hinaus, hin zu einem Informationssystem COMIS genannt dessen Erweiterungs-
fahigkeit nahezu unbeschrankte Möglichkeiten offenlaflt.
COMIS als Gesamtsystem untergliedert sich in weitere Systemteile, die mit ihren Ab-
kürzungen hier kurz erwahnt werden sollen:
1 Gesamtbezeichnung COMIS - Communal Information System
2 Bezeichnung der Systemteile
COMADES - Computer-Assisted System for the Description of Documents in
Communal Archives
(Programm für die Dokumentenbeschreibung)
COMPLAN - Klassifikationssystem auf der KGSt-Grundlage
COMTHES - Kommunal-Thesaurus
COMARS - Computer-Assisted System for Analysis and Retrieval in Commu
nal Archives
(Programm für das information retrieval)
COMIX - Indizierungsprogramm als Teil von COMADES oder selbstandig
zur retrospektiven Indizierung fertiger Findbücher
COMSTAT - Statistisches Programm zur methodischen Analyse von COMIS-
Ergebnissen
COMPLOTT - Graphische Umsetzung analytischer Auswertungen
COMNET - Verknüpfungsprogramm aller Archive resp. der Dokumentenbe-
schreibungen und der Analysen
Hierzu ist nachzutragen, dafi die Systemteile sich in unterschiedlichen Entwicklungs-
phasen befinden, vom Planungsstadium bis hin zur vollen Anwendung nach abge-
schlossener Testreihe. Dabei ist die Weiterentwicklung der COMIS-Struktur, was zu-
satzliche Systemteile für weitergehende Verknüpfungen etc. angeht, durchaus möglich.
Unabdingbare Voraussetzung für jedes weitere Operieren, Vergleichen und Zusam-
menstellen von Daten bildet freilich ihre Erhebung, die Datenermittlung, sprich: das
Verzeichnen der Dokumente. Deshalb bildet COMADES sozusagen das Zentrum der
COMIS-Struktur.
Je intensiver und extensiver dieser aus arbeitsökonomischen Gründen lediglich einmal
durchzuführender Vorgang gestaltet wird, desto mehr Möglichkeiten der Datenverar-
beitung eröffnen sich. Einfachheit in der Handhabung und Vielseitigkeit in der Auswer-
tung bilden die obersten Prinzipien, wobei als conditio sine qua non vorgegeben war, an
der archivwissenschaftlichen Grundmethodik des Verzeichnens nichts zu andern.
Für die Datenermittlung wird von allen Anwendern einheitlich der gleiche Belegbogen
verwendet, in nachster Zukunft zusatzlich und parallel ein dezentrales Datenerfas-
sungsgerat.
An dieser Stelle möchte ich die einzelnen Bestandteile, d.h. die Gliederung der erhobe-
nen Daten nur jeweils kurz ansprechen, zumal die Deskriptionselemente an sich im
Kreise dieses Symposiums keiner Erlauterung bedürfen.
Die Einzeldaten definieren sich durch die Einteilung in Kategorien und Zeilen, welch
letztere höchstens 48 Zeichen aufnehmen können. Ansonsten sind zu unterscheiden die
Kategorien für die formale Erfassung (d.h. Zahl-Nummer, Signatur, Laufzeit, Fremd-
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provenienz, historische Signatur und Dokumentenart), die Kategorien für die inhaltli-
che Erschlieflung sowie die Kategorien für die Indices. Für die Daten der letztgenannten
Kategorien steht der meiste Platz zur Verfügung. Zur Erlüuterung des Archivalienin-
haltes durch freiformulierten Text können 100 Zeilen benutzt werden, was einem Raum
von 4800 Zeichen entspricht. Die entsprechend der erst kurzen Anwendungszeit na-
türlich geringe Erfahrung der ABSt hat gezeigt, dafi ein Belegbogen, ein Vordruck,
wenn er nach praktikablen Gesichtspunkten aufgebaut ist, den Verzeichnungsvorgang
durchaus nicht, wie gelegentlich gefürchtet wird, unzulassigerweise einschrankt und be-
hindert, vielmehr eine gründlichere und überlegtere Dokumentenanalyse anregen kann.
Die gleiche extensive Exzerpierung wie für die Freitextdeskription ermöglichen die Ka-
tegorie für die Personen- und Ortsindices mit dem Angebot, maximal 100 Personen-
und 100 Ortsnamen je Dokument auszuwerfen. Schliefilich soli der jeweilige Index
nicht nur möglichst viele 'aktenkundig' gewordene Namen des Archivzusammenhangs
nachweisen, vielmehr durch die Kumulierung mit anderen Indices ein breites Funda
ment einer überörtlichen Datenbank schaffen.
Ebenfalls 100 Zeilen sind für Bemerkungseintragungen in Kategorie 90 vorgesehen, die
zusützliche Erlüuterungen zu Dokumententeilen (Firmenbriefköpfe, Siegelabdrücke,
Stempel, Autographen etc.) festhalten. Hierdurch wie schon durch die Erfassung co-
dierter Dokumentenarten wird eine Suchstrategie ermöglicht, die nicht dem Klassifika-
tionsschema unterworfen ist, eine neue Möglichkeit der Recherche speziell für Quer-
schnittsfragen. Im Hauptteil des Belegbogens (Kategorien 50-90) finden somit nicht we-
niger als 19.200 Zeichen Platz. Damit wird ein Informationsfundament bislang nicht
bekannter Breite geschaffen.
Die einfache Handhabung des Belegbogens sowie eine Erleichterung der Datenverar-
beitung, d.h. die wenig komplizierte Identifikation der Daten, wird erreicht durch die
höchstmögliche Kategorisierung der Eintragungen. Die Anzahl der Steuerzeichen wur-
de zugunsten der annotierten Deskriptoren auf ein Mindestmafi reduziert.
Die Einzelheiten der Kategorien können die Symposiums-Teilnehmer der ihnen vorlie-
genden Benutzeranleitung zu COMADES entnehmen. Die Herausgabe eines COMIS-
Handbuches mit detaillierten Angaben zu alien Systemteilen ist in Lose-Blatt-Form in
Vorbereitung.
Heute möchte ich die Aufmerksamkeit nur auf wesentliche Dinge lenken, die mit dem
Sortierprozefi zusammenhangen und die die Flexibilitüt und Erweiterungsmöglichkei-
ten von COMIS verdeutlichen sollen.
Wichtig ist zunachst die Tatsache, dafi bereits beim Verzeichnungsvorgang die beiden
ersten Stellen eines vorgegebenen Klassifikationssystems einzutragen sind. Das System
ist mit dem allgemeinen Aktenplan für Kommunalarchive COMPLAN identisch.
Desweiteren von grofier Bedeutung ist Kategorie 40 mit der Angabe eines überschrift-
artigen Betreffes. An dieser Stelle wird in weiterer Zukunft der Deskriptor eines The
saurus für den kommunalsprachlichen Wortgebrauch COMTHES erscheinen.
Die weiteren Bezeichnungen dienen mit Hilfe eines Keyword-in-context-Systems dem
Aufbau eines permutierten Sachindex.
Die in den Rechner eingegebenen Daten werden in folgender Reihenfolge sortiert:
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