1 nach dem Klassifikationszeichen
2 innerhalb dessen alphabetisch nach den Betreffen
3 innerhalb des gleichen Betreffs chronologisch.
Die Zuweisung der Datensatze an ihre endgiiltige Stelle geschieht solange der The
saurus nicht einsatzfahig ist von Hand im Rahmen des Anderungsdienstes.
Aufgrund der gespeicherten Daten sind folgende Ergebnisse als Standard-Outputs vor-
gesehen:
1 Der konventionelle Hauptteil eines Findbuchs in der Gliederung der Klassifikati-
on, d.h. nach COMPLAN.
2 Index der Personennamen.
3 Index der Ortsnamen, teilweise durch Sachbegriffe weiter untergliedert, wobei
gleiche Eintrage nur einmal erscheinen und auf die zugehörigen Signaturen verwei-
sen.
4 Sachindex, durch permutierte Wortprozessierung des 'Betreffs'.
5 Liste je Dokumentenart zur Auffindung versprengter Archivalien bzw. zur
Querschnittsermittlung (z.B. Fotos, Personenlisten, Protokolle etc.).
6 Konkordanz zwischen alten Aktenzeichen und endgültiger Signatur.
7 Aufkleber für Akten mit endgültiger Signatur zur Erleichterung der sonst manuell
und nicht selten fehlerhaft durchgeführten Umsignierung.
8 Liste der für die Benutzung gesperrten Archivalien als Hilfe für den Benutzer-
dienst.
9 Aufkleber für Kartons mit Hinweis auf gesperrte Archivalien als Hilfe für den Ma-
gazindienst.
10 Liste der restaurierungsbedürftigen Archivalien als erste Orientierungshilfe für
den Werkstattbereich.
11 Liste je Bemerkungsart, z.B. als Hilfe zur Vorbereitung von Ausstellungen oder
zur Bebilderung von Publikationen.
12 Liste der Fremdprovenienzen.
13 Inhaltsverzeichnis des Findbuchs mit Verweis auf die einzelnen Abteilungen und
die Listen, nach Seitenangaben.
Soweit die vorgesehenen Standard-Ausdrucke, die ohne weitere manuelle Arbeit und
ohne zusatzlichen Programmierungsaufwand herzustellen sind. Hierneben kann man
sich natürlich eine fast unbegrenzte Zahl von Verknüpfungsmöglichkeiten dieser Listen
sowie beliebige Sortierweisen der gespeicherten Daten vorstellen. Verbindet man etwa
gleiche Klassifikationsebenen aus verschiedenen Archiven miteinander, so wird man
leicht die Fahigkeit des Systems erkennen, nahezu flachendeckend Fragestellungen und
Forschungsvorhaben zu beantworten.
Ferner ist COMIS in der Lage die digital in Listen zusammengestellten Daten in analoge
Schaubilder umzusetzen. Ein automatischer, über den Rechner gesteuerter Zeichner,
der Plotter, kann mit dem Programm 'COMPLOTT' Datenmengen nach unterschiedli-
chen Gesichtspunkten in Graphiken, Tafeln, Kurven, Saulen etc. veranschaulichen
oder Aussagen in die geographische Landkarte unseres Sprengels eintragen.
Durch das statistische Teilsystem COMSTAT bietet sich die Chance, alle Verarbei-
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tungsvorgange methodisch zu analysieren und Erfahrungswerte zu objektivieren und
mit anderen Projekten im Erfahrungsaustausch zu vergleichen.
Soviel zu den Einzelheiten des erarbeiteten Programms. Zusammenfassend lassen sich
die Bestrebungen vielleicht in folgenden Postulaten darstellen, in den Anforderungen
an die Leistungsfahigkeit des Systems:
1 einfache Handhabung als wirkliches Hilfsinstrument,
2 Gewahrleistung gleichmaBiger Verzeichnung in verschiedenen Projekten, d.h. Er-
höhung der Qualitat der Findbücher,
3 Hilfsmittel zur Bewaltigung der Dokumentenmassen,
4 dokumentarische Vielseitigkeit der Daten-Ausschöpfung,
5 Hilfsmittel bei find- und lagertechnischen Schwierigkeiten, bei der Magazinierung,
bei der Revision,
6 Benutzerfreundlichkeit bei selbstandiger Recherche,
7 Anwendbarkeit bei Querschnittsfragen für Wissenschaft, Forschung und Öffent-
lichkeit, zumal der archivfremden Benutzer,
8 Kumulierfahigkeit der Systemteile.
Wir sind davon überzeugt, daB das geschilderte System ein solches Hilfsangebot ist,
welches dem Kommunalarchivar an die Hand zu geben, Aufgabe der-ABSt ist.
Freilich kann das System nicht alle Fragen des archivischen Alltags lösen, wie wir be-
reits in unseren Pilotprojekten erfahren konnten. Derzeit befinden sich vier Projekte
im fortgeschrittenen Stadium, namlich die Gemeindearchive Schermbeek, Kranenburg
und Much sowie das Stadtarchiv Xanten. Im Rahmen der Erprobung haben wir mit
den Akten, die nach dem Zweiten Weltkrieg angelegt wurden, begonnen, um in der
Phase des Kennenlernens einer z.T. neuen Technologie nicht zusatzlich durch palao-
graphische Schwierigkeiten behindert zu werden; COMIS ist selbstverstandlich auch
für altere Bestande konzipiert. Die Bestande unserer Pilotprojekte sind von unter-
schiedlichem Umfang und reichen wohl von ca. 1500 bis 3000 archivalische Einheiten
pro Bestand bei drei bis vier Bestanden pro Archiv. Die Datenermittlung, d.h. das Aus-
füllen der Belegbögen erfolgt durch drei Mitarbeiter der ABSt, die auch den direkten
Kontakt zum Rechenzentrum herstellen, so daB Teilausdrucke eines vorlaufigen Find-
buches jederzeit gedruckt werden können, um die Funktionsfahigkeit der örtlichen
Schriftgutverwaltung zu gewahrleisten. Die genannten Mitarbeiter sind Archivare des
gehobenen Dienstes und treten an die Stelle der nicht vorhandenen hauptamtlichen
Ortsarchivare.
Inzwischen liegen eine Reihe weiterer Anfragen aus rheinischen Archiven vor, welche
die Übernahme beantragen. Darunter befinden sich auch hauptamtlich geleitete Archi
ve. Die Einweisung der ersten externen Anwender, d.h. hauptamtlicher Archivleiter ist
bereits erfolgt, so daB die ADV-unterstützte Verzeichnung in einer Reihe weiterer rhei-
nischer Kommunalarchive noch in diesem Jahr aufgenommen werden kann.
Die COMIS-Anwender treffen sich regelmaBig in einer Arbeitsgemeinschaft, damit bei
de Seiten, die Systementwicklung und die Systembenutzung, voneinander und mitein
ander lernen und speziell für die Anwender eine Identifikation mit einem gemeinsamen
Vorhaben heranwachst.
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