De archieftoepassingen van het geïntegreerd informatiesysteem
RAPIDE in het Katholiek Documentatie Centrum te Nijmegen
1 Het geïntegreerd informatiesysteem RAPIDE
1.1 De behoefte aan een integrale ontsluiting
Het Katholiek Documentatie Centrum (KDC) is een zelfstandig instituut van de Katho
lieke Universiteit te Nijmegen. Het werd in 1969 opgericht om documentatie over het
katholiek leven in Nederland van het begin van de 19de eeuw tot heden te verzamelen,
te ordenen en te ontsluiten ten behoeve van het wetenschappelijk onderzoek. Naarge
lang de aard van het materiaal wordt deze documentatie bewaard en beheerd door één
van de drie Afdelingen van het KDC: het Archief, de Bibliotheek en de Categoriale Do
cumentatie.
In de Afdeling Archief worden een vijfhonderdtal archieven en verzamelingen be
waard, wat circa 5 km archiefmateriaal vertegenwoordigt.1 De Bibliotheekafdeling be
heert het boeken- en periodiekenbezit en onder de Categoriale Documentatie ressorte
ren diverse andere categorieën documentatiemateriaal zoals knipsels, afbeeldingen,
geluids- en videobanden, bid- en devotieprentjes, dia's, films enz.
In het eerste decennium van het bestaan van het KDC is een grote hoeveelheid docu
mentatiemateriaal verzameld. Met inachtneming van de daarbij gebruikelijke technie
ken werd een groot gedeelte van dit materiaal geordend en beschreven. Van sommige
archieven werden inventarissen samengesteld, waarvan een aantal gepubliceerd zijn.2
Van de meeste andere archieven zijn voorlopige beschrijvingen op fiches beschikbaar.
De boeken en brochures werden volgens de geldende regels gecatalogiseerd met mede
werking van de Universiteitsbibliotheek. Voor de catalogisering van het periodiekenbe
zit werd in 1976-1979 een geautomatiseerd systeem ontwikkeld.3 Gebleken is dat auto
matisering van deze catalogus een goede oplossing was om de beschrijving van deze zeer
1 Een in deel XIV van de onder auspiciën van de Vereniging van Archivarissen in Nederland uit
gegeven Overzichten van de archieven en verzamelingen te publiceren overzicht van deze ar
chieven en verzamelingen is in voorbereiding. In afwachting hiervan raadplege men de aan
winstenlijsten in het Jaarboek van het Katholiek Documentatie Centrum, sedert 1971 10 afle
veringen verschenen.
2 Archieven van het Katholiek Documentatie Centrum. Een reeks inventarissen, sedert 1973 3
banden verschenen.
3 Een gepubliceerde versie van dit Repertorium van Periodieken van het KDC, vermeerderd met
titels uit het overige bezit van de Katholieke Universiteit Nijmegen is in voorbereiding.
[472]
'levende' collectie up to date te houden. De door het periodiekensysteem geleverde pro-
dukten zijn: een alfabetische titelcatalogus, diverse registers hierop en on-line bevra
ging. De beschrijving van het onder de Categoriale Documentatie ressorterende materi
aal is nog in opbouw. In bewerking zijn onder meer: de knipselcollectie, waarin o.a. ge
gevens over meer dan 10.000 personen te vinden zijn, de bid- en devotieprentjes, de do
cumentatie betreffende parochies en dekenaten en het afbeeldingenmateriaal.
Naarmate het aantal van deze deel-beschrijvingen toenam, werd het steeds moeilijker in
het geheet van de op het KDC aanwezige documentatie de informatie te vinden die men
voor een bepaald onderzoek nodig had. De positieve ervaringen opgedaan met het peri
odiekenproject waren voor het KDC een uitdaging te onderzoeken of verdere uitbrei
ding van de automatisering kon bijdragen tot een verbetering van de integrale ontslui
ting van de bewaarde documentatie.
1.2 Een geïntegreerd informatiesysteem
Om te voldoen aan de wens tot integrale ontsluiting van zeer divers materiaal moest het
gezochte informatiesysteem kunnen functioneren met een in principe onbeperkt aantal
afspraken met betrekking tot de beschrijving van de diverse documentatiecategorieën
(bijv. archiefmateriaal, boeken, periodieken, audio-visueel materiaal enz.). Daarnaast
werd van het systeem zowel een hoogwaardige lijstproduktie als een verfijnd on-line
zoeken verwacht. De combinatie van dit wensenpakket met feitelijke gegevens als fi
nanciële mogelijkheden, bestaande informatiesystemen en hun eventuele verenigbaar
heid met de aanwezige apparatuur leidde tot de conclusie dat de ontwikkeling van nieu
we programmatuur onontbeerlijk was.
Door nauwe samenwerking tussen medewerkers van het Universitair Reken Centrum
(URC) en van het KDC kwam in 1981 onder de benaming RAPIDE4 een informatie
systeem ter beschikking dat in principe voor opslag en verwerking van alle denkbare in
formatie te gebruiken is en dat op IBM-apparatuur geïnstalleerd kan worden.5
Ten behoeve van de eindgebruiker (de bezoeker in de studiezaal) stond bij de conceptie
van RAPIDE voorop dat het mogelijk moest zijn door middel van één systeem te wor
den geattendeerd op alle onder een bepaald opzicht gezochte KDC-documentatie.
Daarnaast was het ook de bedoeling dat door een integrale opzet de diverse door de
KDC-medewerkers gehanteerde conventionele beschrijvingstechnieken meer op elkaar
konden worden afgestemd. Bovendien mag verwacht worden dat een voortdurende ac
cumulatie van data in de toekomst een nuttig hulpinstrument zal worden bij het be
schrijven van nieuw materiaal (bijv. bij het identificeren van persoonsgegevens).
4 RAPIDE KDC staat voor Repertorium van Automatische Prompte Informatie over de
Documentatie-Eenheden van het KDC.
5 RAPIDE 'loopt' op de nieuwe IBM 4341-2 machine van het URC (interne geheugencapaciteit
8 megabytes) en vereist besturing van MVS/TSO. Het inbrengen en wijzigen van teksten kan
evenwel ook onder VM/CMS gebeuren. De programmatuur van RAPIDE is hiërarchisch
gestructureerd.
[473]
