noodzakelijk. Met documentatie-eenheid wordt de
kleinste eenheid van als zelfstandig te beschouwen documentatie bedoeld.6 In archief
opzicht valt dit samen met de archivalische eenheid, bijv. een dossier, een register of
'stukken betreffende'. Buiten het Archief kunnen als documentatie-eenheid gelden: een
boek, een brochure, een periodiek, een affiche enz. De elementen die samen de be
schrijving van een documentatie-eenheid vormen, worden kenmerken genoemd.7 Elke
kenmerkinhoud wordt door een tweeletterige kenmerkcode geïdentificeerd. Als belang
rijkste archivistische kenmerken kunnen worden genoemd: het inventarisnummer (ken
merkcode NR), de redactionele vorm (RV), de inhoud (IN), het ontwikkelingsstadium
(OS), de datering (DA) en de uiterlijke vorm (UV).
Een ander wezenlijk begrip in de RAPIDE-conceptie is dat van de collectie. Het slaat
op het geheel van documentatie-eenheden dat als een afzonderlijke, eigensoortige
grootheid binnen de KDC-documentatie gezien kan worden. Met betrekking tot de Ar
chiefafdeling ligt het voor de hand elk archief of elke verzameling als een dergelijke col
lectie te beschouwen. Andere te onderscheiden collecties zijn bijv. de boeken en bro
chures, de periodieken, de afbeeldingen, de knipsels enz. Het zal duidelijk zijn dat elk
van deze collecties een eigen set kenmerken kan vereisen. De voor een bepaalde collectie
vereiste combinatie van kenmerken vormt het record format van deze collectie.
Tot dusver is hier alleen sprake geweest van het geautomatiseerd opslaan van (beschrij
vende) informatie over op het KDC aanwezig documentatiemateriaal. Omdat de
RAPIDE-collecties volledig vrij kunnen worden gedefinieerd heeft van meet af aan ook
de mogelijkheid tot het inbrengen van 'feitelijke' data in de bedoeling gelegen. Bij het
opzetten van de collecties van deze databank wordt vooralsnog gedacht aan: biografi
sche gegevens over personen en instellingen, bibliografische informatie8 of data verza
meld in het kader van KDC-onderzoeksprojecten.9 Uiteindelijk worden alle collecties
hoe verscheiden ook van aard en oorsprong in één basisbestand opgeslagen.
Met het oog op de produktie van registers en op de on-line bevraging worden aan de
(traditionele) beschrijving van de documentatie-eenheden een aantal descriptoren als
extra kenmerken toegevoegd. Aan de hand van deze termen kan de computer de be
schrijving van een bepaalde documentatie-eenheid in een register onder een bepaalde
ingang laten verschijnen. Wanneer bij de on-line bevraging een dergelijke descriptor als
zoekterm wordt opgegeven, kan de computer de voor deze term relevante documen-
6 Cf. het gebruik van de term 'Dokumentarische Bezugseinheit' bij K.-H. Meyer-Uhlenried,
Methodische Grundlagen für die Planung von Informationssystemen (München 1977) p. 13-
19.
7 Cf. het gebruik van 'kenmerkcodes' in het PICA-project van de Nederlandse wetenschappelij
ke bibliotheken.
8 Zulke informatie wordt bijv. verzameld in het kader van het project 'Bibliografie van Katho
lieke Nederlandse Periodieken (1794-1974)'. Zie ook J. P. A. van Vugt, Godsdienst en kerk in
Nederland, 1945-1980. Een geannoteerde bibliografie (Nijmegen 1981).
9 Bijv. de projecten 'Intellectuelen in de samenleving' (1979-1983) en 'Verzuiling en ontzuiling'
(1979-1983).
tatie-eenheden op het beeldscherm laten zien. De machine kan dit doordat zij bij het
inlezen van de beschrijvingen van de documentatie-eenheden alle descriptoren mét de
verwijzing naar de bijbehorende documentatie-eenheden in een apart indexbestand
heeft opgeslagen. De ervaring met andere informatiezoeksystemen heeft geleerd dat een
gecontroleerd woordgebruik bij het toekennen van descriptoren te verkiezen is boven
een ongebonden woordkeuze. Als hulp bij het toekennen van deze termen én bij het ge
bruik maken ervan bij de bevraging functioneert de thesaurus. Daarin zijn alle ter be
schikking staande descriptoren in alfabetische orde weergegeven, waarbij relaties, zo
wel van hiërarchische, van associatieve als van taalkundige aard tussen de descriptoren
onderling zijn aangegeven. Volgens internationale richtlijnen worden deze relaties aan
geduid door de symbolen (t.o.v. een als descriptor te gebruiken term) SN voor precise
ring van de betekenis (scope note), UF voor niet-toegestane varianten (used for), BT
voor bredere termen, NT voor nauwere termen, RT voor aanverwante termen (related
term) en (t.o.v. een niet als descriptor te gebruiken term) USE voor de te gebruiken
term.10 Naar het voorbeeld van bestaande thesauri11 zal het KDC in de loop van de ko
mende jaren een eigen thesaurus moeten opbouwen waarin minimaal voorkomen: geo
grafische namen, namen van instellingen, onderwerpen en persoonsnamen. Het soort
descriptor wordt aangeduid door respectievelijk de descriptorcodes G, I, O en P. Voor
zien is de mogelijkheid om bij bijv. een persoonsnaam het onderscheid te kunnen ma
ken tussen dezelfde persoon als auteur (PA), als correspondent (PC) of als onderwerp
(PO).
1.4 Subsystemen
Volgende hoofdfuncties kunnen in de RAPIDE- programmatuur worden onderschei
den:
- definitie van de kenmerken: bij de initialisatie van een nieuwe collectie moeten de
bijhorende kenmerken worden gedefinieerd; wijziging van deze afspraken is achter
af nog altijd mogelijk;
- invoering en wijziging van 'nieuwe' documentatie-eenheden: dit gebeurt on-line
achter beeldschermterminals en met behulp van een data entry programma in vraag-
en-antwoord-vorm; 'nieuwe' beschrijvingen worden eerst in werkbestanden op
geslagen en pas na correctie van eventuele fouten via een batch-procedure in het ba
sisbestand opgenomen;
- wijzigingen op het basisbestand en updating: in het basisbestand opgenomen be
schrijvingen kunnen altijd nog on-line worden gewijzigd; het aanbrengen van deze
wijzigingen op het basisbestand gebeurt via een batch-procedure;
10 Guidelines for the Establishment and Development of monolingual thesauri, ISO-norm 2788
(1974). Zie ook D. Soergel, Indexing Languages and Thesauri: Construction and Maintenance
(Los Angeles 1974); H. Voorbij, 'Thesaurusproblematiek: definitie, terminologie en functie',
in: Open, 12 (1980), p. 198-205; H. M. Townley en R. D. Gee, Thesaurusmaking: grow your
own word stock (London 1980).
11 EUDISED. Veeltalige thesaurus voor de informatieverwerking op onderwijsgebied (Den
Haag 1977); W. T. Dtlrr en P. M. Rosenberg, The Urban Information Thesaurus (Westport
1977).
[474]
[475]
