Het GOS-programma is vooral bedoeld voor het produceren van lijsten die beschrijvin
gen van een overeenkomstige interne structuur bevatten, zoals catalogi, inventarissen,
registers, indexen, woordenboeken, enz. Het is geschreven in de hogere programmeer
taal BCPL. Voor een gedetailleerde technische beschrijving van het GOS-programma
moet ik u verwijzen naar de publikaties van de MDA.
De MDA kan de catalogi en indexen leveren in de vorm van computer-drukwerk, ge
woon drukwerk, in microvorm en op magnetische band.
Kosten en personeel
T.a.v. kosten en personeel moeten wij onderscheiden:
- voorbewerking van materiaal, d.w.z. gegevens over voorwerpen en afbeeldingen in
vullen op beschrijvingsformulieren
- computerverwerking van deze formulieren.
Voorbewerking van materiaal
Allereerst is nodig de aanschaf van beschrijvingsformulieren. De MDA-formulieren
kosten 4,50 per 100. Verder zijn er de personele kosten voor het invullen van de for
mulieren. Het is moeilijk daarvoor concrete bedragen te noemen. De tijd nodig voor
het invullen van een formulier is van vele factoren afhankelijk, zoals de deskundigheid
van de invuller, het soort object, de kwaliteit van de reeds aanwezige documentatie, de
eisen die men aan de beschrijving stelt. Bij de eerder vermelde proef met het beschrijven
van scheepsmodellen kostte het invullen van het formulier, inclusief het typen daarvan,
62 minuten. De beschrijver was echter niet vertrouwd met de in de betrokken musea
aanwezige documentatie. Beschrijving door eigen museumpersoneel zal korter duren,
naar onze ervaring 15 45 minuten, afhankelijk van het soort object.
Wat de kwaliteit van het personeel aangaat: in het algemeen zullen de formulieren inge
vuld moeten worden door of onder directe verantwoordelijkheid van personen die vol
doende kennis hebben van het betreffende vakgebied of de betreffende soort van objec
ten, in musea dus de conservatoren. Wel is het mogelijk de invulling van bepaalde gege
vens te delegeren aan b.v. administratief personeel, zoals de plaats waar objecten be
waard worden (depot), afmetingen van objecten, foto- en negatiefnummers, admi
nistratieve gegevens zoals wijze van verwerven, rekeningnummers, enz.
Kosten computerverwerking
Uitgaande van de tarieven die de MDA begin 1981 hanteerde, kunnen wij globaal aan
geven wat de kosten zijn om een verzameling van 1000 beschrijvingsformulieren van ge
middeld 1000 tekens dat zijn uitgebreide beschrijvingen te verwerken tot een cata
logus en negen indexen.
De data-typistes van de MDA kunnen gemiddeld 10 beschrijvingen per uur machine
leesbaar maken (dat heet 'data preparation'). Dat kost 100 x 6 600. Als vuistre
gel geldt dat de computerverwerking, inclusief afdrukken, ca. 50% van de kosten van
het machine-leesbaar maken omvat. Dat is dus 300. Totaal dus 900. Tegen de huidi
ge koers van het Engelse pond zou dat neer komen op 4700 voor 1000 objecten of
4,70 per object.
[458]
Ik meen u met deze summiere gegevens toch een indicatie gegeven te hebben van de
kosten van off-line computerverwerking.
Kosten en baten van computerverwerking
Ik kan u geen antwoord geven op de vraag of het ontsluiten van museale collecties met
behulp van de computer goedkoper is dan met de traditionele methoden. Een feit is dat
de musea er nog steeds niet in zijn geslaagd hun omvangrijke en nog steeds groeiende
collecties toegankelijk te maken. Men moet dus wel naar andere dan de traditionele mid
delen omzien. Daar komt bij dat een veel groter publiek dan vroeger informatie zoekt in
de musea, wat bovendien door de overheid wordt aangemoedigd (welzijnsbeleid). Als de
musea hun collecties werkelijk willen ontsluiten, hebben zij geen andere keus dan te au
tomatiseren. Het kost weliswaar grote inspanning om het materiaal zodanig te bewerken
dat automatisering mogelijk is, maar daar staat tegenover dat de toegankelijkheid door
middel van catalogi en indexen als het ware automatisch wordt bereikt.
Conclusie
De maritieme musea die in MARDOC samenwerken hebben er voor gekozen hun col
lecties via off-line computerverwerking toegankelijk te maken, in afwachting van bete
re tijden. Een efficiëntere en grootschaliger aanpak is voor hen voorlopig niet mogelijk
vanwege onvoldoende financiële middelen, personeelsgebrek en te weinig automatise
ringsdeskundigheid in de museumwereld.
Er bestaat een sterke analogie tussen het toegankelijk maken van archiefcollecties en
museumcollecties. Ook in de archiefwereld zijn inventarissen, catalogi en indexen de
geëigende ontsluitingsmiddelen. Standaardisatie van terminologie zal daarom ook bij u
een grote rol spelen. En evenals de musea worden ook de archieven voortdurend ge
plaagd door personele en financiële problemen. Ik hoop daarom dat de informatie over
MARDOC voor u van nut zal zijn.
J. P. van de Voort
Literatuuropgave
[459]
MARDOC
Voort, J. P. van de
V1SDOC, een documentatiesysteem voor de Nederlandse zeevisserij in het verleden
Open 6 (1974), no. 4, p. 218-220
- MARDOC-handleiding voor de beschrijving van scheepsmodellen
Vlaardingen, 1977. (- MARDOC-publicatie no. 1)
Voort, J. P. van de
Van model naar werkelijkheid. MARDOC voortgangsrapport
Vlaardingen, 1980. MARDOC-publicatie no. 3)
